地勘单位档案鉴定与销毁工作研究

2022-02-04李美玲湖南省煤田地质局第三勘探队

现代企业文化 2022年13期

李美玲湖南省煤田地质局第三勘探队

随着地勘单位改革逐步推进，进入新发展阶段的地勘行业同样面临新形势新任务新发展。目前，对地勘单位已期满的各类档案进行鉴定销毁，已迫在眉睫。尤其是那些重塑、功能再造的正式挂牌成立后的新单位，通过对各类档案鉴定销毁，既可优化事业单位档案结构，合理整合配置各类资源，又可提高地勘单位档案管理的工作效率。一直以来，地勘单位期满的档案鉴定与销毁工作都是单位档案管理工作的难点和困扰。作者所在的原单位始建于20世纪60年代，业务领域及范围也极其广泛，单位经历了多次搬迁，经历了事业单位的改革，形成了数量大，种类丰富，门类齐全的各类档案。随着时间的推移，单位保管的各类档案正在逐年期满，很多期满档案未能得到及时鉴定销毁，长期堆放在档案库房，浪费了不少档案管理经费，也严重影响了档案室的规范化建设管理工作进一步开展。虽然，曾对本单位的档案进行过鉴定和销毁，也节省了一些资源，但就目前来说，原单位已被整合并入新单位中，如何在整装再出发中档案管理工作不落伍，不掉队，此项工作的开展亟待加强。作者想结合实际，就档案鉴定销毁工作中面临的难点和困难，提出自己的建议和期待。

一、档案鉴定工作概述

档案鉴定是档案管理工作的一个重要环节，是鉴别判定档案价值所在，决定档案“保存”“销毁”的一项专业性很强的档案业务工作。这项工作主要内容就是对现存的档案根据一定的原则、标准和方法，鉴定其价值，确定其保管期限。根据其价值进行分类分级，同时对无须保存的档案进行剔除、销毁处理。这项工作在归档整理、期满档案、备查档案、重要档案分级分类管理过程中发挥着关键性作用。由于档案鉴定工作是档案管理工作者对各类档案价值认识和评价，进而鉴别判定的过程，它要受档案管理工作者的政治素养、知识背景、业务工作能力、日常积累及工作经验等方面因素影响，正因如此，档案鉴定工作带有较强主观性和随意性。为确保档案鉴定工作的质量，档案工作者在从事档案鉴定工作时必须遵循全面、历史、发展、效益的观点，明确档案价值鉴定的具体标准，达到提高档案鉴定结论的可靠性、准确性、客观性。

二、档案鉴定工作中存在的难点和困难

（一）档案鉴定的专业性强

地勘单位承担国家地质事业，在从事野外地质工作中形成的原始地质资料、成果地质资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料，具有很强的专业性、技术性。在那些成立较早地勘单位的档案室库房内，大部分都会发现自己的档案库房里摆放大量的透明图纸（这些图纸称为底图或二底图是用人工或光学复照等方法，直接利用原图描绘或翻印的透明图纸，它的作用是用来蓝晒或复印）、大量的宽幅的原始记录本。由于这些大量的图纸是以亚硫酸盐木桨为原料，施以酸性填料的透明纸，这些档案随着时间的推移，会发黄变脆，一碰即碎，且不能遇水，纸张极易受损、变脆、纸张发黄、字迹变模糊、纸张厚薄不一等[1]。这些档案存放在那里，利用率较低，长期放置需要为它们创造良好的保管环境；如果想让它们发挥作用，又需通过传统工艺进行处理，可现在能够真正掌握传统工艺的人也很少，需花费大量的人力物力财力；现在随着计算机技术的迅猛发展，绘图软件种类多并已成为年青一代地质工作者们的必备工具，人们只要懂得操作这些软件，任何种类的图形定会跃然眼前，通过连接打印机，一张张完整美观可用的图纸就摆在面前，且可以根据实际情况在电脑里进行纠错。因此，上面我们所说的底图的存在有时会觉得它们就像鸡肋一样。更何况在底图的存毁的取舍上，专家意见不一，可谓是仁者见仁，智者见智，有些专家认为可以将它们全部销毁，而有的专家则认为它们是“珍宝”。

