文·刘淑妮 陈香

新修订的《中华人民共和国档案法》（简称新《档案法》），自2021年1月1日起正式施行，是我国档案法制建设进程中的一个里程碑事件。恰逢“十四五”规划启动和后疫情时代，作为新时代档案人，我们应以高度的政治自觉、法律自觉和职业自觉，学好《档案法》，洞悉各个版本《档案法》间不变的原则和变化的内容，不断强化档案法律意识，做知法守法普法的档案人，为档案事业走向依法治档奠定基础。笔者重点着眼梳理和总结其内容上的四大重要变化，融入自己的点滴思考，管窥这些变化可能带给我们的深度思考和启发，探寻档案工作未来发展的方向和路径，以期能对档案同仁们广泛、深入、持续地学习《档案法》有些许的帮助。

一、档案信息化建设的变化与思考

（一）将档案信息化建设纳入信息化发展规划

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，我国的信息化程度越来越高，数字中国、智慧城市、数字校园等字眼频频走近大众视野，但是我国档案事业的信息化水平相对滞后于整个社会的信息化水平。新《档案法》第三十五条“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”，为档案信息化建设自上而下的系统性、规范性和全局性进行了顶层设计，对档案馆数字资源建设中信息分散、各自为政、兼容性差、壁垒重重等问题的克服开启了统筹谋划的闸门，使部门间的破局、融合、协同与共治有了法律依据。因此可见，新《档案法》将档案管理提升到档案治理的高度，这为档案信息化建设的开展创造了利好条件。

在数字环境下，大数据管理机构的出现，对档案部门的生存发展带来了挑战和机遇，一些具有敏锐先觉意识的探索者，主动破困局寻契机谋发展。如山东省档案馆主动把山东省大数据局的某些信息数据通揽门下，开启了档案部门加强数据融合顺应时代发展的先河。所以在转型发展中，档案馆要立足信息化，将各类符合档案要求的数据资源纳入档案信息化建设范畴，并利用大数据分析处理等技术，提升数据资源转换为知识信息的能力，加速档案馆由数字化向数据化、知识化、智慧化层面的提升和转型，让数字档案馆逐渐走向智慧档案馆。

（二）明确电子档案的法律效力

新《档案法》第三十七条提到，只要电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，就具有和传统纸质载体具有同等的法律效力。这为档案单轨制运行、单套制归档提供了法律依据，电子档案进入加速通道后，未来档案库房有可能会被服务器所替代。这就意味着摆在档案人面前需要攻克的难题愈来愈多，比如在电子文件管理的过程中如何提取元数据？元数据到底是什么？技术上如何保障电子文件的真实、完整、可靠和安全性？如何利用全过程管理理论、前端控制思想管理好电子文件？数据信息保存到哪种介质上更具耐久性？数字档案如何长期有效保存，等等。为解决诸多问题，国家档案局近几年也在逐步健全完善电子文件方面的法规，制定《政府网站网页归档指南》《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式要求》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》等规范要求。但由于电子档案是新生事物，这些法律法规虽具指导性，但实操性不强。这就要求已经习惯于传统档案管理模式的档案人，要守正创新、求新求变，深入研读和思考这些规范举措，并在实践中努力探索多元化的电子档案归档模式。在理论和实践的碰撞交融中，不断修炼自己的专业思维，提升业务素养，强化职业自信，事先做好电子文件归档管理方面的知识储备，待时机成熟时，努力实现归档文件从双套制到单套制转变。

（三）鼓励档案数字化和数字档案馆、档案信息资源共享平台建设

新《档案法》第三十八条、四十条、四十一条都分别提到“档案数字化”“数字档案馆”。由此可见，国家鼓励和支持数字档案馆建设的力度之大，信息化建设也将是以后档案工作的重中之重。因此，档案馆要继续加大存量数字化、增量电子化、全文数据化的建设，建立一个蕴藏多级、多元、多中心关系的档案数据网络中心，以数据赋能未来更多的智能化数据开发、利用服务，并努力实现档案数字化到数据化、知识化的跃升。要注重数据的整合、分析与挖掘，将档案信息化建设开展的更有深度、广度和温度。如近几年长三角三省一市所启动的异地查档共享民生档案资源就是初步的实践探索[1]，便民服务得到一致好评。所以对于档案馆而言，无论是对档案管理系统的升级、档案逐步数字化，还是加强与业务系统对接、电子文件的收集等，都是在夯实数字档案馆建设的基础。未来摆在档案人面前的使命和责任，就是建成实用高效的数字档案馆，并最终实现数字档案馆向智慧档案馆的跨越。

二、推动档案开放和利用的变化与思考

（一）缩短档案封闭期

新《档案法》第二十七条，提到“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化类档案，可以少于二十五年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放。”这比旧《档案法》的档案封闭期30年缩短了5年时间，一定程度上会加速档案开放服务的速度。传统档案馆对档案开放期限一直持保守态度，这与档案资源的特殊性和复杂性不无关系。新《档案法》对档案开放期限的调整，是对开放档案理念的一种突破性革新，再加之网络查档逐步实现，让档案利用服务的前景值得期待。笔者曾登陆过上海档案信息网的数字档案公共查阅平台，体验和效果都非常好。在系统注册登录后，可以看到目录查询、数字全文、史料编研三个板块，其中目录基本实现了馆藏全覆盖，数字全文、史料编研还处于分步、有序实施阶段。查阅档案时，如果是开放档案可以直接浏览全文，这大大节省了利用者的查档时间，也提升了档案馆的服务水平和效率。因此，加速档案的开放利用，这也将成为未来档案馆需要努力的方向之一。

