□蹇 岚

随着社会发展各行业越来越重视专业人才，高职作为培养具有专业性人才的院校越来越受到重视，不论是教学质量还是管理水平都受到关注。高职院校专业种类多样、学生数量较多，导致管理档案繁杂多样，管理人员工作量加大。信息化档案管理通过档案信息管理系统，将庞大的数据和档案进行分类整理，并通过制定搜索、查询系统实现自动化查询档案，及提升查询效率，有提高管理水平。但部分高职院校档案管理缺乏信息化建设，管理水平较低，出现查询困难、档案丢失等问题，高职应分析档案管理现状，探讨管理中存在的问题，并提出相关建议，提出解决措施，同时加快建立信息化管理体系。

一、高职院校档案管理中存在的问题

高职院校档案管理是学校管理中的重要组成部分，通过档案管理能快速查询学生和教师信息，了解学校教学情况，但部分高职院校档案管理存在制度不完善、缺乏信息化、缺少专业管理人才等问题，导致院校档案管理效率较低，影响其发展水平。

(一)管理制度不完善。高职院校的档案管理反映学校教学水平，档案管理主要包括学生档案、教师档案、教学档案、学术档案四个方面。高职院校的主要任务是通过教学培养人才，其基本工作是档案管理，通过档案管理记录学校教师和学生数量、学生成绩水平、教师成就等[1]。因此，高职院校应制定规范的档案管理制度，将档案分类管理，并建，并制定管理计划，确保快速、准确查询档案，提高管理效率，但部分高职院校档案管理不规范，管理制度不健全出现原始资料收集不全面、档案归类不系统、档案管理不灵活等问题，此类问题不及时解决，容易导致学生档案丢失等问题。此外，高职院校档案管理缺乏针对性的管理计划，管理方式不规范，影响管理效率。

(二)缺乏信息化管理。随着信息化不断发展，信息技术融入各行各业，高职院校档案管理也应融入信息技术，实现档案管理信息化发展。档案管理信息化通过将档案数据输入计算机系统，建立档案管理平台，将档案进行分类管理和保存，学生或教师可以通过档案平台查询档案，有助于提高查询效率，同时，通过将档案内容输入计算机系统进行备份，有助于防止出现档案丢失等问题[2]。因此，高职院校应建立信息化档案管理，但部分高职院校仍使用人工管理方式，缺乏管理信息化。主要表现在，一是信息技术不健全。高职院校缺乏信息技术建设，未能形成完整的档案管理系统，导致其不能实现档案管理信息化。二是档案管理理念落后。由于部分高职院校档案管理教师理念落后，未能认识到信息化的重要性，仍然使用传统的管理方式，导致学校档案信息化管理不健全。

(三)缺乏专业型人才。高职院校建立信息化档案管理具有较高的技术性，需要在高职院校管理人员具有图书情报学、档案管理学等专业知识，同时，还应具有信息管理技术。因此，高职院校需要信息化档案建设需要完善相关人才建设，通过高技术水平和档案管理人才培养，设计建立档案管理系统，并进行管理和完善，但是，部分学校缺乏相关管理和技术人才，导致院校无法实现信息化档案管理[3]。主要表现在，一是缺乏专业管理人才。档案管理对数量庞大的档案进行分类整理，需要管理人员具备管理专业知识，但部分高职院校档案管理是由学习辅导员兼职完成，缺乏专业培训和管理经验，降低管理效率。二是缺乏技术型人才。信息化档案管理需要通过信息技术进行管理档案系统建设，管理人员需要具备较高的信息技术，建立、管理和维护信息化管理系统。但部分高职院校缺乏信息技术人才，未能建立完整的管理系统，导致信息化管理不健全。

二、高职院校档案管理信息化建设策略

档案管理信息化是建立信息管理档案体统，学生或教师可以通过系统查询档案和资料，并通过专业管理人才进行维护和管理，有助于提升院校档案管理水平[4]。因此，高职应加快信息化档案管理建设，通过制定管理制度、加强信息化建设和人才培养等方式建立信息化档案管理体系。

(一)完善档案管理体系。高职院校档案里涉及学生档案、教学档案、学术档案等不同管理档案，每个档案管理都有不同和相似之处，从而加大管理人员工作难度。因此，高职院校应根据国家档案管理要求和院校实际情况制定科学。完整的管理制度，实现高职院校档案管理规范化[5]。具体操作如下。

1.制定管理制度。高职院校档案管理内容种类繁杂，管理人员如果没有完整、规范的管理制度，对档案进行系统的归类、整理、登记等工作，容易造成文件分类混乱、资料缺失等问题，不仅降低查询效率。还不利于提升管理水平。因此，高职院校应制定完整、科学的档案管理制度，明确档案分类制度、制定档案收纳管理规定、建立查询借阅登记制度等，通过明确的管理制度提升管理水平。

