大数据背景下高校档案服务对策研究

2021-12-30李紫楠

内蒙古科技与经济 2021年5期

李紫楠

(黑龙江大学，黑龙江哈尔滨 150000)

在大数据背景下，越来越多的业务依附于大数据技术进行运作，数据挖掘、数据分析技术已然渗透到了各行各业，高校也越来越重视信息平台建设以及信息资源的开发。但是随着高校在科研、教学、招生等日常工作当中形成的数据资料呈几何倍数增长，海量的信息数据无疑为高校信息资源的管理增加了难度，同时也造成了用户的信息过载和信息迷航，加剧了用户的焦虑情绪。

高校档案馆作为文化事业机构，肩负着传承和传播知识的重任，高校档案更是高校各项工作的重要历史记录和凭证。但由于传统的档案观念中重藏轻用的观念以及档案本身具有一定的保密性，导致了一些优质的档案资源并未得到很好的利用。吴宝康先生曾经说过“利用是根本，是目的。”当前随着电子档案的普及，高校档案越来越多的信息资源面向学生、教师以及公众开放，更好地发挥了档案的利用价值，服务高校自身的同时服务了社会。

高校作为科研的前沿阵地，是科研成果重要的产出地，如何基于用户需求提供更有针对性更丰富的信息资源，为用户提供更好的体验感已然成了高校档案馆重要工作内容之一。其次，高校拥有大量的人才资源和充足的资金，无论是在服务理念和信息技术方面都更容易吐故纳新。在大数据时代背景下，高校档案馆如何应对机遇和挑战，笔者将立足于服务对策的优化展开讨论。

1 大数据相关概述

作为高校不同时段保存并且遗留下的历史记录，高校档案这种数据资源具有很高的价值。随着大数据时代的到来，数字化技术赋予了高校档案数据资源新的时代特征，更多的有价值的信息资源有足够的空间和时间得以保存和利用，无论是高校档案的管理人员还是相关使用的主体对象都越来越意识到档案的价值和重要性。

1.1 何为大数据

大数据是指海量信息的集合，顾名思义，大数据的数量、种类繁多，并且随着信息技术的发展其传播速度越来越快。随着数据数量成倍的增长数据的体量越来越庞大，在TB的程度上，出现了更大的PB、EB的计量单位，早期的主流软件通过集中存储和集中计算的方式，早已经无法满足当前对信息捕捉、提取和分析的需求。按照数据格式可以将其归为3种类型，即结构化、半结构化和非结构化数据。从特征上来看结构化数据有一定的共同属性和基本结构，比如表格等，这类数据常常具有一定的关联性且比较稳定，在组织管理方面也相对容易。而非结构化数据没有较为显著的基本结构，而且通常是固定信息，因此非结构化数据的加工处理相对而言较为复杂。第三种半结构化数据具备前两者的部分特征，是两者的结合体。虽然半结构化数据具备一定的相同语义特征和组织属性，但是也具备一定的流动性，所以处理同等量级的半结构化数据要比结构化数据难度大得多。目前，高校档案当中半结构化数据和非结构化数据与日俱增，大量半结构化数据以及非结构化数据的出现也使得当前对数据加工处理的系统和能力提出了更高的要求，所以想要深度挖掘用户所需要的信息并且提供针对性服务可谓是难上加难。

1.2 大数据时代高校档案服务具备的时代特征

高校档案事业的发展随着时代的进步和高校体制的不断变革，逐渐走上科学规范的标准化统一化的道路，高校档案的各项工作环节也随着高校档案类别的丰富以及数量的空前增长而更加系统化规范化。另一方面电子档案的出现也推动了高校档案的载体呈现出智能化数字化的发展趋势，高校档案信息资源数量和类别越来越多样，服务主体的需求越来越具有层次性，服务范围越来越扩大化。

2 大数据背景下高校档案服务现状

新的时代背景以及新兴技术的出现为高校的档案工作注入了新的活力，随着政策的不断革新高校档案的工作内容也更加细化，但对于高校档案馆而言，大数据的出现不仅仅为其带来了一定的机遇，随之而来的还有不同的挑战，过去一些我们习以为常的工作方式工作内容同当前的环境和背景已经不能相适应，高校档案的服务出现了一些问题亟须改变，高校档案馆的服务模式亟须变革。

2.1 高校档案服务中存在的问题

2.1.1 服务体系不健全。传统的服务方式服务内容已经落后于当前用户的信息需求，大数据时代催生了用户产生更加多样性层次性的需求，高校档案服务对象的范围也从高校内部人员向同行业以及整个社会拓展。当前许多高校档案馆还秉持着重藏轻用的传统观念，在服务上缺乏积极主动性且倾向服务高校内部人员，导致很多优质的档案资源被闲置，加上公众对高校档案馆的认识较为模糊，高校档案馆基本上处于半边缘化的状态。由于目前高校图书馆在数据挖掘和数据分析技术上的能力还相对较弱，因此高校档案馆在把握用户的利用规律以及提供针对性服务方面的水平有待提升。用户反馈方面也相对比较欠缺，依靠档案登记簿确实可以直接地了解用户的需求，但并不能获取高校档案潜在的用户的需求，以及当前用户其他的潜在需求。

