宋李翔/深圳职业技术学院

张钰婷/深圳市档案局

教育部在《关于推进高等职业教育改革创新，引领职业教育科学发展的若干意见》中明确指出：“要改革培养模式，增强学生可持续发展能力。”笔者认为，高校学生的可持续发展能力是指高校学生个体在大学阶段通过以社团等为代表的校园文化活动所不断积累和发展的非专业拓展能力，包括团队协作、知识获取、人际交往、责任感、动手能力等。深圳职业技术学院（以下简称“深职院”）作为国内最早独立举办高等职业技术教育的院校之一，其学生社团工作位居国内同类高校前列。截至2020年5月，全校共有207个正式注册学生社团，社团活动数量和覆盖面都呈逐年递增趋势。在学生社团活动过程中形成的社团活动档案，是学生可持续能力发展的鲜活记录，也是最能全面反映学生可持续发展能力提升状况的生动载体，管理好、利用好社团活动档案，建立起可解读、可关联、可再组、可传播与再现的社团活动档案管理体系，是满足大数据时代学生可持续能力提升需求的重要保障。

深职院每年均会对全部正式注册的社团围绕核心活动形成的各类资料有序管理。一是及时将社团各种管理文件、社团注册与注销材料、活动通知、快讯新闻报道（线上新闻和图片视频）、各社团活动策划方案、申报记录、工作计划总结材料、人员注册信息（含指导教师和会员）、场地使用情况、获奖信息、活动和获奖作品（图片、视频与实物）等以社团为单位进行收集，并集中存放。二是按照社团分类（思想政治类、学术科技类、创新创业类、体育类、文化艺术类、志愿公益类）结合培训内容、赛事级别、内部建设情况等，对每一个社团内的文件、音视频、照片、实物等不同门类和形式的资料分门别类进行初步整理，按时移交校团委社团联合会档案库房或学校档案馆保存。其中，社团联合会按年份接收各年度社团活动普查数据、社团人员管理数据和社团基础信息数据，学校档案馆则集中接收涉及社团管理的校级文件和通知公告。实践中，笔者发现社团活动档案管理当中存在若干问题。下面对存在的问题进行分析，并提出档案数据智慧化管理的思路。

1 档案管理存在的问题及原因分析

第一，社团活动档案信息化水平不高，未充分发挥档案育人的作用。目前，学校社团主管部门主要通过人工对社团活动档案进行收集、统计和传递，流程过于繁冗复杂，而且工作量较大、时效性较差，档案材料大多以纸质文件为主，存储、使用的便利性较低，无法完全发挥对学生的价值塑造、能力培养和知识传授等隐性育人功能。社团会员也无法及时从社团活动档案中及时得到自身可持续能力提升的反馈，无法在毕业时获得在社团活动中的成长轨迹和画像，不利于社团会员兴趣培养、自主性提升。

第二，社团活动档案未深入挖掘结构化信息，未建立档案之间的有机联系。学校虽然保存了海量社团档案资料，但由于多是采用人工记录，未能形成结构化的档案信息，无法从学校发展战略和学生可持续能力提升方面得到专业化处理。以老牌社团就业促进协会的校园实践活动为例，该社团成立于2004年，目前累计注册会员超5000人，该社团主要活动是承办全校各类大型校园专场招聘会，并与行业标杆企业合作开展职业规划、模拟面试竞赛，协助招生就业办开展大学生生涯体验周活动等。每年的校园招聘会，该协会都会对参会企业进行参会调研，但调研结果只是机械的数据统计，结束后便存放于协会，活动档案没有通过专业分析来对学校的人才培养、专业设置、校园文化和就业创业工作提供有价值的参考。而职业规划大赛、模拟面试大赛、生涯体验周等活动则更多的是孤立的学生社团活动，活动档案之间没有建立起逻辑联系，没有专业信息平台对活动数据档案进行深度挖掘加工，无法对学生的可持续能力提升提供智慧化的提取和解读。

