档案管理信息化建设是新时代背景下企业档案管理创新的必然，在信息时代背景下，人们的工作节奏加快，事业单位传统的档案管理已经不能满足时代发展的需要，在这样的背景下，如何实现事业单位档案的信息化管理成为相关人员需要思考和解决的问题。事业单位本身涉及的档案资料比较复杂，所有信息的收集、分类、管理环节比较复杂，将信息技术应用其中能够提升事业单位档案管理效率，从而为事业单位的长远发展创设更加有利的条件。

一、事业单位档案信息化管理改革的必要性

（一）节省资源，强化内部交流。随着数字化、信息化社会进程的加快，事业单位档案管理数字水平不断提升，事业单位档案管理数字化的实现不仅能够降低事业单位档案管理成本费用，而且还能够提升事业单位的工作效率，强化事业单位内部各个部门之间的沟通交流。

（二）事业单位档案管理顺应时代的体现。在物联网、云计算数字信息技术的完善下，各个技术形式开始被人们应用到档案管理中，事业单位档案信息化管理是其顺应信息社会发展的体现。

（三）满足事业单位改革发展的需要。事业单位制度改革离不开信息化平台的支持，在这个平台的支持下，能够为事业单位档案管理数字化建设创设良好的条件支持。

二、事业单位档案管理现状

（一）事业单位没有深刻认识到档案管理的重要性。受传统思想理念的束缚，长期以来，事业单位将发展的重点放在业务服务管理上，没有充分认识到档案管理工作对事业单位发展的重要作用。在事业单位发展的过程中，很多人员普遍认为档案管理工作无法为事业单位发展创造较多的价值和利益，由此也就没有为档案管理工作的开展提供足够的人力、物力和财力支持，降低了档案管理工作效率。

（二）事业单位档案管理人员水平不高。事业单位档案管理是一项系统化、复杂化的工作，具体要求档案管理人员不仅要掌握过硬的档案知识，而且还需要具备耐心、细心的品质。但是从当前发展实际情况来看，事业单位档案管理人员都拥有各自的工作，无法为档案管理付出足够的精力，且在档案管理工作薪资水平不达标的情况下，还会出现倦怠的心理。

（三）事业单位档案管理方式不合理。伴随信息技术和通信技术的深入发展，事业单位开始迈向信息化的方向，但是在档案管理的过程中，管理人员没有积极利用信息技术，事业单位没有培养和档案信息化管理相关的计算机维护人员。

三、事业单位档案管理工作优化发展对策

（一）重新构造档案管理业务流程。第一，优化业务流程。在事业单位档案管理的过程中，为了能够确保档案信息化管理顺利进行，在档案管理的过程中，需要相关人员采取必要的措施优化业务流程。首先，优化档案管理部门内部的业务流程，使各个部门在工作的时候都能够熟悉自己的岗位职责。其次，优化档案管理部门和其他部门的业务流程，强化档案管理部门和其他部门之间的沟通，从档案信息需求者角度出发优化档案信息检索、利用、处理和反馈。第二，实现档案业务标准制度化发展。事业单位档案管理标准化对档案管理意义重大，为此，在档案管理的时候要将档案流程标准以制度的方式固定下来，明确档案管理分工。第三，完善事业单位流动人员的档案管理。对事业单位的流动人员进行统计分析，根据统计分析结果对人员管理进行适应性的创新，一方面要加大对流动人才的档案保留管理，另一个方面要简化单位流动人员管理模式，制定出和整个单位相适应的流动人员档案管理方案，不断提升事业单位人员档案管理质量和管理效率。

（二）拓展事业单位档案管理服务能力。事业单位档案管理的本质是服务，档案管理服务能力是事业单位档案信息化发展的关键。因此，事业单位档案信息化管理的过程中要注重提升档案管理的服务能力。第一，拓展服务能力。事业单位以往的档案管理服务职能是检索、查阅，在信息化技术的支持下，事业单位档案管理要注重借助强大的信息技术功能来拓展档案管理功能，积极开展档案管理功能模块，借助先进的信息技术实现对档案信息的自动化归档管理、自动化筛选、自动化比对、自动化分析。第二，拓展服务内容。以往的档案管理服务内容更多的是被动等待，而在档案信息化管理模式下，档案管理人员需要积极利用先进的技术形式来拓展档案服务内容，将档案内容从被动等待拓展到主动提供，将档案信息从单纯的指导转变为教导，从普通的服务拓展到专业化、个性化的服务。在技术的支持下，还可以不断拓展档案的服务功能，在档案应用的时候和其他信息打造出一个清晰的对比模型，并在档案服务过程中增加其他服务功能，比如根据所查找数据信息提供对应的档案信息、在检索中设置高级检索，从而让档案信息使用者能够根据数据出现的年份和使用方向找到同类档案信息。

