强化医院人事档案管理提升人力资源管理水平

2021-11-30张昱

魅力中国 2021年29期

张昱

（齐齐哈尔市第一医院，黑龙江齐齐哈尔 161000）

市场经济环境下，医院发展中面临更大的挑战，医院对优秀人才的需求增加，医院越来越重视人力资源管理工作，并通过加强医院人事档案管理，以此来为医院人力资源管理提供重要的助力支持，保障医院医疗活动的有序开展，为医院整体水平的提升打下坚实的基础。

一、人事档案在医院人力资源管理中的作用

人事档案作为我国人事管理制度的重要特色，是对一个人基本信息的真实记录。在医院发展过程中，人事档案对医院人力资源管理工作具有极为重要的作用，无论是医务人员岗位调配和对外招聘都需要以人事档案作为依据。同时人力资源管理部门也需要借助于人事档案提供的可靠的详实地信息制定科学合理的调配方案，确保各岗位人才能够发挥自已地优势，促进医院综合水平的提升。医院人事档案也是医院职工职称评聘的重要依据，通过人事档案信息，能够更全面了解评聘人员的具体信息，促进职称评聘工作的有序开展。而且医务人员薪酬待遇调整过程中也需要以人事档案作为重要依据，进一步提升岗位工作人员的积极性，使其能够为患者提供高质量的医疗服务。

（一）人事档案是全面发挥人力资源效能的基础

医疗改革的深入，医院人事档案管理工作也需要加快调整的步伐，积极与医院发展的新要求相适应。医院人事档案管理工作的最终目的是实现人事档案的充分利用，为医院发展决策提供重要的信息支持。因此医院在实际工作中要重视构建人事档案信息管理系统，实现人事档案的信息化管理，促进人事档案的有效利用，使人事档案在医院人力资源管理工作发挥出最要的效能。

（二）为领导决策提供重要依据

医院的发展需要一支高素质和能力过硬的人才队伍。医院人事档案管理工作的开展，可能为人事管理部门提供真实有效的人事档案信息，为医院选拔人才提供重要的依据。特别是在一些高素质人才选拔和任用过程中，人事档案能够为人力资源管理部门提供真实和有效的数据，为领导决策提供科学的依据。

（三）为医院各类专业技术人员评定职称提供有效的支持

人事档案在医院专业技术人员职称晋升过程中能够提供真实有效的材料和重要凭证，可以为专业技术人员职称评定工作的有序进行提供重要的保障。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作不重视

信息化时代背景下，人事档案管理工作中要重视信息技术的应用，这样才能提高人事档案管理工作的效率和质量，实现人事档案信息的高效利用。但当前大部分医院人事档案信息化相对滞后，对于人事档案管理工作重视不足，仍存在采用传统档案管理模式的情况，这为档案管理和利用带来了较大的阻碍，不利于人事档案管理工作水平的提升。

（二）人事档案管理方式落后

当前部分医院人事档案管理工作中，档案管理人员往往是对工作人员的信息进行收集和保管，管理方式落后，人事档案的作用无法充分发挥出来。同时医院领导层对于人事档案的作用缺乏深入了解，对人事档案管理工作重视不足，这也导致人事档案管理较为混乱，档案信息缺乏时效性，严重影响了人事档案信息的有效利用。

（三）医院科室缺乏配合

医院人事档案涉及的范围十分广泛，人事档案管理工作中也需要各科室的有效配合。但在日常工作开展过程中，由于医务人员具有较大的流动性，再加之档案管理信息无法及时传达到各个科室，这也导致人事档案管理部门与各科室之间缺乏有效配合，不利于人事档案管理工作效率和水平的提升。

（四）人事档案利用率较低

一般情况下医院人事档案利用率不高，管理人员在管理工作中也缺乏积极性，往往只在查阅档案时才进行相应的整合。再加之人事档案信息不完整，这必然会影响医院人事档案的管理和利用，不利于人事档案实际效能的发挥。

（五）人事档案管理人员专业化程度有待提高

医院在实际发展过程中，由于将更多的精力放在医疗和服务上，对于档案管理工作重视不足，医院人事档案管理人员多为年龄较大的人员，专业能力有限，对新知识接受较慢。人事档案管理工作是一项具有较强专业性的工作，特别是在信息化环境下，更需要专业性的高素质档案管理人员。但当前医院人事档案管理人员往往只是单纯的针对档案进行保管，对先进管理理念和管理技术掌握不足，这在一定程度上制约了医院人事档案信息化建设的水平，人事档案管理效率和质量得不到有效的提升，这也导致医院人事档案管理工作无法满足实际需求。

