徐永盈/杭州市上城区城市管理局

当前智慧城市建设在全球方兴未艾，政府作为智慧城市的管理主体，扮演着愈来愈重要的角色。在智慧城市建设中形成了大量城市管理档案，有必要加强城市管理档案工作，确保工作与时俱进，及时提供精准、系统的城管信息服务，发挥档案基础性与保障性作用，不断提升政府的公共服务能力。

以笔者所在单位杭州市上城区城市管理局（原杭州市江干区城市管理局）为例，单位在履职过程中以及在经历的若干次机构改革中，形成了数量庞大、种类多样的城市管理档案。一直以来单位高度重视城市管理档案工作，推动工作朝规范化方向迈进，具体工作包括：建立城市管理档案工作领导小组、健全档案管理制度，特别明确了电子文件归档范围、制定了电子档案保管期限表；要求各科室配合做好档案工作，出台科室档案工作实施细则，并将科室档案工作情况纳入局文明科室考核；注重档案管理人员业务能力提升，做好档案管理业务培训。2020年，单位档案室成功创建浙江省示范档案室。

应当注意到，在智慧城市建设的大背景下，城市管理档案工作如不及时转变思路、实现工作转型升级，将难以为智慧城管提供科学的数据支撑，难以为智慧城市建设提供更好的信息服务。笔者基于智慧城市建设的视角，分析当前城市管理档案工作存在的问题、困境等，并探索提升档案工作成效的有效方式。

1 城市管理档案工作困境分析

1.1 档案信息共享困难

城市管理工作涉及行业多、范围广；相关责任单位内设部门多且相对独立，各部门按职能分配任务，呈现各自为政的状态，不同部门的档案管理理念、管理模式、重视程度、管理条件等往往都不相同；人员调整的周期相对较短、频率相对较高。造成的后果是，档案信息共享非常困难。以笔者所在单位为例，单位各科室文件信息基本为“信息孤岛”，且工作人员缺乏档案信息共享意识，共享条件明显不足。

1.2 办公系统与档案管理系统没有融合

在城市管理领域，信息时代产生了海量、异构的档案数据资源，对于这些档案数据仍以传统思维进行管理，特别是由于办公系统与档案管理系统没有融合，日常流转完毕的文件基本不能实现即时归档和同步提供利用，甚至需要等到年度结束后重新打印纸质文件，重新分类整理归档，重新做数字化扫描、加工与编辑数据，重新上传系统，文档管理不同步造成人力、物力资源浪费，导致归档时间滞后。经过重新整理的档案信息虽基本可提供人工查找，部分已著录编制、可以提供计算机查找，但在全文数字化、精确检索等方面存在困难。

1.3 数字化成果不齐全不完整

档案工作的终极目的是提供利用。以笔者所在单位为例，单位城市管理档案的利用方式长期以前往档案室手工翻阅实体档案为主。2012年开始，文书档案虽做了分类整理和计算机著录，并购置了专门的档案管理系统，但是通过系统查询和数字档案室查询仍不普遍。2012年至2017年，档案数据库里有文件目录，但文件数据不全，不能找到与目录对应的全文数据。2018年，区档案馆建成并上线数字档案馆、数字档案室系统，单位文书档案基本可以从系统里查询检索目录，系统中也有一部分数字化成果，利用城市管理档案时经单位档案工作主管的审批后可提供数字件或复印件。而单位科室形成的项目管理类业务资料，由于客观上数量大、内容杂，没有及时整理归档，更没有及时开展数字化并将数字化成果上传，造成数字化成果不齐全不完整，给查阅利用带来困难。

2 智慧政府视域下城市管理档案工作发展路径

2.1 实现档案数据共享并保障数据安全

基于当前城市管理档案工作的现状和不足，笔者认为城市管理工作深入推进、实现档案规范化管理和高效利用，离不开建立健全档案管理领导机制、搭建档案管理网络、制定制度与工作标准、保障物质与人员等，逐步破解“信息孤岛”问题，实现部门内、部门与社会的信息资源共建与共享。城市管理智慧档案室以多元化的档案信息资源为基础，以档案信息资源管理平台为重点，以安全管理平台为保障，建立一个能充分感知和动态管理档案室运行数据的城市管理档案数据中心，构建互联网、物联网和通信网于一体的综合网络体系，通过分层建设达到平台能力及应用的可成长、可扩展，创造面向未来的智慧档案室整体框架，实现档档相联、人人相联的目标，更智慧化地管理利用档案。上城区城管智慧体系下的档案室所使用的存储设备并不是某一个存储设备，而是政务云体系中的云储系统所带来的一种数据访问服务。当然，介质存储备份一样不可忽视，电子文件的保管和网络系统均存在不稳定的特质，数字档案室的数据一定要将介质备份作为一种制度，每一份数据必须做到备份三份，档案室防磁柜保存保护一份，日常提供利用一份，并异地保存一份，每年进行数据检测，如果发现问题档案室应立即进行处理，以免数据丢失。