（三）打造档案管理信息化平台。第一，强化档案信息化平台的软件建设。软件是档案信息化建设的重要载体，为此，在档案信息化管理的过程中，需要相关人员注重软件性能和功能的完整性。事业单位在发展的过程中可以根据实际需要向第三方购买档案管理软件，也可以根据单位发展需求自主设计适合开发和应用的软件管理平台，使得档案管理软件在具备档案管理功能的同时，满足事业单位的业务发展特点。第二，强化资源信息的整合利用。在档案信息化整合管理的过程中，借助事业单位管理平台来整合各个资源信息，将档案管理工作纳入整个事业单位的管理平台上，在最大限度上发挥出档案管理信息化的重要价值。第三，借助人事档案信息网站进行管理。在事业单位档案管理的过程中，相关部门要和信息化管理部门协同合作，加快打造协同、完善、多元化的人事档案信息网站。在网站平台上以网页的形式将资源信息提供给相关人员进行查阅和咨询。在网站平台建设开发的过程中，还需要应用权限分级管理制度来对档案资源信息进行分级整合，通过整合信息更好地满足档案管理的安全需要，避免档案信息被不法分子随意使用。档案管理部门还需要积极和网站运营公司协同联系，在档案信息网站设计、建设的过程中，要注重制定出规范的标准。

（四）提升事业单位档案管理人员综合素质。在事业单位档案管理过程中，档案管理部门要采取措施提升档案管理人员的思想素质，在优化人力资源管理的过程中，不断创新人事档案管理工作。事业单位档案管理人员要严格落实自己的工作职责，并在档案管理的过程中实施人性化管理，在档案信息管理的过程中，制定出一系列人性化服务系统，为档案管理人员提供必要的工作福利。在档案管理的过程中，还需要制定出一系列人性化的服务系统和奖惩机制，为档案管理工作人员创设更为理想的工作环境，不断提升档案管理工作人员的积极性。

（五）优化事业单位档案管理机制。在行政事业单位经济快速发展下，人事档案管理工作在实践应用中的比重不断加大。为了更好地满足事业单位的发展需要，事业单位人事档案管理工作要进一步优化创新。其中，针对国内人事档案管理工作普遍存在的管理体制问题，需要相关部门和事业单位管理人员积极商讨具体的对策，针对当前人事档案管理工作实际情况制定出科学合理的人事档案管理体制，在这个体制的作用下，更好地发挥出人事档案工作在行政事业单位中的作用。在事业单位档案管理的过程中，还需要强化事业单位内部人性化管理模式的运作，在人事档案管理的过程中，制定出一系列人性化服务条款，为事业单位档案管理工作人员提供必要的工作环境和福利支持。根据档案管理工作发展需要，档案管理人员在利用档案信息的时候要制定严格的规划标准，在标准的规范和约束下，提升事业单位管理人员的综合素质，不断提升档案人员的职业道德精神和技术水平，使得整个事业单位的档案管理工作始终处于一个不断上升的发展状态。在档案管理的过程中，管理人员还需要努力打造出一个完善的档案管理网络，在网络资源的作用下，拓展档案管理模式和管理路径，使得档案管理人员在档案管理的过程中充分发挥出自身的职能作用，不断为企业的发展创造更多的经济价值和社会价值。

四、结语

综上所述，档案作为历史材料的重要记录载体，能够详细汇总分析事业单位的发展历程和人员情况，档案管理水平是档案科学使用的重要保障，也是整个事业单位发展的重要支持。为此，结合新时期事业单位的变化发展，需要相关人员应用更先进的技术形式来进行档案管理，创新档案管理服务模式，从而更好地发挥出档案资源信息在事业单位管理发展中的作用。