文·郑作川

近几年，我国市场经济体制机制不断健全完善，大中型企业人力资源档案管理工作，在各级档案管理部门的监督指导下，档案管理制度得到进一步完善，业务水平有了长足进步，档案工作得到迅速发展。然而小微企业由于起步晚、规模小、信息技术落后、资金周转缓慢等原因，在市场经济竞争中处于劣势地位，造成了档案工作尤其是人力资源档案工作发展明显滞后于其经济效益的增长。面对小微企业人力资源档案工作出现的新问题、新情况，档案管理部门要与时俱进，采取有力措施，加强业务指导，帮助其突破制约人力资源档案发展的瓶颈，改变档案发展不平衡的现状，促进小微企业人力资源档案工作全面发展。

一、小微企业人力资源档案工作滞后瓶颈分析

（一）档案法制意识淡薄，档案管理制度不健全

许多小微企业来源于三五人的合伙公司。企业创建发展过程中，始终把经济效益放在首位。在一切“以经济效益为中心”的理念影响下，小微企业的人力资源档案法制意识淡薄，企业管理层很少有人了解档案法律法规和档案管理的规章制度，漠视人力资源档案工作的开展，忽视人力资源档案人员应有地位和作用，致使企业很难落实档案工作机构、档案存放场所和档案人员责任。小微企业人力资源档案无人监管，无人具体去干，档案资料长期不归档，遗失损毁现象严重。也正是由于企业不重视档案工作，忽视档案收集整理保管，不充分利用档案信息资源，参考过去经验，解决现在的问题，导致企业发展更加困难。

（二）企业经济效益较差，无力顾及档案工作

近几年，国家虽然采取了一系列促进小微企业健康成长的政策和措施，让小微企业的经济实力有所增强，档案工作开始初步建立。但受去年新冠肺炎疫情的影响，企业受到巨大冲击，再加上部分企业管理效率低、资金周转困难，经营粗放混乱，导致效益不景气，企业根本无力顾及档案工作。档案工作首先被搁置，档案工作人员被裁减，企业人力资源档案无人问津，严重制约了小微企业人力资源档案工作的发展空间。

（三）档案人员业务素质较低，档案工作难以开展

目前，小微企业人力资源档案人员业务素质普遍较差，档案业务不熟，档案工作开展困难。每年，档案主管部门为了提高小微企业人力资源档案人员的业务水平和工作能力，确定专门时间和人员，拿出大量的财力物力，无偿对企业人力资源档案人员进行技能培训，以防止出现企业档案工作被动局面，但有些企业以各种理由拒绝派人参加学习培训。企业人力资源档案人员得不到正常培训，这影响了其业务水平的提高和归档工作的开展，削弱了企业档案管理工作的发展势头，无法为企业高质量发展提供强有力的智力支持。

（四）档案利用价值发挥不明显，造成档案工作步伐滞后

人力资源档案是企业重要的信息资源，是企业的无形资产，但因档案形成的特殊性，使其价值常需要开发才能被挖掘出来。大多小微企业一般成立时间较短，企业人力资源档案利用率相对较低，档案的价值没能得到充分体现，因此很难让领导层下大力气去抓档案工作。档案疏于管理，档案人员不作为，常给企业造成不可挽回的经济损失。如有一外贸企业，由于受国际国内市场萎缩的影响，订单数量急剧下滑，周转资金链断裂，企业被迫申请破产重组。由于企业档案尤其是人力资源档案材料严重缺失，责任划分不清，给法院处置企业资产增加了难度，也一定程度上造成了国有资产的流失。企业人力资源档案的利用价值以这种方式体现出来，代价太大。

二、加强小微企业人力资源档案工作管理的措施

（一）依法治档、提高认识，落实档案法律法规

更新观念，提高认识，依法治档，是做好小微企业人力资源档案工作的前提。党中央提出全面依法治国的理念，为依法治档工作提供了机遇和挑战。企业要发展进步、提高经济效益，必须依法经营、守法经营，各项工作必须协调共进，不可偏废一方。因此，要加大小微企业人力资源档案工作的宣传力度，统一思想，凝聚共识，落实好档案法律法规的执行。在小微企业创建之初，档案管理部门就应当实时跟进，制定规划，加强指导，夯实基础，使企业人力资源档案工作成为制定企业发展战略的重要依据。要用企业发展和破产的正反两个方面的典型事例，提高有关人员做好企业人力资源档案工作的自觉性、必要性和紧迫性。要通过大量案例分析，指出企业重视人力资源档案工作不是权宜之计，而是关系到企业生死存亡的重大问题。要求小微企业要贯彻落实《档案法》，用《档案法》来规范约束档案工作行为，维护法律的严肃性。同时，小微企业要及时把握市场机遇，抓住发展机会，克服在管理体系、人才配置和资本运作方面存在的问题，使企业人力资源档案工作得到良性发展。

