陈 艳

（1.宁夏大学土木与水利工程学院，宁夏 银川 750021；2.宁夏土木工程防震减灾工程技术研究中心，宁夏 银川 750021）

科学技术的发展日新月异，人类生活也有了翻天覆地的变化，这一切都是大数据背景下科学技术为人类带来的方便和快捷。当然，大数据背景下的科学技术立足于人类生活、工作的方方面面，其中高校档案管理的信息化也得益于此。大数据背景下，高校档案管理逐渐由传统的纸质档案转变为现代的电子档案，使学校的管理更加方便快捷。

一、大数据对于高校档案管理信息化的重要意义

大数据背景下，互联网在人类社会生活和工作中的作用越来越重要。近些年来，各个高校准确把握大数据背景下的科技创新，积极开展高校各个方面的数字化建设，利用先进的科学技术不断进行内部改革，有效促进了学校的学生管理、教师管理，促进高校内部管理水平地提高和发展，这一切都得益于大数据背景下的科学技术发展[1]。

（一）大数据有效提高了高校教学质量

大数据背景下科学技术为高校带来的不仅仅是管理设备的性能创新，还有教师教学质量的大幅度提升。大数据管理可以有效整合学校学生、教师以及相关人员的具体信息，同时高校档案信息中学生的学籍信息可以帮助学校和教师充分了解每个学生，并根据不同学生的具体情况进行有针对性的教学和沟通，从而提高整体的教学质量。

（二）大数据背景有利于提高高校人事管理效率

以往传统的学校档案信息记录，学校都是以纸质版的方式留存归档，将所有学生以及学校人员的具体信息统一归置到一间档案室。当教师来查询某个学生的档案时，需要在众多档案中一一翻找，寻找所需的档案杂乱，顺序不清，耗时耗力。然而，大数据背景下互联网的广泛应用，学校可以将学生以及学校人员的档案信息输送到一个网络资源平台上进行留存，当教师有需要查阅档案时，仅需进入资源平台输入密码，根据学生对应的编号就可以准确快速查找，随时随地不受限制，极大地提高了高校人事管理效率。

二、基于大数据下高校档案管理信息化存在的问题

互联网可以通过信息的整合管理将档案有效留存，使档案管理更加现代化、信息化。大数据背景下高校档案管理体现出众多优势，为高校的整体管理提供了有效保障。然而，在大数据发展初期，学校信息化管理仍处于发展阶段，缺乏一定的信息化管理经验，这也导致高校档案管理信息化存在一系列问题。

（一）高校档案管理人员专业水平与素质较低

档案信息管理工作作为管理层面的工作范围，需要具备一定的档案管理知识和管理素质，可以对档案进行合理的分区，对于查阅档案地教师及时记录，保证档案管理的科学合理。当然，档案信息管理工作人员还需要具备一定的电脑、网络知识，信息化时代互联网的使用愈发重要，大数据下的档案信息管理工作是建立在一定的互联网基础上，利用互联网快速查询定位档案信息。然而，普遍高校的档案信息管理人员素质较低、水平不足，缺乏一定的信息管理知识经验，并且有些高校随意任用毫无经验且年龄较高的人员，只为填补学校信息管理职位的空缺，直接导致高校档案信息化管理出现问题。

（二）档案信息化管理技术不完善，缺乏一定的信息化管理配套设施

对于现代化管理来说，最需要的就是技术支持和设备支撑。技术与设备在档案信息管理方面的作用更为重要，完善的管理技术可以为高校档案管理提供一定的基础支持，充足的配套设施可以为高校档案管理形成一定的物质保障。然而，当前一些高校普遍存在档案信息化管理技术不完善的问题，并缺乏一定的信息化管理配套设施，这些直接阻碍学校档案管理工作地开展。

（三）缺乏有效的档案管理制度

越来越多地高校意识到信息化的档案管理对于学校的重要意义，并开始探索有效的档案管理方式，应用于本校内部管理。然而，学校管理的科学有效不仅仅取决于一种科学的档案管理方式，有了科学合理的档案管理方式以后还需要配合有效的档案管理制度，才可以促进高校的管理工作。部分高校没有充分意识到管理制度的重要性，只是简单地采用了一种科学有效的档案管理方式，不去健全管理制度，导致档案管理和查询效率仍然无法提升。

（四）档案管理信息化观念不足，对信息化管理安全不够重视

大数据下信息化时代的到来为高校管理方式带来了一定的革新，越来越多地高校有了变革档案管理方式的想法，想要尝试突破学校的传统限制，充分发挥科技时代的优越性。然而，高校工作人员习惯于传统的档案管理工作模式，长期形成的工作模式导致高校档案管理工作人员缺乏一定的信息化观念，并且不重视档案的规范记录留存，致使档案管理工作不能很好地发挥人力资源分配的优势。

