张玉梅/广东电网有限责任公司茂名供电局

电力档案是电力企业在生产经营、企业管理、基建等活动中形成的具有保存价值的原始记录，包括文档、图表、图纸、影像资料等，它反映了电力企业的历史面貌，也是电力企业无形资产和宝贵财富[1]。档案利用是发挥电力档案作用的重要途径，也是其存在价值的重要反映。但电力档案利用过程中也面临着档案资源不齐全、利用不安全、利用难、利用效率低等问题[2][3]，因此本文对电力档案利用现状与如何高效利用进行了探索。

1 电力档案的特点及利用现状

1.1 电力档案的特点

电力档案具有门类多、专业性强、收集利用难等特点，其门类涵盖电力生产、营销、科研、财务、人事、党群工会、基建等众多门类，尤其是电力生产、大修技改、基建、科研等档案具有很强的专业性，由于电力档案复杂多样，而且有些档案（如科技档案、基建档案等）要求具有完整系统的成套性[4]，这些特点决定了电力档案利用难。

1.2 电力档案的利用现状

随着社会发展、电力需求的增长，电力档案的开发利用工作是档案工作中的难点，如在编制全宗介绍、组织沿革、制度汇编、工程项目简介、竣工验收报告等编研材料时就会出现档案收集系统性、完整性等方面仍存在不足，比较突出的问题如下。

一是档案收集不系统、不完整，影响利用效果。尤其是基建部分档案文件资料欠缺，主要原因是归档范围覆盖不到、资料收集不全，缺失的资料不可事后补，而这欠缺的资料可能正是利用者想利用的部分，这样就会影响利用效果。

二是档案服务意识不强。不少电力企业档案员的服务意识还是停留在以前的管理模式上，档案人员不能调整自身的定位，档案人员在深层次档案编研开发上做得不够，不少档案资源处于静止状态，成为“死档案”[5]，没有转化为可供高效利用的知识资源。如不少工程项目档案竣工验收移交后很少有人查阅利用，电力企业档案部门完成数字化工作就结束了，基本上不会再进行深度编研开发。

三是档案利用存在安全隐患。大量实体档案外借后，存在丢失、被篡改、破损等安全隐患，这也影响电力企业档案部门做好档案利用服务的信心。

2 提高电力档案利用成效的举措

2.1 转变思想观念，增强利用意识

我国档案工作长期存在重保管、轻开发利用的观念，在电力企业中也存在这种情况。为了提高档案开发利用意识，档案工作人员必须转变思想观念，破除重管轻用的认识。其实，档案资料之所以要保管，就是因为它有利用价值，如果不利用，那么档案价值如何发挥？所以档案资料必须利用起来，才能最大限度地发挥出价值，并体现档案的作用。以工程档案为例，通过开发利用档案可以为类似项目建设提供经验，而开发利用成果也成为电力企业知识资源的组成部分。此外，档案中包含显性知识与隐性知识，开发利用让隐性知识显性化，促进档案成果转化为生产力。再者，档案开发利用可以转变档案管理方式，通过编研加工为档案利用者提供方便，这也体现了档案工作者自身价值。

2.2 完善资源体系，夯实利用基础

档案资源是档案利用的源头，要解决档案资源不全面、不完整的问题，必须建立完善的档案资源体系。首先，明确电力档案收集范围，为此应对待收集的档案资料进行调查摸底，确定合理接收方案，要保证收集齐全、没有遗漏。接收纸质档案的同时需同步接收电子档案，减轻数字化工作压力。为了保证档案收集进度和完整性，还应健全相关规章制度，将责任落实到个人。其次，建立并完善档案鉴定体系，要对收集的档案进行严格鉴定，以保障档案资源质量。第三，改变“坐等上门”的收集方式，根据需要主动走访档案生成部门，指导文件材料整理与归档。第四，加强档案资源整合，优化档案资源结构。根据电力企业发展现状及需求变化，一方面要不断丰富馆藏，另一方面采用大数据技术挖掘库存档案的隐性价值，让“死档案”活起来，提高档案资源利用率。第五，继续推进档案资源信息化。为了使档案信息传递更加快捷，应对档案资源信息化流程进行规范。

