当前，高校档案信息化建设工作正在如火如荼地展开，档案的收集归档工作必然随着时代的发展逐步优化完善。目前，在高校档案收集归档工作中，一些环节依然存在漏洞和不足，距离档案信息化管理所需要的标准还有差距。基于此，本文就高校档案收集归档工作的优化展开研究，并提出优化的路径，以促进高校档案信息化工作水平的提高。

一、档案收集归档工作优化的意义

（一）档案收集归档工作优化为档案信息化管理奠定基础。信息化环境下，档案收集归档工作和档案信息化管理密不可分，收集工作是存储档案信息资源的重要途径，是做好档案工作的前提和基础，更为后续的工作环节做了必要的铺垫。传统上，档案的收集归档工作只是收集归档纸质的档案材料，而后进行整理、装订及上架；在信息化环境下，档案的管理方式发生了很大的转变，档案的数字化工作要求把档案中的重要信息录入计算机管理系统中，这就涉及档案归档的信息是否全面和规范。原则上，档案归档时需要提供移交清单，移交清单上应注明档案的各类主要信息点，而移交清单格式和内容是否规范有条理，会对档案后续的著录产生很大的影响，只有规范地移交清单，才能引导进馆档案有序梳理和分类编号，进而提高档案著录、数字化等后续工作的效率。同样的，只有著录规范并且内容完整、整理有序的档案材料，才具备信息化管理的基础，才能更好地发挥出档案的作用。

（二）档案收集归档工作优化是档案开发与利用工作的源泉。档案的开发与利用工作，是建立在馆藏档案全面丰富且整理有序的基础上的，在当今的信息化社会，档案的开发利用工作已经和信息技术紧密结合，许多有价值的历史档案以及各具特色的馆藏精品都是通过现代化的信息技术更好地被社会所利用。因此，在档案信息化管理的背景下，档案收集归档的质量显得愈发重要，对于档案收集归档工作的优化也因此显得更为迫切。目前，在高校档案实际利用工作中，我们可以发现，只有内容完整、分类有序、目录完备的档案资料才具有更好的开发利用价值。在档案信息化管理的状态下，利用档案管理系统，通过检索学生姓名、学号、班级或身份证号等信息，可以在数以万计的学生档案中查找到相应的信息，高效便捷，能迎合当前档案利用的需求。而要达到这种效果，就不得不在档案的收集归档方面下功夫，对归档材料信息的全面完整以及相应信息著录的准确性予以细致把控。只有信息完整齐全的档案材料才能进行精细化的加工整理和著录，进而通过数字化加工进入档案管理系统中，为档案的开发和利用提供更多的途径和渠道。

二、高校档案收集归档工作优化的路径

（一）档案收集归档工作的标准化。当前，高校档案馆应结合本校的实际情况，因地制宜地提出合理的方案。具体来说，高校档案馆可以采用以下方式推行这项工作。1.推行入馆档案材料的标准化。随着档案管理系统的推广使用，各高校普遍实施了传统载体档案管理和数字化档案管理相结合的模式，而档案管理系统中的数字化材料大多是由传统的档案材料加工而来的，因而入馆档案材料尤其是传统载体的档案材料整理规范有序很有必要。高校档案馆在进行档案收集归档工作时，应着重对校内各归档单位强调归档材料整理规范的必要性和意义，并严格把关，监督各归档单位档案的质量，对于整理混乱、材料疏漏严重的单位，要坚决劝其进行整改。高校档案馆可尝试在发布归档通知时一并发布档案归档整理的相关规范，相关规范应包含各类档案收集整理的具体操作规范、归档标准等要求，使得各归档单位有相应的规范可以参照执行。2.推行档案移交目录的标准化。高校形成的档案类型多样、载体各异，这使得高校的档案归档工作十分繁杂。目前，很多高校档案归档工作的状态常常是一个部门同时归档多种类型的档案，加之各部门兼职档案员的档案素养差异较大，在移交档案进馆的过程中，每个部门都各自按照自己的思路制作了移交目录，档案移交目录版式差异极大，内容细致程度不一。在当前高校规模不断扩大、校内各单位形成的档案材料不断增多的情况下，档案移交目录的标准化显得尤为重要。推行档案移交目录的标准化，需要档案馆与校内各归档单位共同推进，高校档案馆应针对各类档案材料制作规范化的移交目录模板，并对各归档单位进行有针对性的指导和帮助，使得档案移交目录的标准化工作顺利推进。

