苏锦依

（江南大学 财务处，江苏 无锡 214122）

0 引言

近年来，随着我国高等教育事业的逐步发展，高校财务管理工作也日渐复杂。其中，财务报销作为高校财务服务的一项基础性工作，从原有的现场排队报销过渡到目前各高校广泛引入的网络报销模式。在这一模式下，学校师生在网上预约系统填制报销事项，并自由选择合适的时间自行投递报销，在一定程度上节省了师生排队等待的时间。但在实际工作中，网络报销模式也面临着沟通成本增加、流转环节多和风险事前防控机制薄弱等问题，高校财务管理工作仍存在进一步完善和优化的空间。面对各类问题，我们可以通过建立监管制度和设立岗位职责等方式来进行应对，但信息技术的进步毫无疑问是推动高校财务服务模式创新和监管水平提升的主要动力。如何更好地利用财务信息化来提升高校财务管理效能是目前高校财务部门普遍面临的重大挑战，加强财务信息化建设是贯彻落实国家关于科研领域“放管服”改革要求的重要途径，具有重要的现实意义。

1 目前网络报销模式存在的问题

1.1 财务报销手续烦琐耗时长，沟通成本增加

现有的网络报销基本流程分为：原始票据整理粘贴、在网上预约系统填写报销单、经办人／负责人／领导签字审批或部门盖章和交财务处报销。在整个过程中，报销人员和财务人员都需要完成大量手工工作。

首先，票据的搜集、整理和粘贴耗费了师生大量的时间和精力；其次，报销人员由于财务专业知识有限和对报销制度的不了解，在填制预约报销单时对各类支出科目的含义以及相关财经规定产生困惑，又需要自行判定经济业务类型，有时难免因理解不准确而出现填写错误和附件材料不齐全等情况；再次，线下的多轮签字审核环节让报销人员常常处理一次报销需要往返多次才能完成整个签批流程；最后，网络报销虽然取代了现场排队办理，但如果发生报销单审核不通过的情形，财务人员无法当面说明和解决问题，需要以电话短信方式通知报销人员或直接退单，造成在投递报销集中期的单据累积，降低报销效率。

1.2 流转环节多，造成丢单风险

网络报销模式下，报销人员将原始纸质票据连同预约报销单投递到指定地点，财务部门派人取回并分配给财务审核人员。这种模式增加了报销材料的流转环节，而且全流程基本上依靠人工控制，无法保证其一贯运行的有效性，难免会有单据丢失的风险。假设某个环节发生单据丢失，各方无法准确及时得知单据物流状态停止是否为非正常状态，问题暴露周期长，降低了财务服务质量和效率。

1.3 审核智能化水平较低，风险防范机制较弱

财务人员在审核入账时要面对海量的数据与信息，既要审核纸质原始票据的合法性，也要确保审批手续的完整和报销业务的真实。同时，现有的网络报销模式以业务填报为主，无法有效防控频繁交易、拆分报销和关联交易等异常情况的发生，也对经济业务类型判定、电子发票验证要求和签批审核流程等其他报销必需事项没有进行提示和预警。

1.4 电子发票报销存在重复报账的隐患

电子发票已在高校得到推行，是信息化发展的产物，但由于经费支出的复杂性，高校财务工作涉及的电子发票管理更有难度。每天面对种类繁多的电子票据，财务审核人员精力有限，只能做到坚持重要性原则，无法全面监控所有电子发票的报销状态。因此，电子发票由于其不限次数打印并自带发票专用章的特点，在实际报销中存在重复入账的漏洞。

1.5 部门间信息沟通不畅

随着信息持术的发展，高校虽关注网络报销系统的开发与利用，但一体化信息系统建设还相对滞后，“信息孤岛”现象严重。财务需要与周边业务系统数据关联，数据联动才能完善服务。其中，内部系统包括科研系统、资产系统、人事系统、物资采供系统等内部各单位使用的管理系统，涉及多部门的经济业务，如对设备采购入库，仍然需要在采购与资产管理平台填报建账单，再同步到财务预约系统。外部系统方面，根据高校财务业务范围，涉及增值税发票查验平台，网银，途牛、携程等商旅平台和各类电商平台等其他单位系统。可以说，逐步实现财务系统与各业务系统之间的对接，最终形成以财务为核心的一门式智能服务平台是关键。

