一、档案管理的重要性

资料存档管理已成为记录事实和记录历史的重要工作。档案的真实性成为人们未来继续审查和研究的基础。在当今社会进步的背景下，档案管理不仅需要详细记录相关信息，还必须充分发挥其积极作用。为了有效提高档案管理的效率，帮助学校提高市场竞争力，必须做好档案管理和战略规划工作。高校应同等重视对档案的管理工作，明确档案管理的意义所在。档案不仅是领导决策、工作证明、科学研究和基础设施、设备配置等方面可靠数据的基础，而且还是历史参考和促进创新的重要资源。高校档案管理对于参与研究也是必不可少的，具有实际和长期的历史意义。高校档案是教学、科研、党政管理的全面收集，为学校的未来发展提供了基础，并反映了学校的有效性和课程设置。档案所记录的信息是客观真实的，具有强大的吸引力。做好学校档案管理，我们必须随时检查数据库，必须严格避免随意操纵文件的现象。这是管理档案要注意的项目。随着教育和教学改革的不断深入，对学校档案管理的要求越来越高。为了使管理者管理更加科学，管理者需要进行长期的探索和重复性实践。

二、高校档案管理中存在的问题

（一）高校档案管理员思想认识不到位。当前，高校档案管理中重要文件存档的意识较弱，导致高校档案非良性循环。近年来，高校领导将精力集中在振兴学校建设上，中心任务是改革、发展和建设，重点放在民众支持项目和政治成就项目上，档案管理工作被搁置。在高校领导的思想中，档案管理工作好坏与学校发展之间的关系并没有多大联系，档案管理工作好坏不影响学校的核心工作，也不影响学校的政治表现。高校领导考虑一般管理和长期计划，提高现代档案管理水平；一些领导甚至认为档案管理工作是部门的事，对整理档案知识不够完整，对档案工作缺乏足够的了解。

（二）档案管理员缺乏专业素养。由于档案管理员工作量大，内部和外部事务复杂，因此，高校档案管理员基本上没有时间整理大量文件信息。而且，档案管理是一项艰苦的任务，需要良好的业务技能。许多高校档案管理委员会尚未专业研究。有人认为档案管理很无聊，甚至不利于个人发展。由于高校档案管理人员的频繁变动，档案人员的专业素质通常不高。一些档案管理人员没有经过岗前培训就去上班，而有些档案管理人员在受训后并没有立即接受档案管理交接工作，新手业务不熟悉，造成档案遗失。这对于高校档案管理来说，由于管理人员的整体专业素质低，所以高校不能很好地处理档案管理工作。

（三）档案管理工作不规范。就目前高校档案管理发展而言，存在高校档案管理员对档案管理不标准的现象。因此，造成高校档案系统实施规范化管理进程缓慢。当前，某些高校的档案管理员对档案管理相对混乱。他们认为学校的经济建设是一项艰巨的任务，也是一个困难的指标，而档案管理工作是次要的，因此，尚未对档案进行标准化管理，使档案仍然处于凌乱状态。另外，尽管一些高校已经建立了档案管理系统，但是由于档案管理员管理不当，造成档案管理很难正确收集和分类。许多高校档案管理制度不够健全；尽管一些高校已经建立了管理制度，但档案管理员并没有严格执行，没有标准化管理，也没有足够的人员对高校档案进行管理，不清楚档案管理的责任和任务，而且许多档案管理员缺乏必要的专业素质和基本技能；档案管理员没有强烈的责任心，导致高校档案的收集不完整，分类不及时，档案数据积累，损失严重；任何人都可以随意进出档案室并借阅文件。借出和退还档案文件不符合借出和退还程序，有时没有退还档案文件，导致文件中的数据消失；这严重损害了档案文件的真实性和使用价值；尽管一些高校建立了档案管理小组，但由于档案管理的实施不力，影响了高校有效和正常的档案管理工作。

（四）人才管理制度不规范。首先，高校档案管理员招聘机制不尽合理。伴随着当前市场化程度的不断加强，高校档案管理人员招聘的市场化程度不断提高，招聘工作存在着很大的主观随意性。其次，高校管理者对档案管理的总体规划缺乏必要的认识。在高校发展的过程中，高校的经营管理者忽视了档案管理规划的重要方面，把视线集中到高校的一些具体发展计划中，这样一来，忽视了高校档案管理的全局性发展，阻碍了高校的发展。

