李君平

（广州市信息技术职业学校 广东广州 510600）

档案工作重要吗？答案是肯定的。档案工作被戏称为“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的窘境应不复存在。无论多大困难，我们都需要迎难而上，做好这一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。

广州市教育局2020年对市属中职学校进行调整和整合，广州市信息工程职业学校与广州市电子信息学校整合为广州市信息技术职业学校。而广州市信息工程职业学校又是由四个学校整合而成，包括广州市无线电中等专业学、广州市无线电技工学校、广州市化工学校、广州市信息技工学校。这种情况下，广州市信息技术职业学校的档案相当于拥有六加一即七个全宗，因全宗数量多、历史跨度长、各个全宗管理水平参差不齐等原因，使得档案工作面临诸多复杂难题。具体困难包括，第一，各个全宗都存在完整度差的情况，仍有许多档案散失在各个部门或者个人手中；第二，资料形成的标准不一致，现集中统一整理时，需逐个分析全宗构成的特点，参照现有科学的归档方案来调整工作方法；第三，库房分散，专职档案员有限，对档案整理、保管、利用等带来巨大挑战；第四，也是最重要的一点，归档数量庞大的存量档案需要巨大的人财物支撑。

本文主要基于机构整合背景，对学校档案工作进行谋划、思考、细化，将分别从宏观角度和微观角度分析。

宏观角度

做好档案工作规划。档案工作纳入学校远期发展规划，规划中摆在首位的是硬件基础建设，包括档案馆室和信息化基础建设。学校兴建新校区或搬迁时，基建建设要预留档案馆室空间，且不能是简单留出面积，更需要综合考虑档案工作发展要求和智能化发展趋势，按照智慧档案馆室的要求，围绕智慧化服务来设计建设档案馆室，必要时可寻求市场中优秀供应商的帮助，提质升效。同时，注重协同信息化规划，结合无纸化办公，全新的工作流程的节点应统一流向归档环节，提前预留端口给档案系统，实现纸质归档到信息化管理的阶段跨越[1]。

建立完善的档案工作制度。基于原各学校的档案工作制度，取长补短。档案保管期限表的设置是核心的，可会同各专兼职档案员一起商讨，既要考虑现状下各全宗产生的差异情况，又要思考新全宗可能出现的变化，及时新增档案分类，遇到问题可与业务部门讨论。同时注重行业档案标准的变化，如人社部对人事档案管理和财政部对会计档案管理要求的变化，一并更新调整档案保管期限表，保证档案保管期限表保持最优状态。综合性的规章制度，包括档案工作的实施办法、细则或规定。要一并完善配套的归档制度、保管制度、保密制度、统计制度、利用制度、鉴定销毁制度、岗位责任制、档案管理应急预案等。

建立专业的档案管理队伍。根据整合后的机构设置和人员配置情况，预先设置好档案工作网络，明确岗位职责和考核办法，避免出现档案工作青黄不接的情况。首先，充分利用原档案工作的基础，让原专兼职档案员充实到新队伍中，监督指导各部门文件资料的规范形成，为新单位的档案工作打下良好基础。其次，加强档案业务培训，档案员和各业务部门的负责人都需要参与其中，利于有序开展档案工作。

提高档案工作的自我要求。提高标准，提高自我要求，突出亮点，预判利用需求，将服务工作前置。不止于贯彻新的《档案法》要求，严格对照教育局和档案局的监督指导要求，积极落实上级考核指标中的档案工作要求。应根据教育行业特点和学校的专业特色或者行业特色，结合利用率问题，选择富有特点的专题档案，做好相关编研工作，作为凸显档案工作价值的有力抓手。

微观角度

在学校整合过程中，档案员是档案工作执行层面的关键性人物。同等条件下，档案员的工作态度和专业水平直接影响学校档案交接工作质量和后续的推进效率。以下站在专职档案员的微观角度看学校档案工作，从事前、事中、事后的工作流程中分析档案工作的重点和难点。

事前

第一，要善于取得领导的支持。学校领导的支持对档案工作优劣起决定性作用。首先，明确档案工作目标应是服务党和国家，服务学校的广大师生；工作要求是“记录好、留存好、保管好、利用好”学校档案。其次，要想实现这些目标和要求，不仅仅是档案员应该思考的问题，更应该是从上至下并一以贯之的。再次，综合本校档案工作情况与其他同层次学校做横向对比，明确差距和可提升的空间。最后，最大可能量化档案工作成果，能够让学校清晰预判档案工作带来的社会价值和经济价值，证明做好档案工作的具有绝对必要性[2]。

第二，要准确掌握学校档案整体情况。综合收集、整理、保管、统计、鉴定、利用的各个方面考虑。第一步，需要掌握不同全宗的规模，了解历史沿革，分析各全宗内部构成、归档特点和重大变化节点。第二步，确定应归未归数量和档案去向，了解收集难度，预判每个全宗可实现的完整度，同时也为下一步的整理做铺垫。第三步，根据各全宗原有整理方案和最新的整理要求，制定科学融合的整理方案，以最低代价实现存量未归档案的全面整理。第四步，清晰统计现有可用的馆室建设情况和配套设备的数量。第五步，组织人员对现有库内档案进行全面清查统计。第六步，对保管期限已满的档案，组织开展鉴定工作。统计分析过往档案利用数据，对高利用率的档案要做到心中有数，在后续工作可以给予侧重。检查档案信息化建设情况和档案编研情况，如有短板，在整合过程中要及时补齐。

