李亮亮

（福建省宁德市中医院 福建宁德 352100）

随着我国经济建设的发展和人民生活水平的提高，居民对于医疗的需求也越来越高。传统的医院档案管理工作也逐步引入了信息技术，档案办公室的业务也发生着重大变化，有效地推动着医院各项工作的发展。

医院档案信息化建设的重要性

在整个医院工作中，档案管理始终处于附属地位，很长一段时间改进不大，但是事实却为医院管理者敲响了警钟，如果不加快信息化的进程就会拖医院发展的后腿，影响到医院的长远发展。计划经济时期，医院档案办公室很少见到繁忙的景象，但是随着科学技术的发展，医院体制改革的进程，很多医院的医疗水平都在提高，从挂号到就诊，从治疗到康复都与网络技术密切相关。档案办公室虽然增加了人员编制，但是信息化管理不到位，仍然整天穷于应付，管理效率不能得到有效提升。可见，在信息化背景下，没有互联网大数据、资料库、云网络的支持，医院档案管理效率就无法提升，没有捷径可走，只能踏踏实实地搞好信息化档案管理建设，才能走出困境，这是不二的选择。

目前医院档案管理工作的现状

信息化时代，各机关单位的办公室工作的科技含量越来越高，各种先进的办公设备不断引进和升级，无纸化办公成为了可能，信息化建设成效显著。而在很多医院，尤其是中小医院档案办公室的改进明显滞后。

医院对档案管理工作的重视程度不够。医院管理者对医院档案管理工作重视不够，把资金投入到医疗设备的购置和其他系统的建设中，对于档案室建设仍然采取传统的管理方式。其原因是对于档案管理工作还缺乏足够的重视，还用过去的眼光来看待已经变化的档案管理工作，没有把它看作是一个重要的医疗管理资源，只把它当作一项“后勤”工作来对待。往往把所有的档案资料统统放进一个系统或多个系统里，由于设备不匹配、人岗配置差，并没有对不同的档案进行合理分类，也没有对所有资料进行完整的计算机录入形成电子档案，处于一个杂乱无章、查找困难、遗漏缺失的状态，给正常的医院工作带来负面影响。

信息化管理需要升级换代。随着我国现代化医院越来越多，医疗水平也逐步提高，信息化档案管理建设的滞后，阻碍了医院总体工作的发展，医院档案管理信息化建设必须加快[1]。由于档案管理工作没能紧跟信息化的进程，医院内部现代化档案室建设明显滞后，管理标准停滞不前，形成了档案数量急剧上升与管理能力不足的矛盾，有的档案尘封已久变为“死档”，白白地占用了本来就拮据的存放空间。有些医院的档案由各科室自行管理，专人管理成本太高，兼职管理又不规范，造成了管理上的混乱，出了问题无法追责，由于保管不善很容易损坏和丢失。在一些医院的档案室我们可以看到这样的情景，档案柜残损严重，很多随意堆放，当使用查找时费时费力，更谈不到档案资源的整合和有效利用。其原因主要是管理方式没有升级换代，只停留在低水平的信息化管理阶段，而且升级的欲望很低，使得档案管理工作不能与其他建设同步发展。

档案管理人员综合素质不高。由于医院管理者对档案管理工作重要性的认识不足，在人力资源管理上没有硬性的要求，导致了医院档案管理部门的专业化建设失衡。在档案管理人员的配置上，多是年龄较大，或接近退休年龄的员工，文化程度不高，学历偏低，真正具有档案管理专业学历背景的专业人员少之又少。这一岗位人员的交流不多，有的一干就是十几年，习惯了传统的管理操作方式，对于新事物接受能力很低。信息化档案管理也不是一次建设永远适用，需要根据科学技术的进步升级换代，很多档案管理人员缺乏深造的机会，思想观念落后，管理水平止步不前，缺乏创新活力。

医院档案网络管理系统存在隐患。在很多医院的管理工作中，制度建设处于重要地位，医疗、人事、行政、后勤管理等制度相当齐全规范，而医院一级涉及档案管理的制度不多，或者只是进行了原则性的规定，具体的规章制度一般由档案室或科室自行制定，既缺乏权威性又不统一规范，而且档案管理很少体现在绩效考核中。在有些大中型医院，信息化档案管理有了很大的提高，这种无形的财富虽为医院建设提供了丰富的资源，但存在的安全隐患却没有引起足够的警惕。医院档案管理工作也属于基本性的保障工作，具有较强的政策性、专业性和机密性特征[2]。但是，由于信息化档案管理的水平不高，出现了一系列的网络安全问题，使管理者心存芥蒂，甚至是望而却步。医院档案管理一般都设有防火墙，对重要的档案资料形成保护，并对相关的数据进行筛选和过滤。但是，由于很多医院的网络系统相对落后，并没有随着网络技术的发展而更新，经常受到黑客和病毒的攻击，严重地威胁着医院档案管理系统的正常运行。

关于医院档案管理信息化建立的思考

根据我国医院档案管理工作的现状分析，可以发现存在的问题带有一定的普遍性，最主要的原因是管理者在对信息化档案管理建设在思想认识上的偏颇，投入不够，设备和人员的配备都明显不足，改进的策略和措施应该从以下几个方面入手。

