吴俊杰

（泉州市公安局警务辅助中心，福建 泉州 362000）

档案管理工作的开展要顺应社会和经济的发展形势，对管理技术进行必要的更新，才能有效地提高档案管理的效率。随着信息技术的快速发展，公安部门在相关工作的开展过程中都纷纷引入信息技术，加快信息化建设的进程。对于公安部门来说，档案的价值十分重要，信息化技术是对档案管理工作的一种创新和变革，传统的档案管理中涉及到很多纸质的资料，占据空间较大而且查阅十分麻烦，因此要充分利用网络技术，对以往的档案管理进行必要的创新，才能促进档案管理工作的效率提升。

一、公安档案及其特点

公安档案是将公安部门的工作进行全面的记录，并且形成相应的文件信息，作为历史查询的依据，与普通单位的档案管理相比，公安档案具有以下明显的特点：

首先，公安档案的专业性较强。因为公安实践活动的性质较为特殊，通常是维护国家安全与社会安定稳定过程中形成的相应档案文件，而这些专业性的工作活动中涉及的内容也很多，既有社会治安管理、户口与居民身份证管理、出入境管理、道路交通管理、特种行业管理、内部安全保卫等各项行政管理业务，又有国内安全保卫、刑事侦查、技术侦查、刑侦技术等各项刑事执法业务等等，因此在这实践工作中形成的档案文件，无论是内容还是形式都具有很强的专业性。

其次，公安档案管理应当具有完全的真实性，需要将历史事件进行详细的记录和重现。公安档案中记录了关于公安实践活动的真实记忆，同时具有很强的原始性，所以无论从任何一个角度来看，公安档案都是人们了解历史的重要依据，而历史再现就是公安档案管理最大的价值，所以要求公安档案必须要真实，并且可以作为凭证具有相应的参考价值，而这是区别于普通档案的重要特征。

二、公安档案管理信息化面临的困境

（一）公安档案管理信息化理念落后

公安档案管理信息化建设是为了适应新时期的信息化社会和经济的发展需求的必要改革与创新，由于公安部门的纸质档案管理模式延续多年，所以在短时间内实现全面改革的难度很大。有些档案管理人员仍然坚持传统的管理理念，无法认识到信息化建设在档案的收藏、管理、利用等方面的作用，对档案信息资源的价值也缺乏足够的认识，所以在思想上没有对信息化建设足够的重视，导致各项工作的开展受限。同时，有些公安部门领导认为档案管理就是将文件进行保存，只要不丢失、不损坏就是有效的管理，所以不愿在档案管理工作方面投入太多的人力和物力，信息化管理的理念较为滞后。

（二）公安档案管理信息化技术缺乏

信息化技术是确保公安档案管理信息化持续发展的技术支撑，但是由于我国公安档案管理的信息化建设水平不高，所以在相关的信息技术方面并不成熟，无法满足新时期公安档案管理信息化建设的需求。一方面，有的公安部门在相关的信息化设备的配备方面不够充足，电子设备无法满足档案信息化建设的要求，仍然以大量的纸质档案为主，占据较大空间，而且查阅和使用都相对较为麻烦，效率不高。另一方面，对网络设施和技术的应用不足，没有将信息技术进行广泛推广，导致了档案信息化建设的进程较慢，无法大范围的进行全面应用。

（三）公安档案管理信息化人才不足

高素质的管理人员是保证各项工作得以顺利开展的基础，但是从目前公安档案信息管理的信息化建设的开展情况来看，由于缺乏相关的专业人才而使得其管理效率无法获得有效提升。一方面，现有的公安部门尤其是基层档案管理人员岗位并没有经过专业的信息化培训，而且有的管理人员都是从其他岗位调职，并不具备较强的档案管理的专业经验，所以在相关工作的开展方面必然会受到影响；另一方面，档案管理人员的信息化素养不高，仍然热衷于传统的纸质文件管理，对档案管理的信息化建设无法透彻和全面的了解，加之有些档案管理人员的文化水平不高，所以对信息技术的了解十分有限，无法全面配合推进公安档案管理的信息化建设。