（二）档案鉴定标准不一

再比如，在文书档案中，我们还会发现有些档案里描述的事件折射出那个时代特点，难以根据现实条件去判定其未来的长远价值，正好印证了杨冬权提出的“四个有用，四个无用”中所说的“对当下无用的，对未来可能有用，表面看无用的，可能实际上有用”。偶尔还存在这种情况，如在文件归档前进行最初鉴定时，发现其确无保存价值，就未归档，可后来居然影响到现在某些工作的开展，这恰恰又证明了过去那份档案价值极小可它却在现在被需要了。不同时期不同年代形成的档案标准也不相同，这就给文书档案的鉴定增加了难度。此外，不同种类档案所依据的标准也不一样，针对不同的档案必须采取不同的标准。

（三）鉴定数量多且过程复杂

虽然现在已迈入互联网时代，但毕竟电子文件归档还未完全普及。以前各个单位形成的各类档案纸质材料在档案库房里还是占据绝大部分面积，鉴定时则需逐卷逐件逐页逐行逐字看、有的需拆卷、再重新组卷，这需耗费大量的人力物力及时间。尤其是文书档案其所包含的内容极其广泛，特别是20世纪中期，文件归档时注重上级文件而轻视本单位形成的内部文件且归档时也未考虑到质量问题直接导致存档的文件数量很多，且一些重要的内部文件反而被划为短期保管范围，因此常常能在短期保管的文件里找到一些涉及单位职工切身利益的内容；文书档案各个时间归档整理要求也不尽相同，以前的文书档案是组卷归档的，那就意味着要重新拆卷，取下不需再留存的档案重新再组卷，但如果取出的文件资料过多的话，就意味着此卷档案的目录须重新抄写或打印，进而导致该年度的案卷目录以及与此有关的专题目录及相关的检索工具又必须作出相应变更，重新编目。

三、地勘单位档案鉴定改进建议

由于目前大部分地勘单位的档案不需向档案馆移交，只是国土自然资源部门要求其将形成的地质资料定期汇交。因此，地勘单位以往年度形成的文书档案、人事档案、基建档案、设备档案、会计档案、业务档案等静静地立在档案库房[2]。

尤其是作者所在的单位已被整合并入新单位，如何在新单位中提升自身的档案管理水平，做好对以往年度的档案鉴定销毁工作至关重要，但档案的鉴定销毁工作又是档案管理工作中难度较大的一个环节。

（一）坚持科学规范的档案鉴定价值标准

从社会的利用需求和利益去评价档案价值，是档案鉴定工作的核心。社会需求对档案价值起着影响和调节作用。作为一名档案鉴定工作者，他就必须站在社会需求的高度，把握好个人、机关，以及社会等各方面对档案利用需求的愿望；同时他还要将档案工作者、档案利用者、档案需求者三者的角度将需求很好地综合，这三者他们对档案的近期和远期需求都顾及。这就是档案鉴定中社会需求标准所提及的社会需求方向、社会需求面、社会需求时间。

通过相互比较来衡量档案保存价值即相对价值标准，就是通过考察相关档案的保管现状、保管条件和费用等情况来确定档案保存价值。

档案属性的标准则包括来源标准、内容标准、文件形成时间与时效标准、形式特征标准。这个属性的标准主要是针对文件而言。

（二）把握好档案鉴定销毁工作过程中的要点

1.利用好现有的档案目录、案卷目录等数据资料，做好档案鉴定的前期准备工作。近年来，随着信息技术的发展，档案管理模式的转变，再加之档案工作发展目标“走向依法治理、走向开放、走向现代化”，档案数据库建设已然成为档案管理工作者的主要方向和工作内容，在我们平时的工作中就已对档案的目录进行了认真细致录入，在平时的档案整理归档中也已对文件的责任者、文号、文件题名、形成时间等重要内容已全录入，文件的保管期限、保管范围都已标注，这些在文书档案中尤其明显。即便是在科技档案中我们也能从目录中去捕捉到相关的一些相关信息。根据这些目录，我们可编制待鉴定销毁档案清单，为后续即将开展的档案鉴定销毁工作奠定基础[3]。

