大庆油田有限责任公司第二采油厂信息中心档案室 黑龙江 大庆 163400

当今社会是信息技术高速发展的社会，建立与完善档案工作的信息化，应用计算机技术管理档案工作，是提高档案部门信息工作的有效途径，是适应新时代发展的必然趋势，是步入信息现代化的必经之路。

1 认清档案信息化管理在档案事业发展中的重要作用

要使档案现代化管理走向科学化、标准化、规范化轨道，就要认识到信息工作之于档案工作的重要性，认识到现代化发展趋势，才能真正重视档案工作信息化的建设与完善。随着时间的推移，档案工作者已经开始利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案工作[1]。

2 建立科学的档案信息管理系统

纵观档案管理的全过程，其管理的主要内容是对档案信息资源的收集、整理、保管、编研、开发和利用。所谓档案信息管理系统，它是由档案信息管理组织机构，档案信息传递程序和管理标准等组成。为了建立起科学的档案信息管理体系，我们对档案管理的现状从宏观和微观两个角度进行了分析。从宏观的角度出发，设立了“档案信息传递中心”，通过信息传递中心的建立，检查信息渠道是否畅通，信息中心是否起到协调、监督、控制作用，使档案信息工作始终处于良性循环；同时，又从微观的角度建立机关管理类档案、会计档案及科技档案（基建、科研、地质、设备）和其他不同载体形式的档案，使档案信息即能做到统一归口，又能做到分级管理，从而使档案信息系统既达到了适用性和科学性的要求，同时也使建立起的档案信息系统环节少，流程短，速度快[2]。

3 档案信息化基础工作取得了突破性进展

档案信息资源建设是档案信息化建设的基础工程和核心任务。①完成了各类档案的目录进机工作。我厂档案目录数据库建设得到进一步加强，在新的档案数据库管理平台上，建成了一定规模的档案数据库。目前，档案系统数据库目录信息量案卷级达14万余条，文件级达60万余条，实现了全部馆藏档案目录机检。②地质大队研制的档案单井资料管理软件技术和应用水平进一步提高。建成了具有国内先进水平且独具特色的档案单井资料管理应用系统，在网络系统管理、数据库日常维护、数据转换等方面积累了丰富的经验。目前已将扫描的完井资料、射孔和补孔资料、录入的诱喷资料、扫描的施工总结类所有数字化信息维护到此系统中，通过IE浏览器实现了完井数据表、射孔通知单和射孔诱喷资料的网上查询服务，提高油田开发档案的利用效率，在我厂油田开发系统建立起了一个高效、规范、开放的档案信息利用平台。③完成了前磁测井曲线图纸资料数字矢量化反演系统。我们与工程技术大队科技人员配合，采用国际上最为先进的图形识别技术理论，经过一年攻关，研发出前磁测井曲线图纸资料数字矢量化反演系统，实现了图形数字化永久存储管理模式，改变了大庆油田油水井的前磁资料文本管理模式，实现了该类图纸资料的数字化永久性应用。④利用网络平台进行深入宣传。为方便全厂档案人员及时了解档案工作动态，掌握相关档案信息，通过自建网站，更新栏目，完善内容，充分利用和发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。

4 应用现代化管理手段，提高档案信息资源利用的准确性、及时性、适用性和经济性

（1）应用现代化管理手段，提高工作效率。现在我们应用推广的档案管理信息系统，实现了全文检索、借阅、归还、销档、批量归档等功能，对目录输入、查找、检索节省了大量的时间，提供了方便。现就检索功能来谈一谈应用现代化管理手段的好处。应用计算机检索与人工检索速度比较，由原来的人工检索几分钟一卷，只能到案卷级，而利用计算机检索，只用十几秒钟，而且直接检索到文件级，比原来提高功效几十倍，误差率由人工检索的10%下降到机检的1%，误检率降低了10倍。降低了档案人员的劳动强度，节省了档案人员和利用者的时间，提高了双方工作效率。

（2）应用现代化管理手段，为企业创造经济效益。应用前磁曲线信息网上查询系统，能够直接从网络化标准数据库中提取前磁测井曲线信息，以原风貌图纸格式在网页上显示前磁曲线并标识节箍点数据值，并可导出和下载节箍点数据值。其经济效益推算如下：①前磁图纸资料矢量化处理软件的推广应用，有效地减少了无效措施井数。②前磁图纸资料数字化管理模式取代文本化管理模式，每年可间接节省费用达300余万元。③软件的使用，消除了前磁曲线图纸的损坏及丢失给企业带来的损失。

5 完善档案工作信息化应注意的几个问题

（1）建立一支稳定的高素质的信息工作人员队伍。知识经济把科技知识和人才教育作为支撑其发展的两大支柱，知识经济的核心在于能否拥有掌握现代化的科技人才。这就要求档案系统必须建立一支具有稳定的高素质的信息工作人员队伍。因此，要求档案工作者提高自身能力：一是掌握运用计算机的能力；二是要具有一定的外语水平；三是使自己成为信息服务员；四是要具有档案专业知识和相关专业知识。

（2）建立和完善各项信息工作制度，建立信息工作激励机制。为加强各单位应用现代化的管理手段，我们制定了相关的信息工作制度 。为促动信息资源的开发与利用，我们制定了奖金考核管理办法，对信息工作做得好的单位给予奖励。

（3）加强信息建设的防盗、保密、安全措施。有了现代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保发展。加强保密工作，提高涉密人员的思想觉悟，使他们能够更加自觉地履行好保密的责任和义务。还要求涉密人员掌握一定的保密知识和技能，更好地运用到档案信息的管理工作中。综上所述，只有加快档案信息资源的开发利用，档案工作才能有高度、有特色，才能适应时代的发展，才能使档案工作立于不衰之地。