第三，要善于学习别人的成功经验，避免走弯路。积极向教育局和档案局请教工作中面临的难题，获得专业指导，避免误入困局。注重和同行或兄弟院校沟通交流，分享经验和教训，竭尽全力做到取长补短。而且，高校的相关专业领域教授、同行优秀的前辈、专业论坛、专业网站等都是寻找问题答案的有效途径。

第四，要提前制定档案处置方案。充分理解教育局和档案局对整合学校档案工作的指引和要求，及时制定全面的、可操作性强的处置方案。处置方案应包括几方面的内容，一是确定负责档案工作的领导和档案机构并成立相关工作小组，二是确定专兼职档案员的人员安排和考核，三是确认收集范围、收集网络、收集程序和文档要求，四是确认分类方案和整理方式，五是明确清点交接程序和交，六是明确日常保管标准，七是明确利用内容和程序。同时，处置方案应结合新机构的“三定方案”和人员到岗情况来统筹考虑，为人事变动所带来的人员滞后或人手不足问题留足交接时间，避免陷入无法按计划执行的被动状态。同理，因业务量剧增，预判业务外包的必要性，提前做好年度经费预算。

事中

第一，制定详细的工作计划时间表，多条块并举，逐步完成。根据档案工作规范和处置方案，调动一切可调动的资源和力量，按计划时间完成各项工作。不但可以收集和整理并行，分块收集，在某类档案或某年度档案的相对完整后，边收边整，逐块逐步完成。而且可以保管、统计并举，逐卷或逐件统计核对在册档案，同时检查档案保管状况，发现并解决虫蛀霉变等问题。还可以鉴定、编研相结合，利用鉴定过程中对档案内容的深入分析，对存量档案的信息资源进行再开发，根据时代的变化，保留下有参考价值的内容。多条线铺开，同时开展工作，相互协调，保质保量完成计划任务。如有外包业务，还需要同步推进项目招投标工作。

第二，安排档案业务培训和专题宣传。所谓成事在人，全体档案员业务水平和全员档案意识的树立会直接影响全校档案工作。而培训和专题宣传是短期内最有效的途径。首先，业务培训可与人事任免、交接同步计划，将档案交接纳入人事交接程序中，将档案培训纳入岗前培训。其次，培训和宣传对象要覆盖全员，面向校领导级别要注重宣扬国家政策和上级要求；面向中层干部要侧重监督和管控，强调归档常态化，将归档工作同各类评估和迎检工作结合起来；面向兼职档案员要突出培养实操技能，多举实例，使其掌握基本分类方法和详细的整理要求。再次，培训要深入到工作日常，学校开展专题活动，提前列出收集整理的工作指引；移交档案过程中多发的共性问题，可通过QQ或微信等线上培训方式讲解，保持良好的沟通和互动。

第三，提高灵活度，不教条。一切从实际出发，根据现实状况及时调整工作内容。根据事前档案工作领导小组和工作小组安排，形成多个协作组工作模式，及时沟通反馈问题。例如，出现档案保管期限表外应归档资料，无法归入现有任何分类的，应新增档案分类。又如，档案的内容明显不符合现有保管期限的，应调整保管期限。但需要始终把握住总体原则，尊重高龄档案，重视“人财物”档案。多校历史各有不同，管理方式的差异必然导致文档形式、名称大不相同，不能生硬的用现有的标准来套用高龄档案，否则可能会造成部分涉及“人财物”的档案散失。

第四，提高执行力，不拖延。档案工作本就具有相对延迟性，若在全面收集整理过程中放过了部分重要档案，将造成档案既不完整又不易利用的结果，积重难返。“重做”通常比“从无到有”更艰难，要尽可能做到“一步到位”。按照计划表日程，强力推进，遇到困难多请示和汇报，协作完成既定任务。

事后

第一，做好阶段性总结和汇报工作，总结经验和教训，同时要向外展示档案工作成果，充分证明档案工作的重要性。必要时可申请相关课题研究，工研结合，分享推广经验，形成一定影响力。档案工作没有终点，阶段性工作结束时，是新阶段的开始。档案工作者要不断站到更高起点去攀登下一个高峰。

第二，及时完善全宗卷。全宗卷是“档案的档案”，能直观了解档案工作全貌，为当下和未来的档案工作起到最佳参考作用。

第三，归档常态化。档案机构应持续输出相关业务知识，注重稳定档案工作队伍，将归档形成工作习惯。还可借鉴教师老带新的“传帮带”模式，不断增强档案队伍工作能力。

如何做好档案工作是每个档案人每天都需要思考和研究的问题。学校档案应做到账册清晰，随时可移交状态，不因人员更替而出现断档或者混乱无序情况。如今，全国上下都在进行大面积机构整合，如果每份档案都在规定的时间归档，这个“不变”的工作要求足以应“万变”，当然，实现理想状态需要所有机构上下一致的努力。