三、提升医院人事档案管理水平的优化策略

（一）转变人事档案管理观念

医院人事档案管理工作水平的提升离不开先进的管理理念，因此在实际工作中，医院领导和档案管理人员需要积极转变人事档案管理理念，重视先进管理理念的应用。医院领导层还要加强对人事档案管理工作的重视，加大资金和人员的保障，积极配备完善的软硬件设施，全面提高医院人事档案信息化管理水平，实现人事档案的动态化管理。同时还要重视对档案管理人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，实现档案信息的高效利用，使医院人事档案能够为医院人力资源管理提供重要的信息支持。

（二）创新人事档案管理方法

在当前新医改环境下，医院传统人事档案管理方法已无法与当前相适应，这就需要在实际工作中要积极优化人事档案管理方式和方法，并与医院发展情况相结合，及时调整医院人事档案，保证人事档案信息的真实性、完整性和有效性。同时医院人事档案管理工作中，需要加大对人事档案信息的挖掘力度，更好地发挥出医院人事档案信息的价值和作用，使其为医院的发展决策提供可靠的信息保障。

（三）加强人事档案管理部门与其他部门之间的配合

医院人事档案管理工作中，需要强化与各部门和各科室的联系，人事档案管理部门还要坚持上门服务，主动对接一线医务人员的人事档案信息，并反复进行确认，确保医务人员档案信息的及时更新。同时还要建立统一的信息平台，将其作为人事档案管理部门与其他部门之间联系的重要桥梁，确保人事档案信息的及时和准确传递。听取各部门的具体意见和建议，及时对人事档案管理工作的方法进行调整，使医院人事档案能够更好地服务于医院的发展和建设。

（四）构筑网络化、多元化的人事档案管理机制

由于传统人事档案管理方已越来越无法与时代要求相适应，基于这种情况下，医院在发展过程中需要加快推进人事档案管理工作的多元化和网络化发展，促进纸质档案的电子化转化，全面提高人事档案的信息化和网络化水平，实现人事档案文档的一体化管理。在人事档案管理工作中，还要涉及到图像和视频，进一步增强人事档案管理工作的具体性和生动性。医院可以选择相应的软件实现对人事档案的动态化管理，及时对人事档案信息更新，进一步保证人事档案信息的完整性和可靠性。通过构建多元化和网络化的人事档案管理机制，不仅有利于提高人事档案管理工作的效率，同时也能够进一步促进人才管理水平的提升，为医院的健康发展打下坚实的基础。

（五）构建医院人事档案管理信息化平台

随着医院发展规模的不断扩大，医院人事档案的重要性越发凸显出来，管理者也越来越认识到人事档案管理工作的重要性。为了能够进一步提高医院人事档案管理的整体水平，医院需要基于自身的实际情况，积极构建人事档案管理信息化平台，全面提高人事档案管理的信息化水平。同时还要强化档案管理人员信息处理能力的提升，积极建立健全信息查询平台，实现人事档案信息的高效利用。另外，在人事档案信息存储过程中，还要重视先进技术的应用，并重视人事档案信息平台与医院办公自动化系统的有效衔接，实现人事档案的电子化管理，这不仅能够为档案信息的收集和存储提供更多的便利，而且也有利于医院整体管理效率和质量的提升。

（六）做好数据库建设

医院人事档案管理工作中，需要重视数据库建设，并重视数据库内内容的补充和完善。具体要应用先进的技术和设备完成信息的录入，同时还要对职工产生的个人档案信息及时进行更新和调整，确保数据库信息的动态性，进一步提高人事档案管理工作的时效性和实用性。在数据库建设过程中，还要重视信息的机密性和安全性，积极采取有效的技术手段进行加密、存储和备份，避免信息数据丢失和泄露。特别是在档案信息资源建设过程中，需要对档案查阅者的权限实施严格限制，进一步保证人事档案信息的安全性。

（七）合理开发与利用人事档案资源

在医院人事档案管理工作中，需要重视人事档案信息资源的合理利用，从而实现人事档案应用价值的最大化。因此在实际工作中，需要树立良好的服务意识，积极促进人事档案管理方式的优化，使人事档案能够更好地服务于医院的发展和建设。同时在医院人事档案管理工作中，还要重视人才信息的开发，开展多元化的编研活动，积极转变人事档案管理方式，获取档案利用反馈信息，实现人事档案的优化管理，为人事档案信息资源的最大化利用打下良好的基础。

（八）提高档案管理人员的综合素质

医院人事档案管理水平与档案管理人员的综合素质具有直接的关系，因此医院需要重视对人事档案管理人员的培训，努力提高人事档案管理人员的专业技能和信息化素养。同时在日常工作中，医院还要加大宣传力度，使人事档案管理人员能够明确自身的职责，并建立健全奖惩机制和激励机制，激发档案管理人员工作的积极性。医院通过打造一支高素质的人事档案管理队伍，并为人事档案管理人员提供更广阔的发展空间，从而促进医院人事档案管理工作整体质量和水平的提升，使其能够更好地为医院各项工作的开展提供信息支持。