新《档案法》第二十八条还明确提出：“档案馆不按规定开放利用的，单位和个人可以向档案主管部门投诉。”可见，新《档案法》充分关注了公民利用档案的权利，强化了档案馆提供档案利用服务的职责，避免因为利用手续的繁琐而影响立档单位归档和民众利用档案的积极性。

因此，档案封闭期从30年到25年的转变，不只是一个数字上改变，也是档案馆为民服务思路的改进，希望让越来越多的人可以共享档案事业发展成果，这是档案工作与时俱进、创新求变回的一种必然选择，也是档部门服务发展、服务群众的重要体现。

（二）增设档案馆对突发事件的应对和提供支持的规定

新《档案法》第二十六条明确：“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案的收集、整理、保护、利用工作机制。档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。”此条款的增加，是档案人针对因经济活动全球化、科学技术复杂化、自然环境脆弱化而导致社会突发事件频发的理性应对，是在传统的档案管理理念中融进了风险管理意识，必将使档案工作更加适应于社会发展的需求。比如新冠疫情突发后，档案人主动作为，让档案发挥了重要资政参考作用。抗疫初期，北京小汤山医院建设的基建档案助力雷神山和火神山十天拔地而起，创造了中国速度，让世界为之惊叹，也唤醒了档案人对重大突发事件档案收集的重新认知和思考。

同时，将突发事件档案的收集、整理、保护、利用工作机制建立融入法律条文，也是国家层面加强档案馆社会责任的体现。新《档案法》颁布不久，国家档案局关于《重大活动和突发事件档案管理办法》（第16号令）出台，对重大活动、突发事件等的档案收集与利用提出了具体要求，可见国家对此重视程度之高，现实意义之深远。

目前突发事件档案因牵涉部门多、时限性强、归档机制不健全等因素，常游离于常规归档范围之外，因此此类档案资源甚是匮乏。但因其更具代表性、典型性和稀缺性等特点，是档案部门建设与新时代经济社会发展相适应的档案资源体系的迫切需求[2]，必将成为未来各档案馆重点建设的资源体系之一。因此档案馆要进一步加强突发事件档案业务的规范化、常态化及制度化，提升档案人和档案工作应对突发事件的融入度和作用效应。

（三）鼓励通过多种方式开发和宣传馆藏档案

新《档案法》第三十四条明确：“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。”这是推进文化强国建设、增强文化自信的国家意志体现，同时这也是国家首次将档案宣传列入法律条款。数字时代，在注重档案收集、优化馆藏档案的基础上，更要注重档案的深层次利用，对档案数据进行细粒度治理，深度挖掘并形成更多的档案知识精品，打开尘封的文化宝库，让档案“活”起来，让档案馆成为“知识库”和“思想库”。因此，档案人要不断修炼自身的第三只眼睛，即透过档案信息数据的表面，去透视它背后的本质和价值，并加大宣传力度，督促档案事业高质量发展。未来，档案人不仅要干的好，更要宣传的精彩，要充分利用好微信、微博、微视频、微电影等受众面广、粘性大、传播力强的社交媒体，将其与档案工作有效交融，擘画文化强国大背景下档案宣传多元的格局[3]。“让历史说话，用史实发言”，充分发挥好档案的文化和社会教育功能，为档案事业发展营造良好的舆论氛围，让档案工作更具时代影响力。

三、加强档案安全机制的变化与思考

新《档案法》第十二条、第十九条、第二十、第二十六条分别提到了：档案工作责任制、档案安全工作机制、安全风险管理、涉及国家秘密的档案的管理和利用、健全突发事件活动档案应对管理机制等，这都在提醒档案人要警钟长鸣，拥有“大安全”思维。

新《档案法》第四十四条，明确档案馆应采取一定的措施保障档案信息安全，防止信息泄露和损毁。不论是纸质档案还是电子文件，都要保障档案信息内容的真实性、完整性、可用性和安全性，入库的纸质档案禁止删、增或改，要采取措施保障电子档案在安全可信环境下管理和运行，确保电子档案管理安全、过程可溯、长期可用。在网络环境下的档案信息安全，需要从网络层、数据层、应用层、工作人员的安全意识等多个层面来加强防范，定期对电子档案管理系统、网络设备、服务器、安全管理设备等软硬件进行安全检测[4]。在档案的开放和利用中，也要遵守相关法规，尤其是涉及知识产权和个人隐私的相关规定，确保档案实体及信息的绝对安全。

四、加强档案监督的变化与思考

新《档案法》第四十二条明确，档案主管部门可以对档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织的档案工作责任制和管理制度落实情况，库房、设施、设备配置使用情况，档案收集、整理、保管、提供利用情况和信息化建设及安全保障等进行监督和指导。此条款加强了档案主管部门对所管辖区域范围内档案业务的监督、指导的属性和职能，更加强调主动服务和主人翁的服务思维意识。监督指导内容要注重宏观和微观的结合，方法上注重责任和措施的落实。同时，监督指导也绝非是单向性的，来自监管对象的真实反馈对于档案主管部门进一步完善监管的方式方法、内容体系都非常有益。通过良性互动、开放式双向反馈机制，可以调动归档业务部门的工作主动性、思维意识的提升、工作质量的改进。另外，要进行专业化可行性的监督指导，就需要监管者深耕档案业务、修炼好内功，具有严谨而扎实的技术、理论和实践支撑[5]。

不难窥见，修订后的《档案法》内容更加充实和完善，为档案工作的变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障，且明确了档案工作要从“自上而下垂直化的档案管理”走向“管理制度扁平化、信息传递平面化、更重协作、协调、融合、共享的档案治理”层面，这是国家对档案事业发展的新定位、新目标、新要求。首次以行业最高法的形式明确了党对档案工作的全面领导，体现了机构改革后充分发挥党管档案工作的体制优势[6]，预示着档案事业未来可期，也意味着档案人使命在肩，责任重大。