2.2 不断优化完善档案管理制度和标准

标准体系是实现城市管理智慧档案室数据资源共享的关键，城市管理档案工作应参考智慧城市建设和管理的相关标准体系制定符合工作发展实际的标准体系，推进档案数据采集、交换接口、访问接口、数据质量、安全保密、权限设置、数据开放等关键共性标准的制定和实施，开展标准验证和利用试点示范。城市管理智慧档案室的建设和科学发展依托必备的物质条件和具有相应业务素质的人员，同时建立健全档案管理制度体系和标准化体系，其建设要综合满足档案集中管理所需要的档案室面积、设施设备配备、档案管理人员（包括综合档案负责人及各科室档案经手人）及信息技术人员的配备培训培养、通信网络基础设施等软硬件创设和投入，领导的支持、决策和重视程度、投入；规范档案数据标准体系，建立健全以智慧档案室为统一领导管理核心的档案管理网络和档案互联互通公享服务平台；综合协调、推进管辖范围内跨地区城管系统档案室信息资源的纵向集成与跨部门档案信息资源的横向集成，切实推动档案管理信息化、科学协同和安全规范的应用，让档案信息资源在不同地区、不同部门、不同科室的城管办公网络系统中自由流通，真正实现城管档案信息资源共建共享，能即时抓取入库和提供利用。

此外，还要根据现有规章制度做好档案工作。应根据《电子档案移交与接收办法》《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》《纸质档案数字化规范》有关标准，加强数字档案资源管理；利用互联互通、物联网、云计算等，即时抓取有效档案数据、随时扩充档案信息量、同步整理分析、及时分类归档，以随时提供利用，为智慧城管提供准确全面的信息保障，充分发挥电子档案和档案大数据的利用价值及智慧档案室的创建价值，同步在完善利用中进一步优化发展智慧档案室的功能。

2.3 配备专职专业档案管理人员

城市管理档案工作在享受国家提供的智慧基础设施同时，也要投入满足需求的人力、财力和物力，特别要加大人力的投入。这是因为在大数据时代，物联网、云计算、大数据分析等信息技术普及应用，档案信息化建设、档案数字化改革快速推进、不断深化，需要基础设施和技术环境的支持，更需要专业人才的引进和对人才的再教育。根据智慧档案室创建和管理发展的需要，配备符合专业管理要求的档案人员和信息设备技术维管人员，并重视针对工作人员的继续教育培训，使城市管理档案工作朝着规范化、标准化、科学化、现代化、信息化方向发展。档案室要完善人才管理机制，落实各项人才政策，创建良好的人才发展环境。首先，要建立与上级及平行主管部门、高校、科研院所中的相关专家学者的长期合作，充分发挥专家学者在智慧档案室建设中的咨询顾问作用，为智慧档案室建设建言建策；其次，要积极开展继续教育，对档案室现有工作人员开展多渠道、多层次、多形式的信息技术技能培训，强化各级人员的档案信息化意识和责任，创造条件让档案室工作人员与时俱进，适应智慧档案室管理利用的发展；再者，要依托社会化教育资源，开展新信息技术和智慧档案室建设等方面的教育培训，提高整体认知水平，提升应用能力。

2.4 建设智慧档案室组群

做好城市管理档案工作不是一蹴而就的，工作中也不能闭门造车，而是应当顺应社会发展趋势、跟上时代发展潮流，不断提升档案信息数据存储量、不断提高管理水平、不断优化档案服务，特别要注重加强与社会各界的联系，积极为社会各界提供高质量档案服务，最大限度发挥城管档案的价值。随着智慧城市建设的不断推进，档案工作要直面多元多渠道收集、甄选、加工、分析、综合管理和提供利用的工作现状，不断加以完善，随着时代的变迁以及城市管理行政、业务的变更扩充及管理需求，不断提升档案管理水平和档案信息化、智慧化的服务效率，从而发挥档案最大价值。根据笔者设想，单位各个科室的档案室在单位综合智慧档案室的领导和管控下，日趋提高全面化、数字化、智慧化和专业化程度和水平，针对不同的业务管理，及时、规范地做好业务资料的收集整理工作，逐步处理好之前遗留的业务资料，及时完成新增资料的整理归档和数字化。由此围绕综合智慧城管档案室，建立一个完整全面、智慧又各有所长的智慧城管档案室组群，为智慧城市建设提供准确、海量的城管档案信息支持。