三、加强高校档案管理工作的对策和建议

（一）提高档案管理员的认识。在新的历史时期，高校必须着力建设社会主义和谐社会，充分认识档案管理工作在促进经济社会发展中的重要作用，同时要充分认识到，档案管理工作是促进政治文明、精神文明和物质文明协调发展的核心工作。高校必须切实加强对档案管理工作的领导，把档案管理工作列入领导者议事日程，增强领导责任感，认真贯彻落实问责制。

（二）夯实档案管理员工作基础。档案管理要求档案管理者具有高度的政治观念，广泛的知识和深厚的专业素养，并且必须适应现代社会中的档案管理。为了保证档案管理工作的正常发展，有必要保持档案管理员的相对稳定。同时，高校的档案管理员必须接受定期的归档操作培训，高校必须根据工作规格和职责对档案管理员进行监督和评估。档案管理员需要充满激情和活力，进一步扩大档案馆的工作影响力，提高档案馆的地位。所有高校都要按照标准和要求建立规范、全面的档案管理工作，购买必要的档案柜，并完善通风、照明、防盗、防虫、防潮、防火等辅助防护措施，进一步提高档案管理信息的级别并保护档案的安全性，确保档案信息不会丢失或损坏，并且保证档案信息不会泄漏。实践表明，建立完整的档案管理系统是有力的措施，也是逐步实现标准化管理的可靠保证。

（三）建立合理的档案管理标准。建立档案管理工作机构，明确档案管理具体的目标和工作。要认真组织高校干部学习和实施《档案法》，使高校充分发挥档案馆在促进社会发展和经济建设中的巨大作用。只有通过广泛的广告宣传活动，才能形成档案管理工作的社会共识和协同作用，并从根本上反映高校档案管理的价值。贯彻各项档案宣传教育法律法规，使档案工作与师生的日常生活紧密结合。在此基础上，解决高校发展难题，维护高校师生合法权益，稳定高校发展等等，积极开展档案宣传活动，促进建立长效档案管理机制，完善重要历史证据和对档案法律依据的认识。首先，各高校必须严格遵守国家有关档案归档工作法律法规，做好档案的收集、分类和归档工作，并严格执行鉴定，销毁程序和存档文件；其次，建立适当的档案管理系统，从收集和归档到统一的文件管理和日常存储，借阅和使用文件，应制定严格的档案借还系统；再次，为避免档案丢失和被修改，应建立和加强档案工作目标管理评价体系和问责制，严格程序，确保有转移记录；材料的输入和输出，以及记录和验证，能保证利用档案方便，提供的数据准确，有效限制了人为因素导致的纰漏，确保档案的有序管理。

（四）完善档案人才管理制度。第一，改变落后的人才招聘制度，选择具有档案管理相关知识的人员进行档案管理；第二，对在岗档案管理员进行定期培训和考核；第三，建立完善的激励制度，例如，对于优秀的档案管理员进行奖励，对于不合格的档案管理员进行惩罚。档案管理是一项高度专业的工作，要求档案管理员在工作中具有高度的责任感，良好的职业道德，认真的工作态度，愿意献身于工作的决心和热情。特别是理论知识和科学技术管理知识，应掌握使用现代技术和先进管理方法的基本档案管理技能。因此，面对新形势，迫切需要建立一支具有较强政治实力、专业技能、勤奋作风、纪律严明的高素质档案队伍。首先，每个高校都要选择好档案管理员。选拔具有高素质、综合性、积极性的年轻干部从事档案事业，丰富档案管理队伍。尽可能建立专职管理员并建立稳定的档案团队，支持档案文件管理工作，为他们提供良好的工作环境，促使他们对档案管理工作感到满意。其次，档案管理部门应加强管理员职业指导，组织档案管理员学习档案法律法规和业务洞察力，举办档案培训班，或动员档案管理员参加档案管理学习，交流档案管理工作。在日常的档案管理工作中，必须加强监督检查，建立健全档案执法制度，依法查处违法案件，实行制度化、规范化和标准化。

四、结语

随着国民经济和社会的发展，高校想得到全面发展，必须满足对档案管理的创新需求。档案管理员必须对档案管理的发展有深刻的了解，要在现有档案专业培训模式的继承和发展的基础上进行档案培训。应该对高校档案管理进行系统分类，为培养中国创新人才建立一个相对完善的模型。高等院校必须坚持“尊重人格，按才教育”“优先学习，匹配教育”“夯实基础，加强科研”“以人为本，营造氛围”等人才教育理念。只有培养具有创新意识、创新思维、创新能力和创新个性的创新型人才，才能够独立发现问题、分析问题、解决问题，并对当前高校档案管理提出新思路和新举措。