同时，高校档案馆的服务方式较为单一，由于目前信息技术上还存在一定的不稳定性和不安全性的因素，高校档案馆对于一些比较重要的档案的数字化转变还存在一定的疑虑，这在某种程度上也阻碍了高校档案信息化的发展。当前的服务体系架构需要结合数据挖掘、数据分析等新兴技术不断地调整服务模式，从而为用户带来更好的体验感，提升高校档案馆的社会影响力。

2.1.2 数字化水平有待提升。目前我国高校档案馆由于自身的规模和实际情况的差异，在档案管理信息系统的选择上也不尽相同。目前档案管理信息系统从独立系统到与系统配套的附属管理系统，再到系统自带的档案管理功能，为高校档案部门的信息化管理提供了更多样化的选择。但是其质量的良莠不齐及功能上的不健全，从某种程度上阻碍了高校档案部门的工作效率的提升。大数据背景下，高校档案信息系统在高校档案各项工作当中发挥的效用越来越大，其在经济效益上的诉求、高校档案专业人才的输出，也都成了档案信息化建设的契机。为了满足档案工作发展的时代要求，高校档案部门必须加快推动档案数字化的转变，朝着集成化、集约化方向发展。

2.1.3 信息共享程度较低。目前欧美一些国家在高校档案信息化管理以及服务方面已经具备较为成熟的经验，比如哈佛大学的图书馆和档案馆是一体化综合管理，有丰富的线上信息资源以及完备的专题数据库，并且时常开展与其他各地各高校之间的馆际合作，一定程度上实现了信息资源的共建共享。而在我国，高校的图书馆和档案馆之间一般都鲜少有交集，这一方面是由于我国高校的本身的性质，在服务对象上更倾向于高校内部人员，与各地和其他高校之间没有建立起资源共享，另一方面由于档案本身具有一定的保密性和传统档案观念的影响，造成了我国档案馆馆际之间的合作较少，在信息资源方面存在一定的信息壁垒，容易出现信息孤岛现象，当前的高校档案馆的服务模式还有待优化。

2.2 高校档案服务未来的发展趋势

高校档案未来的服务模式将朝着更加智能化、集约化和专业化的方向发展，在当下越来越注重用户体验的背景下，用户的兴趣的跟踪以及用户需求的分析已经成为必然的趋势，高校档案馆需要把握好高校档案的利用规律，在利用低谷期间做好档案管理的相关工作，在做好分析和数据挖掘的前提下做好相关档案的准备工作，加强档案工作人员专业素养及技能的培训，提高高校档案服务水平也是发展服务的必然要求。

3 大数据背景下高校档案服务优化对策

3.1 建立以用户为中心的服务体系

要建立规范化、标准化、实用化的高校档案信息系统，保证数据和平台建设的安全性能、检索功能、动态处理能力以及兼容性等问题的处理，推动高校档案服务朝着更加智能化、人性化的方向发展，也只有这样高校档案才能更好地实现自身的价值，被公众认识和接受。除此之外，高校档案部门可以运用Hadoop等系统进行档案的数据挖掘、数据清洗和数据分析，对用户行为进行长期跟踪，加强用户隐私信息的安全保护，根据用户借阅收藏和浏览记录提供定制化信息，实现为不同类型的用户提供个性化且有针对性的服务。丰富高校档案的宣传路径包括加大宣传力度、提升相关人员的服务水平、制定奖惩标准、提升高校档案馆工作人员的主动服务的意识、定期组织开展专题数据线上线下展览等等，建立用户反馈机制，完善高校档案服务体系。

3.2 加强信息资源整合和信息平台建设

高校档案馆应当进一步引进相关优秀的平台建设的技术，围绕高校档案数据的周期以及数据可视化等提高数据分析处理的能力，打造适合高校档案馆建设发展的大数据服务平台和服务体系。比如目前比较知名的大数据分布处理平台Hadoop，该平台是基于Google的大数据算法发展而来的，是一种分布式计算数据的结构框架。对于高校档案而言，这种大数据处理平台既满足了高校档案的数据存放的要求也满足了大量半结构化数据处理的需求，是一款性能较好的数据处理平台。高校档案馆可以引进类似的系统软件，为高校档案馆的服务平台提供数据分析的支撑，更好地将高校档案中的半结构化和非结构化数据分门别类地进行整合和分析，建立起完善的信息资源体系。

3.3 整合档案信息资源

鉴于各高校的实际情况的差异，资源共享在实际的操作当中存在很大的困难，高校使用的信息系统之间的交互性和融通性较差，并且高校档案信息资源的异构化严重，高校档案的信息化建设缺乏统一的规范和标准，出现了各自为政的现象，也造成了难以跨越的信息鸿沟。相关部门应该及时出台相关的标准和规范，来约束信息资源的建设和管理，以避免出现盲目建设、建设投入大效果差的情况。其次，高校档案馆之间应加强馆际合作，建立更加集约化和标准化的资源共享平台，打破信息孤岛现象，解决信息资源过于分散且价值密度较低的问题。