2.加强人员管理。高职档案管理不仅要对档案进行归类和整理，还要对管理人员进行明确分工。但部分高职院校档案管理人员主要由学校辅导员、退休职工担任，缺乏相关管理知识和经验，档案管理全凭个人意愿，时常出现找不到管理人员和管理人员对档案存放位置不清晰等问题，降低查询档案效率，从而影响办事效率。因此，高职院校应制定档案管理人员管理条例，通过制定明确管理分工、工作时间和考核制度等方式加强人员管理，提升管理效率。

(二)加强信息化建设。信息化档案管理是提升高校档案管理效率的重要因素，高职院校教师和学生数量庞大，档案内容繁杂、数量巨大，如不运用信息化进行档案管理，不仅不利于提升档案管理效率，也不利于学校发展。档案管理工作人员可以通过信息化档案管理自动查询相关信息和档案，还可以自动进行分类和整理，并将查询和借出情况进行自动记录，减轻工作人员工作压力。因此，高职院校应加强档案管理信息化建设，提升档案管理效率。

1.建立信息管理系统。当今社会，大数据发展迅速，档案管理逐渐向信息化转型，信息技术成为档案管理的重要内容，运用信息技术将学校档案进行自动整理和归档，使其实现自动化转型。因此，高职院校档案管理应加强信息化建设，通过加强信息技术投入，建立学校独立的信息化档案管理系统，实现档案管理现代化转型升级，提升高职院校档案管理水平。

2.加强管理系统管理。高职院校每年都有人员变动，档案也会发生变化。因此，高职院校应加强信息档案管理系统管理，及时更新系统内容，对学校举办的各种活动进行记录、对学校优秀教师的教学案例进行记录、对优秀学生获奖情况进行记录等，不断完善、更新档案管理系统内容[6]。此外，档案管理工作人员还应加强信息化管理系统的维护，检查系统是否存在问题，并进行维修，确保信息管理系统正常运行。

(三)强专业人才建设。档案管理是高职院校重要的工作内容，其档案管理需要专业的管理人才，信息化档案管理也需要专业的信息技术人才，但部分高职院校缺少专业管理人才，管理工作由院校教师兼职，管理水平较低，学校也缺少档案管理相关专业教学，学生缺少管理知识。此外，部分高职院校教师信息技术水平较低，不仅信息化档案管理系统建设不全面，还存在工作人员信息化管理系统操作水平较低等问题，导致高职院校信息化管理体系建设不全面。因此，高职院校应加强人才建设，培养既拥有档案管理技术和管理知识的人才，又拥有现代信息技术的人才，通过人才培养提升信息化档案管理水平。

1.培养档案管理人才。高职院校档案管理工作内容繁杂、工作量巨大、工作任务艰巨，档案管理工作人员需要拥有丰富的管理知识和经验，能够对大量的档案进行快速整理和准确归类，并在学生或教师进行查询时能够快说寻找相应的档案[7]。因此，高职院校应培养具有档案管理知识的人才，通过举办学习培训等方式对学校档案管理工作人员和教师进行培训，提升其档案管理能力，减轻档案工作人员工作量。

2.培养信息技术人才。信息技术发展促进各行各业发展，高职院校运用信息技术进行档案管理信息化建设，有助于提高档案管理水平，提升档案查询速度。但部分学校信息技术水平较低，缺少专业的信息技术人才，导致其档案管理缺乏信息化。因此，高职院校应加强信息技术建设，通过引进专业的信息技术人才的方式提升技术水平，能够对档案管理系统进行升级和维护，提升信息化水平。同时对学校教师进行培训，加强计算机技术训练，提升其应用信息化管理系统能力。

3.加强综合性人才培养。高职院校信息化档案管理工作人员既要拥有档案管理能力，还要拥有现代信息技术，才能在档案管理工作中更好地运用信息化档案管理系统，并完善管理制度，提升管理效率。因此，高职院校应进行针对性的人才培训，对具有管理能力的档案管理人员进行信息技术教学和训练，提升其信息技术应用能力；对信息技术人才的档案管理人员进行档案管理相关知识的教学，从而提升工作人员的综合能力，促进高职档案管理水平提升。

三、结语

信息化发展为各行业发展带来机遇，转变发展状态，高职院校作为培养技术人才的学校逐渐受到重视，档案管理是其管理工作的重要内容，对其发展具有重要意义。因此，高职院校应加强档案管理建设，可以通过现代信息技术进行档案管理，实现档案管理信息化。高职院校应建立完善的档案管理制度、加强信息技术建设、培养专业人才，促进其档案管理水平提升。