企业经济合同管理中存在的问题及建议

2021-11-24李睿

商业文化 2021年28期

李睿

经济合同管理作为企业管理的重要组成部分，对规范企业对外经济行为，维护企业合法权益，提高经济效益，具有不可估量的作用。本文通过对经济合同管理中存在的问题进行展开分析，并提出具体的解决策略。

纵观现阶段企业经营管理的全过程，绝大多数需要与其他企业之间展开积极的经济合作关系，而对签订的经济合同的管理则是保证交易合作各方经济权益的重要条件。健全的经济合同管理不仅能有效地避免不必要的诉讼，还能预防不特定的法律风险，对增强企业竞争力有重大意义。

经济合同管理的必要性

市场经济是法治经济，企业的经济往来主要是以经济合同的形式来呈现，所以对经济合同的管理十分必要，这也是市场经济条件下的必然要求。其必要性主要表现在：1.规范企业的经营行为，有利于企业运用法律武器维护自身合法权益，企业要想稳居市场就必须用法律手段来保护自己，真实有效的经济合同是受法律保护的，如果产生纠纷，经济合同将是最有力的证据。2.有利于改善企业管理水平，经济合同的管理既是动态的亦是系统性的，且企业的经营活动往往涵盖不同的领域，与之相关的各部门都将会被纳入合同管理中，经济合同管理能力的高低势必直接影响到企业的管理能力。3.有利于企业降低市场风险，树立商业信誉，由于企业对经济合同的管理是贯穿于整个经济业务中，有些合同甚至是长期合作，有可能出现之前谈妥的内容条款不适用于现今的法律法规，高效的合同管理可以适时地更正补充内容条款，减少企业不必要的损失。

企业经济合同管理中存在的问题

对经济合同事前的审查重视不够

这主要是由于缺少必要的市场评估造成的，同时也有关于与签订合同的双方或者客户之间缺少专业的资格预判和审核等原因而导致。如在合同正式签订前，对于合同中另一方的诚信状况、履约能力等情况没有做出翔实的调查和了解，无法掌握全面的数据信息，将会为合同的履行埋下安全隐患，增大企业在交易过程中可能需要承担的损失。或者企业在签订经济合同前未对合同内容反复推敲，若合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能使企业的合法权益受到侵害。

经济合同没有统一归口管理

经济合同是签订双方就某项经济业务达成的契约并得到双方签字认可，是具有法律效力的，如果当事一方未能按照合同履约，另一方有权要求索赔。目前我国企业的经济合同涉及领域范围广、内容繁多、专业化程度较高，因此将合同归口管理尤为重要。但多数企业要么尚未制定严谨统一的合同管理制度，要么即便制定了相应的管理制度，却在执行中不能严格遵守，使制度流于形式。而且企业各部门间存在职责不明确的情况，容易形成多头意见，责任推诿的现象，有的部门间还缺乏有效沟通，不能实现信息共享。另一方面合同管理人员素质不高，业务不精通，系统的法律知识淡薄，对经济合同的签订把关不严，无法对合同中涉及的法律问题做出专业预测，从而为经济纠纷的发生埋下伏笔。

经济合同履行监控措施不力索赔困难

企业在经济合同履行过程中，常常会发生客户不能按时支付货款或有意拖欠货款的情况，导致企业的应收账款逐渐增多，極易形成坏账风险，如果企业对合同履约、支付等情况的检查和监督不力，将会极大地增大自身所承担的经济损失。所以，企业对经济合同履行过程的有力监控，不但可以保障合同的顺利履行，还能通过监控措施及时知道合同的履行进展情况，有无阻碍合同履行的因素，以防范发生违约行为。

完善企业经济合同的有效对策

健全企业经济合同管理体系

在现代激烈的市场竞争环境下，企业的经营活动难免具有一定的复杂性，完善的经济合同管理体系是保障企业良好发展的前提。

首先，企业应健全经济合同管理制度并予以贯彻执行。企业应根据现有相关法律法规的要求结合自身实际情况，出台或制定相应的合同管理制度，明确经济合同管理监督各方的工作职能、签订合同的适用范围和条件，以及合同的审批权限等，主要包括合同对方的主体资格、合同的登记与审查、合同专用章管理及合同履行与纠纷处理等内容，并针对经济活动中的关键环节制定具体的工作流程，明确要求，规范实施。

其次，实行经济合同归口管理。一般企业签订的各类合同都将涉及大量的法律专业知识，在大型企业中应设立专门的法务部门进行归口管理，这样可以最大限度地降低合同风险；同时还应建立各部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，协调各部门在经济合同管理中存在的职能交叉问题，加强部门间的信息沟通，更好地维护企业自身权益。

最后，加强对经济合同归档的管理。企业经济合同归档管理是合同管理体系的重要组成部分，对完善企业合同管理体系的规范化、制度化有促进作用。企业的经济合同档案应由归口管理部门负责登记管理，应设置合同统计台账，详细登记合同的订立、履行和变更情况，各部门可在其权限范围内进行查阅，对涉及商业机密的合同应采取保密措施。另外，还要定期对合同档案进行整理核对，每年末对合同的履行情况和重大合同的具体执行情况进行评估分析，对于评估分析中发现的不当之处应及时加以改进。

加强企业经济合同全过程监管

企业应对经济合同自签订、履约至完成全程进行管理监督，这可以保证合同始终处于有效可控状态。第一，经济合同订立阶段。企业在订立合同前应明确签订合同的经济活动范围和条件，严格审查对方当事人的能力和资质，对涉及专业技术性强的经济业务应组织熟悉业务、法律、财务的人员参与洽谈，以保证合同的有效性。同时加大对合同的审查力度，严格遵守工作流程，审查合同内容是否符合企业的经济利益，合同的权利义务、违约责任等是否明确，避免工作中出现漏洞。第二，经济合同履行阶段。企业应强化对经济合同的履行实施监控，首先企业自身需以诚实守信为原则严格履行合同，在跟踪检查合同执行中的进展情况时，若发现对方无法按时履约，应及时按规定程序办理合同变更或解除合同，与经济活动相关的合同应同时留存财务部门作为账务处理的依据。第三，经济合同纠纷管理。当企业发生合同纠纷时，应及时保留法律证据，并在规定时效内与对方协商解决，若经协商无法达成和解的，应当根据合同约定积极准备仲裁或诉讼的应对方式，以期将企业的损失降至最低。有条件的企业还可以尝试大数据云端化的经济合同管理，它对于合同种类繁多、收付款确认追踪、合同档案统计分析及数据共享等方面有长足的优势，并且审批流程灵活，调阅检索功能强大。

增强法律意识培养高素质经济合同管理人才

目前部分企业在经营管理中法律意识比较淡薄，而经济合同的签订又涉及相当专业的法律知识，因此，企业应加强对员工法律素养方面的培训，普及法律知识，引进优秀的法律人才。由于合同的履行阶段通常牵涉到财务部门的结算业务，这就对财务人员的专业技能提出了更高的要求，需要财务人员不仅能精通财税业务，还要有将财务与法律、业务等相融合的能力，一方面财务人员要拓宽认知领域，即财务人员的眼界不能只局限于数据、报表、会计准则和税法的规定，而要放眼于客户、竞争者及行业政策和商业运行模式，努力做到由专才向通才的转变。另一方面，财务人员要能帮助企业从单纯的财务数字中捕捉到有价值的信息，进而转化为对业务决策有价值的建议，如针对经济合同履行过程中可能出现的违约情形及时做出预警提示，应签订书面合同而未签订的，财务人员有权拒绝付款，以规避风险，降低损失。