于策

一、机关事业单位档案数字化的重要意义

近日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到要加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化，将档案信息化主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设，推动档案全面纳入国家大数据战略，并提出继续做好“存量数字化”、“增量电子化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，各类电子文件应归尽归、电子档案应收尽收。陆国强同志在“深入学习贯彻习近平总书记重要批示精神专题研讨班”的讲话中也提到了要加大力度推进档案信息化建设，突显了档案数字化工作的重要意义。

（一）档案数字化是社会发展的必然要求

经济社会的发展创造了新的技术手段，为人们开展工作提供了新的便利。开展档案数字化工作是机关事业单位顺应计算机及信息化发展潮流的必然要求，档案数字化有利于为本单位档案管理和利用提供更为便捷高效的服务，有利于对原始档案的保存保护，确保档案的完整性和可利用性。

（二）提升檔案管理实效，充分发挥档案价值

传统的纸质档案以纸张为载体，查阅档案与管理利用耗费人力与时间，而且传统纸张保管不善，容易存在受潮问题，经常对其翻阅查找也会对档案造成一定程度的损害。档案数字化可以摆脱以纸质为载体的档案存储方式，使档案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给多人共享，极大地提升了档案查找利用的效率，提高办公自动化水平和工作效率，档案利用的时效性和档案内在价值可以得到充分体现，从而实现档案工作价值的增值，同时减少对原始档案的翻阅次数，有利于原始档案材料的保护。档案数字化可以使档案利用和管理不受时间和空间的限制，可随时查阅利用，方便快捷。数字化档案使得档案管理者从档案日常重复管理中解脱出来，专注于档案内容整理、数据挖掘、提高信息服务水平等。

二、机关事业单位档案数字化现状分析

（一）档案数字化建设相关制度规范不健全

目前，我国档案数字化建设发展历史不长，还未到达成熟阶段，有许多标准细则还有待完善，甚至有些单位并无相关标准规定，这就造成档案数字化工作者在具体操作中存在处理标准不一、处理结果不够规范等问题，因此制定统一完善的档案数字化制度规范，以利于档案工作的有序长久发展显得十分必要。

（二）档案数字化工作重视程度不高

机关事业单位有时业务工作较为繁忙，对于档案数字化工作的重视不够，没有紧跟国家档案局的步伐推动档案数字化建设，单位档案部门没有对档案数字化工作制定具体规划目标，不利于为档案数字化工作发展提供良好条件，促进其持续稳定发展。

（三）档案数字化资金倾斜不足，基础设施建设和人才建设薄弱

由于事业单位对档案工作重视程度不够，在资金上的倾斜不到位，在档案数字化基础设施建设方面相对薄弱，体现在数字化转化硬件和软件设施不够完善，部分单位尚未购置并引进电子高速扫描仪、微缩相机等硬件以及文件格式转化器等设备，难以高效开展纸质档案转化工作和电子文件格式统一工作。[1]有些单位虽建设了计算机硬件设备存储档案，但是没有能够完全满足日常业务需要的软件技术来处理档案资料以及提供后续利用。与此同时，档案数字化专业人员也不能满足业务需要。档案数字化人员需要对数字化设备、纸质档案进行管理并对档案数字化系统进行熟练操作，而对于许多单位来说，这样的档案数字化复合型人才较少，档案数字化工作开展不流畅。

（四）档案数字化管理安全隐患较高

第一，外包人员来自公司，虽然签署保密协议，但是毕竟公司中人员混杂、离职流动性大，所以人员的安全保密性不能得到充分保证;第二，档案数字化的载体一般包括计算机、磁盘、光盘等多种形式，这些电子化产品容易受细菌、有毒气体、划痕等损害，从而导致数据内容无法读出，甚至有丢失数据的风险，一旦无法查找数据甚至造成数据丢失，就会给单位甚至国家带来损失;第三，档案数字化软硬件产品需要通过适用性和安全性认证，需要建立健全专用局域网络和档案数字资源安全保密防护体系，由于数字化载体存在容易复制、容易篡改、容易在互联网上进行传播等特点，一旦被有心之人窃取传播或者被一些黑客攻击后，会给档案资料的安全带来巨大隐患。

