杨英

摘要：在事业单位中，档案管理工作的开展需要遵守国家政策规定，且由于工作涉及到大量数据文件，对专业素质有一定要求。现阶段档案管理工作存在一定的不足，需要及时分析处理，提高工作效率。

关键词：档案管理 问题 对策

引言：

档案管理工作为事业单位稳定运行提供保障，它所记录的信息数据，能够为单位后续工作提供依据和支撑。因此提高档案管理质量突显其工作效能，是现阶段事业单位需要重视和实行的问题。

一、现阶段事业单位档案管理工作存在的问题

（一）管理观念与模式相对落后

目前有许多事业单位在档案管理工作中沿用传统管理方式，也就是相关部门定期将档案送至人事部保存，而人事档案中多使用纸质手写形式，对电子档案的应用不广泛，虽然现如今信息技术不断发展和更新，使档案管理工作的手工操作模式得到改变，但具体工作环节，还是难以全面信息化，管理观念、方法、设备的落后，导致档案管理难以提高工作效率，工作模式需要创新。

（二）档案管理制度需要完善

一些事业单位的档案管理制度存在缺漏，首先是缺乏规范的档号，有时候一个全宗存在多个全宗号，或者不同全宗存在多个全宗号。其次没有规范的案卷标题，同时许多案卷没有附带目录，导致具体使用时难以及时寻找，耗费工作时间。最后还存在组卷混乱的问题，难以高效率的检索档案，缺乏硬件条件。这些问题导致档案管理工作不规范，难以突显工作实效性[1]。

（三）档案室缺乏齐全的硬件设备

事业单位没有为档案管理提供良好的工作条件，一些单位的档案室空间小档案多，导致人员在其中工作受到限制，同时环境潮湿，缺乏相关的配套设备，导致档案管理的许多工作完成效率低，同时这也对档案的完整和整洁性造成影响。

（四）档案工作与事业单位变革不同步

现如今我国经济水平提高，市场经济体制得到变化，相关事业单位将工作重心放在自身的经济效益上，对档案管理工作存在忽略。导致档案管理缺乏变革意识，日常的收集文件、归档记录工作效率低下，企业更加重视与其利益直接挂钩的部门和通过，档案管理工作有时候难以收集到完整的企业文件、技术资料，甚至在企业改制后，开始挤脱档案管理工作。

二、提高档案管理工作效率的相关对策

（一）加强信息化建设

现如今信息技术得到了各大企业、单位等的广泛应用，因此档案管理的信息化建设是事业单位发展的时代趋势，单位应在内部建立档案信息库，由员工在库中录入单位涉及的各种信息数据，注重方式加快了人事信息的更新速度，同时也能得到更准确、有时效的信息。档案信息库的智能调取功能，可以让员工快速查询想要的信息，员工在更新资料信息时将拥有很大的自主性，只需要在线上完成系统审批程序就可以快速对信息更改，工作效率得到提高。

因此事业单位应实现档案管理的全面信息化工作，工作人员通过日常结合互联网等技术设备完成工作，脱离了传统纸张作业带来的各种不良问题，保障档案质量。对于档案信息的系统平台，应进一步完善和强化，积极融入各种高新软件，增加系统功能，提高使用效能。单位需要加强信息系统的推广工作，建立对应培训教学，确保员工在应用时可以灵活运用，熟悉各种操作。同时档案信息库应具有完善的信息共享功能，并强化对档案信息的控制，避免共享过程中出现随意修改档案信息、弄虚作假的现象[2]。

（二）建立优质的档案管理工作条件

事业单位要加强对档案管理的重视，同时做好相关设备的运维工作，并配备相应的计算机设备、打印机、监控设备，满足员工工作需要，并保证档案安全。单位应加大对档案管理的资金投入，对于工作中所涉及的信息管理、资源管理、ERP系统等需要时常更新，员工在工作中最好使用最新信息系统。同时档案库房需要定期检查防火、防潮、防蛀工作，针对档案柜建立安全措施，在使用时做好密码记录和管理，防止档案失窃，同时配备空调、杀虫等装置。定期检查档案库安全设施与状态，保证其内档案摆放规范、环境良好。

（三）完善檔案管理工作制度

在工作中，应建立统一的行为标准，工作人员需要严格根据其标准与制度的内容完成各项工作，同时事业单位应建立监督机制，定期检查并纠正其工作问题。在管理制度中，还应融入信息化管理因素，将相关人员的生活、工作信息进行录入，为后续人事调动提供依据。建立管理责任制，为档案的机密性提供保证，建立工作考评机制，注重档案管理人员服务意识、工作质量的考核与监管，提高工作符合规范。另外在档案管理部门在具体工作中，工作人员需要结合当今社会经济发展趋势来考虑，同时不断开发利用国家档案中存在的有关经济、科技等信息资源，为单位经济发展提供参考依据，因此单位应定期组织员工进行思想教育培训，端正其工作态度，创新工作理念，提高工作积极性。

结束语：

档案管理工作对事业单位发展有着积极的促进作用，随着新时期的发展，应不断优化档案管理问题，创新档案管理工作模式。事业单位应加强对档案管理的重视，提高内部的信息化建设水准，加强高新技术的引入以及软硬件的更新，同时还要为员工提供齐全的工作设备，保证工作的有效进行。

参考文献：

[1]陈明玉，王照英.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].中外企业家，2016（26）：216.

[2]朱红艳.事业单位档案管理信息化建设的相关问题分析[J].赤子（上中旬），2015（21）：104.