同时，大数据背景下的档案信息化为学校的管理提供了一些便利，有效提高了学校的管理效率。但网络安全一直是存在于互联网技术的一个安全隐患，虽然计算机拥有防火墙等安全设施，可以防止外界窃取高校内部信息，但是由于档案管理人员专业性不足，缺乏一定的信息安全意识，查询平台密码设置过于简单，没有充足的信息安全防护措施，一旦信息平台出现漏洞，高校学生以及相关人员的档案信息很容易就被窃取，造成高校的信息管理出现问题。

三、提高大数据下的高校档案管理信息化建设应当采取的措施

大数据背景下，由科学技术支撑的互联网技术快速发展起来，逐步进入人们的社会生活和工作各个领域，发挥巨大的作用。人们开始习惯于信息化时代科学技术为人类带来的方便与快捷，并尝试将信息化拓展到生活的方方面面。其中高校的档案管理系统在信息化方面表现出强烈的需求，高校需要这样一种科学技术手段和方法来解决档案管理复杂、繁琐的特征，需要将互联网科技引入到高校档案管理工作中，增强高校信息化建设。

（一）进行科学完善的档案管理制度建设

对于高校管理的科学性和合理性来说，不仅仅要求高校自身善于学习掌握一项先进的档案管理方法，能够利用互联网技术，依照对应的管理方法进行简单的管理，这样的档案管理方法只是高校管理中的一部分建设内容，并不是管理工作的全部。真正科学合理的高校管理是建立在行之有效的档案管理方法和科学完善的档案管理制度的基础之上的，它不仅仅依靠管理方法的支撑，还依赖于一种良好的管理制度的保障。只有二者共同作用，才可以促进高校管理的科学性和合理性，才可以促进高校的发展和进步。一个科学完善的档案管理制度应该包括：档案信息的采集、相关信息录入系统平台、对于已录入的信息进行有效管理、保证信息系统的安全性等不同方面的内容，保证学校的档案管理系统有具体的制度依靠，确保档案管理过程的合理有效性。

（二）加强信息化管理观念，提高相关人员信息化管理意识

观念和意识是影响行为的决定性因素，对于高校管理来说，要想提升学校档案管理工作的效率，必须加强信息化管理观念。对于学校的管理工作人员来说，需要有一定的信息化管理意识，才能将信息化更好地应用于档案管理工作中[2]。对此，高校可以通过一定的方式提高学校的信息管理意识，让工作人员充分意识到信息化为学校管理工作带来的巨大的便捷。相关领导人员应当加大信息化管理在高校中的应用，潜移默化中让相关工作人员适应信息化的互联网技术为工作带来的优越性。当然，学校可以邀请一些信息化专业人员为校内工作人员进行大数据概念下专业讲解，加强学校工作人员的信息化管理理念，在大数据背景下，紧跟时代潮流，充分利用信息化优势，共同促进学校信息化建设。

（三）完善档案管理基础设施建设，增强管理人员的队伍建设

普遍高校接受了解了大数据背景下的信息化观念，并通过信息化的有效利用获得了一定的优势，巩固了信息化管理意识。当然，对于高校来说，应当把档案管理工作作为学校运作发展的一项重要内容，加大高校资金投入，有效利用学校资金，完善档案管理基础设施建设，购置一些档案管理专用电脑配件、扫描系统，保证网络的快速安全，保证硬件充足，为档案管理工作保驾护航。除了基础设施的保障外，学校还应该增强管理人员的队伍建设，在招聘档案管理职位的时候，注重人员管理素质与互联网技术的多方面水平和能力[3]，在岗位任用时严格要求、层层审核。同时对于在职档案管理工作人员进行适时的培训，加强在职人员的基础素质和计算机水平，致力于提高档案管理工作效率。

（四）提高档案管理系统的安全性，保证信息安全

一直以来大家都知道“安全第一”的道理，在日常生活中都知道安全是很重要的，对于信息安全更是如此。学生信任学校，把自己的信息给了学校，学校就有这个责任和义务去保护好学生的个人信息，健全信息化这个背景下的档案管理制度，加强监督过程的透明化，保证信息的安全性和真实性。而且要加强对档案信息化的安全防护做到基本保证，严令禁止非法泄露个人信息，每个人都个人信息都应该有专属的印章来证明是正确的个人信息[4]。这样不仅学校在管理方面更加放心，也让学生能够顺利完成学业，顺利毕业。

四、结束语

随着社会的发展，在学校中，档案管理的重要性不言而喻。档案管理决策是每一所高校都应该好好把握的，它作为高校建设和发展的基础性工作，应该做到与时俱进。让学生档案从最开始的纸质信息变成储存在电脑、大数据中的一个个固定因子，不仅缩小空间，更随着时代进步更方便快捷查询。总而言之，每一所高校都应该牢牢握住时代信息化发展潮流，加快信息化建设高校档案信息的步伐，这样可以全面提高对于档案的管理水平和速度，促进档案信息可持续发展。