三、提升机关事业单位档案数字化水平的优化措施

（一）制定具体制度细则，保证有章可循

相关部门应加快建章立制的步伐，统一工作标准，做好新修订《档案法》配套的档案信息化相关法规、规章、行政规范性文件的立改废释工作，出台相关制度、方案、细则，机关事业单位档案部门根据相关制度标准建立健全本单位的具体制度细则。各单位档案数字化工作人员，要严格遵守相关制度标准，并将其付诸实践，同时还要建立健全相关监督管理方案，保证机关事业单位档案数字化的实施效果。

（二）切实加大对档案数字化工作的重视程度

机关事业单位应该落实《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，找准定位，明确目标，全面建立和落实档案工作责任制，压实档案工作主体责任，将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，各级党委要将档案数字化工作纳入年度考核内容，优化档案数字化工作检查考核机制。单位应提高对档案数字化工作的支持力度，给予其充分的人、财、物支持，明确其在整体工作中的重要地位，保证档案数字化工作顺利开展。

（三）加大档案数字化工作资金投入、基础设施建设及人才建设力度

机关事业单位在各项政策、资金上可以适当向档案数字化工作倾斜，在基础设施建设方面可以引进电子高速扫描仪、微缩相机以及文件格式转化器等硬件设备，并开发能够满足日常业务需要的高效便捷且具备安全性软件，保障档案数字化基本的软硬件设施需求，推进重要档案数字化成果文字识别和语音识别的步伐。同时，人才基础薄弱的问题也亟须解决，一方面可以对机关事业单位档案数字化人员定期进行培训，培训内容应涉及新型设备利用、档案管理等复合型知识，也可以组织不同单位档案数字化人员定期开展档案业务沟通座谈会，相互交流工作经验;另一方面可以向外引进优秀专业技术人才，建设高质量人才团队，提供高技能人才支持。

（四）保证档案数字化工作管理的安全性

首先，提升档案数字化管理人员的安全保密意识，树立正确的责任观念，尤其对于外包人员，可以采取签订保密协议和建立监督检查机制相结合的方式，严格控制，从严管理。对于外包公司也要从公司性质、股东组成、安全保密、企业规模、社会信用等方面进行严格审查;其次，机关事业单位的工作人员在档案数字化软硬件的使用初期要进行适用性和安全性检查，选用符合国家标准的设施设备，并健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系，与此同时，档案信息系统安全风险评估要常态化，提高档案信息网络安全监测预警水平，切实增强突发信息安全事件的應急处置能力。工作人员必须定期维护档案安全，加大对网络病毒的检测和杀灭力度。[2]严格限制以及约束安全保障程度不足的应用程序和窗口，装设防病毒软件，避免病毒对档案产生侵害。[3]对于插入计算机的u盘等外部设备，要严格控制其安全性，防止其携带木马病毒等恶意程序。同时，对于存储数字化档案的计算机密码设置不可过于简单，最好强度等级能够达到“强”的程度，且做到定期更换密码;再次，对于数字化场地要配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等环境安全管理类的设施设备，定期核查档案数字化设施设备的外部安全状态，以保证数字化档案的安全，尽量减少由于设备设施损坏而导致数据丢失的可能;最后，要完善备份机制，实现全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径。

（五）提高档案数字化服务水平

《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要推进档案信息资源共享平台建设，促进档案信息资源共享规模、质量和服务水平同步提升。档案从藏到用的转变一个重要的特点是由关注档案的实体到对档案内容的利用与分析，如何从海量信息中找到有价值的信息是档案数字化之后的关键问题。[4]通过新技术的发展，使得档案工作的利用效率得到提升，在这样的大背景下，思索如何针对不同群体提供个性化服务、使海量档案资源得到更好发掘等成为我们新的课题，有助于我们更好地将档案资料服务于社会。

四、总结

“十四五”时期，档案工作对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用将更加突出，尽快实现档案数字化，切实落实好《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，将更有利于档案资源的高效合理利用，推动机关事业单位档案工作持续有效发展，为社会提供更优质、更个性化的服务。

参考文献：

[1]辛华，程少荣.事业单位档案管理的创新策略探讨[J].科技经济导刊，2021，29（12）：230-231.

[2]武晋梅.如何推进机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].文化产业，2021（18）：95-96.

[3]杨静.试论事业单位如何全面实现综合档案数字化管理[J].兰台内外，2021（20）：7-9.

[4]孙杨民.纸质档案数字化的管理与利用体系建设[J].科技经济导刊，2021，29（20）：179-180.

作者单位：中国日报社