三、新形势下公安档案管理信息化建设有效途径

（一）公安档案管理工作理念的创新

只有从思想上给予足够的重视才能促进各项工作的持续开展，因此关于公安档案管理的信息化建设，首要的就是管理人员树立正确的管理理念，认识到信息化建设是新时期公安档案管理的必然选择，也是推进档案管理工作持续创新的有效途径，因此要重视档案管理的信息化建设，并且在相关的工作开展方面积极为档案管理工作提供有利条件，从而促进档案管理的标准化进程。同时，要对传统的档案管理工作进行改革，因为纸质档案的数量很多，短时间内无法实现纸质档案的全部变革，所以在相当长的一段时期内，需要将纸质档案与电子档案进行同时管理，双向归档，既要保证纸质档案的原始凭证的作用，提高档案管理的查阅和管理功能。另外，要积极加强档案信息的开发和利用，任何档案都具有一定的文献价值，需要发挥其在社会生产和生活中的推动作用，因此要充分重视档案管理的作用，利用信息技术对档案信息进行必要的收集、分类与归档，提高档案管理效率的同时，也有利于提高档案的利用效率。

（二）加强公安档案信息化管理人才建设

随着网络技术的快速发展，公安档案管理工作对档案资源的开发力度不断加大，而信息的使用者对于档案信息的质量也提出了更高的要求，因此需要建立起符合社会发展需求的档案管理资源，而这就需要专业的信息化档案人员管理人员队伍才能实现。为了适应新时期公安档案管理的信息化建设，一方面要加强相关人员的综合素质的培养，对现有的档案管理人员进行规范和选拔，选择一批具有较强网络意识和技术的人员，开展有针对性的训练，从信息技术的角度进行强化；另一方面则要对档案管理人员的档案意识和资源开发意识进行强化，当管理人员具备较强的档案管理意识，才能将档案管理工作与信息技术有效的结合，才能更好地发挥公安档案的作用，为信息的使用者提供足够的依据。

（三）实现各部门数据库的有效连接

公安档案管理工作中涉及到很多信息资源需要与其他相关部门进行衔接，所以需要充分利用网络平台，实现公安部门与其他部门之间的信息传递和共享，才能促进档案信息的作用发挥。在公安数据平台的建设方面，一般是利用分布式管理系统，在每个部门之间建立起连接的数据库，并且相互联通，可以实现档案信息的快速传递和风险，从而确保每个部门都可以及时有效地获得相应的数据信息，从而为相关工作的开展提供依据。在这个过程中，公安系统需要结合档案管理的实际需要构建相应的信息系统，并且将以往分段式的管理进行改革，行程呢过完整的管理链条，完成信息的存取和利用。在信息化环境下，只有利用网络技术才能将分散的各个部门之间进行有效连接，实现资源的共享。同时，公安机关在档案管理的信息化建设过程中，需要对信息进行必要的分类和筛选，将具有共享价值的信息纳入到统一的管理系统中，并且设置相应的查询、检索服务，为相关部门的使用提供依据。同时对收集的档案信息要进行必要的筛选和检测，确保信息资源的真实性和完整性，保证档案信息符合相应的管理需要，才能有效地提高信息的使用效率。

（四）对档案资源实施分级保密管理

公安机关的档案不同于普通单位的档案，其中包含很多机密内容，所以在公安档案管理的信息化建设过程中，需要注重档案的分类和保密，档案管理人员需要对公安机关的各项警务活动有全面的了解，才能提高档案管理的效率。所以，档案管理人员要能够对档案信息进行准确的分类，并且将相应的信息按照保密等级进行必要的分类，再将其存入到系统中，按照不同的数据进行分类管理，对档案的使用者的权限也进行限制，不具备相应权限的使用者就无法查阅其他保密等级的信息。档案信息的使用者可以利用网络技术对公安档案信息进行查阅和管理，实现数据加密、终端识别等设置，以此保证档案信息的价值。同时，对于使用者的权限设置也有利于增强对相关人员的管理，结合不同使用者对公安档案信息的使用需求，可以提高档案管理的规范性。

（五）建立健全公安机关的现代化档案管理体系

在信息环境下，公安档案管理部门在档案信息化管理过程中，可进行管理模式的创新，在实体管理的基础上，实施“后保管模式”，即将对档案实体的管理转变为对档案信息的管理，实现对档案的宏观管理。随着计算机网络技术的发展，公安档案文件越来越偏向于采用电子文件形式，单一的实体管理难以有效满足当前档案管理工作的要求。因此，档案管理人员必须转变管理模式，由对档案实体的管理逐渐转变为对档案文件形成过程的管理，以此为途径，有效提高档案信息管理的效率。

结束语

综上所述，公安档案管理工作的有效性对公安部门的工作开展具有十分重要的意义，在信息技术快速发展的新形势下，要将信息技术与档案管理工作有效的结合，才能促进档案管理效率的提升。由于公安档案管理的内容广泛，而且涉及到的管理人员岗位较多，所以在实际的开展过程中，要不断增强信息化档案管理的重视，并且从管理制度、管理技术以及管理人员的素质强化等几个方面采取有效的措施，促进公安档案管理工作的有效开展。