（二）规范各归档单位的档案移交手续。档案移交手续的规范，体现了档案馆自身的专业性，能给全校各归档单位起到潜移默化的示范作用。当前高校档案馆在组织档案归档过程中常见的问题主要有：部分归档单位在档案移交过程中没有规范的移交清单；移交时没有交接双方的签字；归档材料和移交清单目录不对应等等。这些细节看似微小，但实际反映出档案归档移交工作中的种种漏洞，长此以往，就会使得各个归档单位对档案的移交归档工作重视程度下降，造成归档工作随意而散漫，从而降低进馆档案的质量。因此，针对校内各归档单位，规范档案移交手续势在必行。

（三）对兼职档案员进行专业的培训指导。高校作为一个庞大的组织机构，学院部门众多，单纯依靠有限的专职档案工作人员无法对全校的各类档案进行直接有效的管理。目前，各高校普遍设立了兼职档案员，由兼职档案员处理本部门档案材料立卷归档的相关工作。鉴于部分兼职档案员在档案工作中存在的种种问题，有必要进行更为规范的培训，提升兼职档案员的档案意识和业务技能，高校档案馆可以在校内开设专题讲座，讲解档案管理学的相关知识，对档案的收集、整理、归档等环节着重进行解说，并对普遍存在的问题进行解答与指导。高校档案馆还可以派出专业人员，对部分存在问题较多、档案整理规范化不强的单位进行一对一帮助，帮助其进行档案的收集和归档工作，促使各归档单位的档案工作走向正规化、标准化。

（四）对各归档单位实行档案工作考核。高校档案馆作为负责学校档案工作的职能管理部门，应肩负起对校内各个归档单位工作情况的监督与考核工作。与此同时，学校层面也应加大对档案工作的重视程度，为高校档案馆顺利履行监督管理职能提供后盾和支持，避免档案馆自身在履行职能方面出现的软弱性，从而为档案的信息化管理夯实基础。长久以来，部分高校存在着这样一种思维，就是档案工作“说起来重要”，但实际却没有把档案工作摆在应有的位置。由于各学院各部门从事档案工作的人员往往是兼职而不是专职，兼职档案员经常忙于其他事务，忽略了档案工作，导致档案工作滞后，迟滞了全校的档案工作。这种状态与当前档案工作的发展趋势是格格不入、背道而驰的。因此，高校档案馆乃至学校层面要形成对各归档单位的考核机制，制定相应的考核制度和规范，并严格执行。只有对各归档单位形成有效的监督与考核，才能促使其将档案工作摆在相对重要的位置，进而从制度层面确保高校档案工作顺利开展。

（五）提升高校师生的档案意识。增强全校师生的档案意识，让师生在工作和学习中树立档案思维，这将会显著改善高校的档案工作。具体来讲，高校档案馆可以借鉴图书馆等校内其他部门的有益经验，在潜移默化中培养师生的档案意识，例如为师生开展一些公益性的讲座，建立微信公众号，发布一些档案小知识，或组织部分师生到档案馆参观等等，引导师生在日常的学习和工作中树立档案整理和归档的意识。通过这些方式，推动师生从自身做起，主动做好与自身相关的档案材料的整理工作，这样既能够让自己的工作更加有条理，也能够使兼职档案员的工作效率提高，从而提高各部门档案材料移交归档的质量，达到良性循环的效果。除此之外，有条件的高校档案馆还可以联合校史馆等机构，或依托自身的馆藏举办一些馆藏档案展览或专题史料人物展览，吸引师生参观，以此提升档案馆在全校师生中的认知程度，将“档案意识”印在师生心中。

三、结语

纵观档案事业的发展历程，我们可以清晰地认识到，档案工作必须紧紧跟随时代的发展潮流才能获得自身的发展。当前，高校的档案工作还有许多需要改进和完善的地方，这就需要高校的档案工作者发扬不怕困难、勇攀高峰的精神，把档案事业作为自己的事业，以此更好地适应新形势下档案工作发展的需要。