文/成都市城市建设档案馆 张娟

一、纸质档案数字化的必要性

在过去机关工作中，文件多以纸质为载体，按照档案整理规范后形成文书档案。文书档案多是依托档案目录以及台账开展，因此在提供利用的效率、档案统计的准确性以及档案保护方面存在诸多不便。

新时期，在数字化档案馆建设的浪潮中，要求档案管理部门根据社会发展对档案管理和利用工作提出新要求，运用现代信息技术对档案信息进行整理、分类、著录、检索、统计、管理和提供利用等操作过程。同时，档案管理部门也需要对传统档案管理模式进行“思变”过程。信息时代的浪潮以及档案工作的发展趋势，都亟待通过数字化方式对存量纸质档案进行数字化保存，以便提供档案利用，加强对档案实体的保护。因此，对纸质档案开展数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，对提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护都具有积极意义。

本文所讨论的档案数字化是指对已经形成的纸质档案通过扫描方式形成数字化的档案信息，存储于单机电脑，通过特定软件进行管理和利用的过程。

二、项目背景及相关情况

在笔者之前的工作经历中，开展了一项采购外包服务，对8年工作期间陆续形成且已整理完毕、装盒上架的文书档案，约30万页进行扫描数字化的工作。在如何高质量、高效率对这部分档案进行数字化利用，并对产生的数字文件挂接入文书档案管理系统，方便档案的管理利用以及后期顺利移交进综合档案馆直接进行数据挂接等方面，进行了一些实践。……