提高对档案信息化管理工作的认识。一是，要深入学习和落实《档案法》，依法建档归档。医院要从上至下开展档案管理宣传工作，医院领导要带头宣讲，让医护人员和职工都能够认识到做好档案管理工作的重大意义，更好地支持档案的建档和归档工作，形成全员档案管理的意识格局和氛围。二是，要进一步明确档案管理建设工作的必要性和重要性。领导要积极思考，并做出全面的规划，对档案管理方面存在的问题认真地加以整改，使之符合信息化档案管理工作的要求。要深入分析和探索目前制约医院档案管理工作的主要因素，弄清其作用和效能无法发挥的难点，敢于突破，敢于担当，开辟医院档案管理工作的新局面。三是，要加大资金的投入，软硬件配置要到位，为信息化档案管理建设创造必要的条件。要对档案管理工作进行合理布局，医院主要负责人要牵头主抓，并把落实情况列入绩效考核的重要权重指标，奖惩结合，年终兑现。提高档案信息化管理建设的进程，要提高全体员工的认识，发动医院各部门的管理者和员工共同参与，对信息化档案管理建设给予物力和智力上支持和配合，共同献计献策。

完善医院档案信息化管理制度。信息化档案管理建设必须要以完善的管理制度做保障，才能达到高效有序，为了实现这一效果，管理制度的制定要以先进的互联网技术为主要内容[3]。

首先，制定统一的信息化档案管理制度。运用行政和法律手段对分散的病历档案实行进行统一管理，建立以医院档案室为核心的管理体系，形成完善的搜集、整理、报档、归档制度，充地发挥病案资料在医疗业务中的资源性作用。

其次，医院档案管理办公室的档案库要进行彻底的改造，对原有的软硬件进行升级，使之符合现代化档案管理工作的需要。升级以后，要建立一个具有前瞻性的信息化档案管理制度，全面贯彻落实上级部门信息化档案管理工作部署，制定出具有针对性的实施细则，不打折扣，使医院在信息化建设过程中有章可循。

再次，进行科学的分类管理。为了确保这项工作的顺利展开，要根据档案项目的增加和内容的增多进行分类管理，信息资料能够全面准确地反映医院的整体发展状况，并把纸质档案资料录入电子计算机系统，形成完整的电子档案，并进行数据化、智能化的编制，能够方便地查找和检索，更好地为医院医疗和患者服务，真正起到档案资源的作用，确保档案管理工作的有效性和准确性，并及时地为医院领导决策提供有价值的参考。

加强对档案管理人员业务培训。病案资料能够让临床医护人员全面了解患者发病、演变、治疗、发展的过程，能够体现患者在诊治的过程中采取的措施和手段是否有效。所以档案管理人员需要对档案管理业务有更多的了解，具备应有的素质。

第一，制定人才培养计划。档案管理人员的素质高低直接影响着档案管理的水平，医院在制定人才培养计划时，要把档案管理人才的培养列入进去，有针对性地培养高素质的档案管理人才。要采取多样化的培养方式，比如专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等等。理论要结合实际，多深入临床一线调查研究，掌握最新的档案资料的形式、内容、作用，更好地为医疗业务服务。

第二，选配优秀的档案管理人员。根据医院档案管理人岗配置不尽合理的现实，除了对在岗人员进行合理调配外，要把主要工作放在人员的培训上。档案管理本身技术含量并不高，但是并不等于不需要综合素质高的人员，至少应该有档案管理专业背景的管理者引领，才能紧跟档案工作发展的趋势，不至于拖医院主要业务工作的后腿。

第三，建设档案管理专业团队。档案管理这一团队虽然面临着很多不利因素，但是不能就此不思进取，敷衍了事，要顺利实现医院档案管理信息化必须建立起专业的管理团队，知识不足要继续学习，技能不足要培训提高。档案管理的全体人员都要熟练掌握计算机知识和技术，开展技术学习和练兵活动，考核不符合要求的要及时淘汰，通过档案管理建设使档案这一宝贵资源发挥出自身的最大效用和价值。

完善和升级医院档案管理系统。医院的档案管理工作不是可有可无，更不是无关紧要，它关系到医院内部的信息化管理系统运行是否通畅，是否安全的大事。没有信息化档案管理的支持，医院的整体医疗效率就会降低，完善和升级医院档案信息管理系统，是提高医院的医疗服务水平的需要，也是保证整体运作效率和安全的需要。所以有些医院的档案管理系统必须尽快改进和完善。

首先是硬件建设，这是实现档案高效信息化处理的基础，必须做到能用够用；其次要升级医院档案管理防火墙，把档案管理和使用控制在一个安全的范围内，避免档案资料的泄密和流失最后，要积极引进最新的信息化档案管理技术，尽快实现档案管理的大数据快速高效处理功能，必要时聘请具有丰富工作经验的高级档案管理人员协助构建。

综上所述，信息化时代给档案管理工作提供了宽阔的想象空间，实现医院档案管理信息化建设不仅是形势的发展需要，也是医院现代化建设的重要组成部分。这是一项相对复杂的系统化工程，直接影响着医院医疗水平和治疗质量的提高。虽然医院档案管理的现状并不乐观，但是只要我们认真地去思考，并付诸于行动，在认识上不断提高，在管理上严格制度，在配备上落实到位，在技术上紧跟潮流，就一定能够为医院的现代化建设提供更好更多的档案资源，促进医院的发展和进步。