2.3 改进服务方式，提升利用体验

档案利用本质上也是一种服务方式，要提高档案利用率需先改进服务方式。转变服务方式要从以馆员为中心或以馆藏为中心的服务方式转变为以档案利用者为中心的服务方式，也就是说档案工作人员在为档案利用者提供服务时应充分尊重利用者的需求，同时还应提升自己的服务水准和业务能力，具体说就是为档案利用者提供人性化服务、个性化服务、知识化服务。人性化服务就是要以用户为中心，以用户需求为导向，为档案利用者提供贴心、合乎其期望的服务。个性化服务要求档案工作人员根据用户需求差异提供有针对性的服务。知识化服务要求档案工作人员以知识管理理论为指导，以信息技术为支撑，为用户提供新型档案知识。为了提供方便快捷和更为优质的服务，档案部门应改进服务系统的软硬件设施，包括建立完善的档案检索系统、严格落实档案查阅登记制度、完善跟踪利用效果反馈机制等。检索系统影响档案利用质量和效率，所以应建立检索方式丰富、检索准确率高的检索系统。对于未数字化纸质档案的查阅、复印，必须办理相关登记，已实现数字化的档案原则上不提供纸质档案查阅。

2.4 创新利用形式，增强利用效果

随着计算机、网络、移动互联网的快速发展，紧跟时代潮流，适应用户获取信息习惯，在传统档案利用形式上推陈出新是大势所趋。为了让用户更多了解档案工作流程、利用形式，并宣传电力企业档案工作，可结合现代手段制作短小精干的微电影、动画及漫画等，以直观、形象的方式表达出来，如某档案馆制作的《兰台喜讯》深受好评。其次，档案部门还可将档案信息剥离出的碎片化信息向用户推送，适应信息爆炸时代人们阅读习惯改变带来的变化，以利于档案的开发与传播。同时在档案利用期间采用意见箱、调查表、座谈会等多种形式收集利用者的反馈信息，再通过统计汇总，及时掌握利用效果，为不断优化服务、完善利用形式提供科学依据。

2.5 加强编研开发，解决利用难题

编研开发是电力档案利用的基础，也是实现档案价值与作用的有效途径，通过编研开发挖掘档案资源的隐性价值，使之成为电力企业重要的知识资源，为企业生产经营、营销管理、项目建设提供高质量服务。档案编研分为通用编研和特色编研两大类。通用编研主要是企业大事记、企业组织机构沿革、企业简介、人物记等内容，介绍企业发展变化、机构改革、电力建设成就、先进人物事迹等。特色编研属于深层次加工编研，可结合企业不同部门、岗位、项目建设以及生产经营情况编制，如电力设备故障检修、电力销售等内容，形成具有鲜明特色的编研成果。特色编研可依照以下两种途径进行：一是根据企业生产特点结合项目进度进行编研，二是与业务部门合作开展编研。电力档案的丰富性决定了档案编研只靠档案部门自身有很大的局限性，通过与业务部门合作不仅可获得更丰富的第一手材料，而且更加体现了专业性，也便于编研成果利用。

2.6 拓宽利用渠道，扩大服务范围

如果说档案内容是利用的根本，渠道就是利用的路径，虽然内容很重要，但路径窄、不通畅也会影响利用效果，为了让利用者方便快捷地利用，档案部门应当拓宽利用渠道。作为电力企业用好本企业档案天经地义，然而本企业在生产经营活动中经常要与其他企业对标，这样才能发现差距取长补短。在档案利用方面也需要通过互通有无达到更好的利用效果，因此电力企业档案馆也要争取与行业内其他企业档案馆或综合档案馆互联互通，这样也有利于宣传本企业，扩大企业及档案馆知名度。但是馆际互通不是要实现馆藏信息资源完全共享，而是扩大本企业档案信息覆盖范围，为本企业档案利用者提供更加便捷的通道。为此，需要搭建馆际沟通平台，开发共享数据库。搭建平台后需要经常维护和更新数据库，这样才能赢得更多用户支持和光顾。

2.7 注重队伍建设，提升服务质量

在档案开发编研、拓宽档案利用渠道、创新档案利用形式的背后，是对人才、技术的更高标准要求，因而档案部门必须加强档案队伍建设。显然，档案管理人员传统业务素质已无法充分满足新时代档案利用工作要求。档案队伍建设途径主要有以下几种：一是合理选拔和引进人才。在本企业范围内选拔热心档案事业、熟悉信息技术的人员充实档案人员队伍。二是加强人员培训，并建立常态化培训机制。除了档案业务知识培训以外，还应强化计算机应用、网络技术、信息处理等方面的内容培训。培训形式应当不拘一格，既可邀请专业人员来讲课，也可采取人才交流或委托培养形式。三是建立激励机制。通过对档案工作人员进行考核和对优秀者实施奖励，激励档案工作人员苦练内功，提升业务技能，以便为档案利用提供更专业、更优质的服务。

3 结语

传统档案管理重藏轻用的观念直接影响档案价值的发挥。随着电力档案工作由管理型向服务型转化，档案利用价值将会不断挖掘出来，但要解决制约高效利用的难题，还需电力企业档案部门积极探索高效利用途径，这样才能将档案价值充分发挥出来，为企业提质增效发挥应有作用。