第三，社团活动档案的开发利用对学生可持续发展能力提升的指导意义不明显。国内高校越来越重视学生社团发展质量，但学生社团发展似乎也进入到从外延式发展到内涵式发展转变的瓶颈期。以对在深圳知名企业（华为技术有限公司和大疆创新科技有限公司）工作的58名2019届毕业生开展的在校期间社团关联调查为例。调查显示84.6%的人认为个人能力因参加社团活动而得到提升，主要包括：组织能力（82%）、演讲沟通能力（79%）、团队协作能力（75%）、动手能力（74%）、逻辑思维能力（72%），73.1%的人认为参与社团活动对就业后的个人能力有所帮助。但由于社团活动档案资源挖掘深度不够，档案资源并未有效盘活，导致上述可持续发展能力跟踪调研数据无法从学生个人现有社团活动档案资料中直接得出，学生在毕业后也无法通过个人在社团中的培训课程记录、活动轨迹、成长成果等得到较为清晰的社团活动可持续能力提升报告或画像。

2 社团活动档案智慧化管理的有效举措

高校档案可以通过知识育人、实践育人和文化育人的三种途径对在校大学生进行价值塑造、能力培养和知识传授，达到其隐性育人的目标。随着大数据技术的逐渐成熟，高校信息化建设也开始向大数据和智慧化管理方向迈进，大数据领域的标杆企业也开始与高校信息化建设进行紧密合作。面对校园档案数据环境规模过于庞大、类型繁杂、源头分散的情况，深职院开启了智慧校园建设进程。作为第二课堂主战场的社团，其本身海量的活动档案就属于潜在的有巨大价值的信息流，如何从现有的校园海量数据环境中挖掘学生全流程、全方位在校特征，尤其是能力提升情况，从而建立学生可持续能力画像，通过社团活动数据智慧化从而实现学校育人战略目标，是当前最值得探索的校园治理方向。因此，笔者所在的深职院已经开始探索社团活动档案智慧化管理，实现路径主要包含以下几点。

2.1 围绕社团综合改革体系开展顶层设计，制定社团活动档案数据智慧化方案

2020年1月，教育部党组、共青团中央发布《高校学生社团管理办法》，明确要求把学生社团工作纳入学校思想政治工作和群团工作整体格局进行谋划部署。2020年4月，深职院成立了社团综合改革工作小组，正式启动社团综合改革。通过多轮调研，完成了社团综合改革调查报告并得到学校高层肯定。2020年6月正式发布《深职院社团综合改革工作方案》，力图通过顶层设计，建立以拓展学生非专业能力、提升学生可持续发展能力为宗旨的社团建设新机制，以基于人工智能的大数据动态交互平台为支撑，全面提升社团动态管理和社团活动档案数据开发利用水平，以内涵发展来增强社团会员竞争力和成长活力。

2.2 积极构建智慧网络体系，实现档案数据共建共治共享

在校党委统一协调下，校团委、信息中心、学生工作部、招生就业办、各二级学院和合作企业等相关单位明确责任分工，通过“一网通办”数据共享交换平台集成和对接实现数据共享和交换，并提供基于数据库和应用系统的全量/增量、多条/单条数据等不同方式的共享同步接口，保证业务数据向数据共享交换平台提供的频率和质量达到社团活动数据智慧化管理的要求，形成社团活动档案智慧化网络共建共治共享方案。

2.3 打造社团活动大数据应用平台，实现社团活动档案智慧化

深职院在社团综合改革中明确提出，建设一个非专业能力拓展和可持续发展能力提升社团大数据平台，与之配套形成社团会员管理档案系统、社团活动档案管理系统、社团人才测评系统。其中，社团会员管理档案系统内含课程思政教育模块、会员资源广场模块、会员能力培训档案模块、会员能力评价模块和能力提升智能推送模块，社团活动档案管理系统包括社团及会员画像模块、社团管理评价模块、社团指导教师管理模块和校内外社团实践育人基地管理模块。系统基于SQLServer的pubs数据库，数据库中包含社团人员名单、社团课程、功能管理等模块，其中社团人员名单表中提供了会员能力评分、会员能力评论、社团指导老师等字段，可为其他模块提供社团会员能力提升的数据支撑。在社团大数据应用平台实现全覆盖的前提下，三大系统通过对社团活动档案的动态智慧管理，全面落实社团发展的全过程育人理念，使得每位学生毕业时都能通过平台的大数据计算和成长档案维度分析，形成一份属于自己的大学阶段非专业能力拓展和可持续发展能力提升报告，与第一课堂形成的毕业证书实现互补。