2.成立鉴定销毁工作小组，确保鉴定销毁工作顺利完成。由于档案鉴定销毁难度极大，必须要有一个专业性强的工作队伍。如地勘单位的档案它就涉及文书档案、地质资料档案、人事档案、基建档案、设备档案、工程资料及业务档案等，它们形成部门不同，所依据的规范要求及保管期限也完全不同。要想对这些档案进行鉴定，就必须要与这些档案的形成部门进行沟通相互联系，通力合作，才能做好档案的档案销毁工作。档案鉴定销毁工作小组一般都是由单位主管领导、档案主管部门、档案形成的业务部门、档案室组成，有条件的话，还可聘请业务领域的专家做指导。只有拥有一支高素质的专业人才队全才能将工作顺利完成[4]。

由于档案鉴定销毁工作它需要鉴定人员必须具有敏锐的政治嗅觉和坚定的政策理念，熟知政策法规，同时还需广泛的社会知识、历史知识及相关领域的业务知识，才能更加准确地判断档案的现实价值和潜在价值。这就需要加强人员的培训，通过多种渠道加大业务交流，相互学习，取长补短，不断提升档案从业者的鉴定能力，不断提升档案鉴定销毁的工作水平。

3.制定档案鉴定销毁原则和制度，确保档案鉴定销毁工作有据可依。档案的价值鉴定是每位档案工作者所必须具备的基本技能，杨冬权认为，一名好的档案工作者，除了能够做好档案的收集、整理、保管、利用、编研等，更要拥有识别档案价值的眼光，能够恰当地开展档案价值鉴定，为党和国家管好档案、守住历史。因此，作为一名档案工作者在开展档案鉴定和销毁工作时，他的肩头扛着沉甸甸的责任和担子。

档案经过鉴定，对那些保管期限届满的档案根据其来源、反映的职能作用、利用价值等进行鉴别，判定后仍有继续保存价值的部分予以继续保存，对那些确实已经失去保存价值的档案，就可着手进行销毁工作。

对档案的鉴定销毁工作必须要以2020年新修订的《档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《地质资料管理条例》《机关档案管理规定》《机关档案工作条例》等法律法规为依据，否则将违背法律要承担相应法律责任。本单位一定要在法律法规规定的前提下，结合本单位的特点、工作实际以及所形成的档案的第一价值和第二价值，从党和国家利益出发，制定准确细致的档案鉴定销毁原则和制度。

4.制定切实可行的鉴定销毁方案。熟悉单位现存的档案的类别，然后根据国家及相关部门对此类档案归档要求进行甄别，并准确进行划分保管期限：已到保管期限的但还具有保存价值的档案；无保存价值且已过保管期限的；从简单至繁杂，从单件至多件，可将烦琐的工作变成有序和高效。比如那些有多套备查的且无保存价值的档案，则可按文件题名、案卷名称或工程名称、设备名称来进行鉴定，并编制相应的档案销毁登记清册。针对那些已到保管期限的，但仍有价值保存的档案，则需要根据其档案的类别及国家相关规定，鉴定时需要细心耐心并运用相关领域的专业知识及行业标准去判定。如文件归档判断其价值时应“以我为主”，正如杨冬权提出的两类档案必须永久保存的档案，一是与个人、社会组织及国家等不同主体的权益有关的档案，二是与本单位的基本职能和主休业务相关的档案。

再比如，作者在前面提到过的底图如何进行鉴定，由于很多单位的档案库房不少的程度上存放着很多此类图纸，对它们的保管无论是从措施、制度还是管理费用上都很滞后，应该说这是一个比较普遍的现象。由于底图档案是单位从事业务活动的历史记录，它不同于一般的信息资料，这是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，具有原始性特征。然而，底图又因其特殊的材质，易发黄、变脆、起皱、卷边、裂口等处理起来又需要一些传统的工艺，就目前而言，作者认为最好的方法就是将底图通过数字化形式输入计算机，使用者就可直接利用计算机的数据而不再接触这些底图，就可以将这些“死档案”变成“活资源”，进而也有利于底图的保管[5]。

5.做好档案鉴定销毁的宣传工作，在鉴定工作中作好相关的保密。通过宣传，促使单位更多的专技人员加入鉴定工作队伍，增强档案开放鉴定意识，提升档案鉴定重要性的认知，强化档案鉴定销毁人员对自身档案鉴定能力的发展的重视程度，进而促进整体档案鉴定销毁水平的提升，减少档案鉴定过程中呈现随意性概率。地勘单位在档案鉴定销毁过程中，要严格依据《保密法实施条例》及相关领域的法规规定协调好保密与鉴定工作，确保鉴定销毁工作顺利开展。