（二）加强领导、规范管理，稳步推进档案工作发展

档案主管部门要加强对小微企业人力资源档案工作的组织领导，建立健全组织领导体制，为小微企业人力资源档案工作常态化发展，提供坚实的组织保障；要把小微企业人力资源档案工作发展列入工作发展规划和年度计划，列入重要议事日程；要协调与企业主管部门之间的关系，加强与小微企业之间的联系，并纳入年度工作总体考核；要加强监督指导，使小微企业建立健全档案网络体系，建章立制，规范管理，落实责任，真正做到档案工作有人问、有人管、有人干。小微企业要加大对档案工作的投入，加强软硬件设施建设，在人力、物力和财力等方面与企业长远经济发展相适应；成立综合档案室，按照企业人力资源档案管理标准，抓好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等事项；有条件的企业要配备现代化的管理设备，高起点、高标准管理档案。小微企业一定要站在企业发展的长远角度选拔档案从业人员，并建立奖惩考核机制，在评先树优、工资福利增长等方面，要优先考虑，促进小微企业人力资源档案工作顺利发展。

（三）攻坚破难、综合整治，促进工作水平整体提高

小微企业人力资源档案工作是档案主管部门容易忽视的一个环节，档案主管部门、企业管理部门和企业要共同努力、攻坚破难、综合整治，使小微企业人力资源档案工作再上等次，档案工作整体水平有所提高。要有计划地抓好档案人员的岗前培训，使他们具备基本立卷知识和管理档案的能力，尽快适应本职工作需要；业务指导要及时跟进，面对面的讲、手把手的教，“走出去”与“请进来”相结合，进行全方位的督促指导。档案工作人员要克服畏难情绪，解决好人员少、业务重的矛盾，处理好集中立卷和重点指导的关系；加大档案执法监督力度，依法行使《档案法》赋予检查权力，开展好集中检查和不定期检查工作，发现问题及时纠正；积极开展档案工作科学化管理，落实“档案工作业务建设评价”考核体系，以此为总抓手，每年都要有计划抓好几个小微企业，重点推出典型示范点，通过典型引领作用，以局部带动整体，推动小微企业档案工作的全面开展，扭转档案工作被动局面，使小微企业人力资源档案工作进一步制度化、科学化、现代化。

（四）拓宽领域、服务利用，有效发挥档案价值

小微企业档案信息资源是企业生产、加工、销售、服务全过程的真实记录，具有重要的参考凭证作用，但大量档案信息资源管理缺乏系统性、准确性、完整性。在人力资源档案管理方面，小微企业要进一步拓宽档案利用服务领域，把企业的“死档案”变为“活档案”，体现出档案信息的利用价值；要做好人力资源档案信息的普查登记整理工作，编研紧贴厂情的档案资料；要认真编制实用性强、操作性强的档案检索工具，区分使用对象，实现个性化服务，拓宽档案资料的服务空间；加大小微企业对人力资源档案资料全文数字化扫描处理的力度，采取现代化管理和检索方式，节约管理查档利用时间；企业人力资源档案人员要有责任意识和职业道德，正确处理好开放利用和防止泄密关系。企业通过采取一系列规范人力资源档案具体措施，为经济效益提高提供详实的档案资料；要提供多样化的人力资源档案前端服务，为开发新产品、改善经营方式、降低生产成本、增强抗风险能力，提供强有力的信息支撑，夯实人力资源档案管理的物质基础。

随着国家宏观调控政策落实，新冠肺炎疫情状况平稳向好，各地贯彻复工复产、保就业保民生等积极的财政帮扶政策，制约小微企业人力资源档案工作发展的障碍会逐渐减少，小微企业生存环境会逐步改善，人力资源档案粗放型管理或者延续以往传统模式正在改进，同时档案信息化技术逐渐成熟，相信越来越多的小微企业会跨越式提升人力资源档案信息化建设步伐，为人力资源档案工作整体水平提升打下基础。