2 加强高校财务信息化建设的意义

2.1 提高财务工作效率，完善财务服务质量

全面建设信息化和智能化财务管理将改变原有财务服务模式，网上签批让师生免于往返财务处和其他职能部门的奔波之苦，将大幅提升工作效率，让信息处理更具时效性，为师生提供更加优质、便捷的财务服务。采取智能化报销模式进行原始财务票据的鉴别和财务数据的规范化处理，实现自动化填报，将提高财务信息的可靠性，规范业务操作流程，同时减轻财务人员日益增长的工作压力，将财务人员从简单重复性的工作中解放出来。

2.2 防范业务风险，构建高校财务报销审核预警机制

人工稽核往往是事后监控，且受时间、精力和情感制约，监控有遗漏和缺陷。如拆分支付和发票连号不容易察觉，发票经济业务的真实性难以判定真伪，这也给审核人员造成不少压力。财务信息化建设运用智能监控系统，将预警前置，在发票识别环节提前预警违规信息，将事后稽核转变为事前、事中和事后全过程监控，通过大数据提取高频、高危问题，及时发现疑似问题并进行纠正，不断提高单位内部控制建设的思想意识和水平，保证财务信息的真实性。

2.3 为“放管服”的落地提供丰富、真实、及时的数据支撑

落实国家“放管服”政策，需要优化财务管理流程，提升管理的效率和水平，解决科研人员“报销繁”等问题，但同时高校财务部门也需要针对“放管服”改革中所发现的问题，将有效的财务监督纳入服务之中。当前高校财务信息系统难以实现原始材料的线上电子化数据查询，业财融合程度较差，发生的费用支出项背后的数据挖掘分析功能缺乏，在对比资金流动背后的业务数据方面存在限制。高校在推进“放管服”改革过程中只有充分利用互联网、大数据、人工智能等技术多维度提升财务信息化水平，才能为“放管服”的落地提供丰富、真实、及时的数据支撑。

3 全面建设信息化和智能化财务管理的途径

3.1 探索运用智能报销平台

智能财务报销系统是以票据为驱动，其基本思路是：报销人员在智能报销系统客户端拍摄票据及附件，系统自动识别票据真伪及运用OCR 技术提取采集关键信息智能生成报销单，项目负责人等网上审批后，自动提交到财务处，财务人员根据财务信息系统事先置入的政府会计制度规则生成凭证，报销完成后打印预约报销单及相应附件资料并归档。

高校在报销源头建立“票据夹”概念并以票据识别为初始环节，可以解决报销发票真实性、重复性和发票连号等问题，提高电子发票规范管理力度，从而真正享受到电子发票推广带来的便利。在智能报销系统中设置不合规提醒事项，报销人员只需在自动抓取的财务数据的基础上进行补充与修改，再由系统依据事前顶层设置的规则对填报内容进行校验和传递，智能审核相当于财务的初始审核，将完成一部分财务信息的基本逻辑判断，在报销单到达财务人员手中时先由系统来确定预算项与发票的对应关系，费用支出是否超过规定标准，审批流程是否真实完整，特殊报销事项是否还需要提供其他证据支撑等，大大降低报销退单率和沟通成本。通过应用网上签批技术，领导／负责人在收到审批提示后，可随时通过电脑或手机端审批，在审批时还可以看到相关风险控制提示，实现签批过程的自动流转，让流程透明化、真实化，有效形成对审批流程的痕迹管理。

3.2 上线手机报账

目前的网络报销模式主要在PC 端完成，无法实现“多介质”服务操作，报销人员办理报销等事项受到时间和地点的限制。高校在全面财务信息化的背景下可以打破这种限制，通过开发手机APP 报销系统或者利用微信软件，使报销人员可以随时登录财务报销系统，用手机上传附件材料，进行填报并对报销单流程实时跟踪，相关领导也可以随时在手机上审批通过，实现“不见面审批”。

3.3 打造高校商旅平台

引入商旅平台，可以真正实现差旅业务的无纸化报销，师生在差旅服务供应商提供的平台上订购交通和住宿等内容，采用由差旅服务供应商统一与高校财务月结计算或者师生自行垫付这两种方式进行付款，差旅结束后无须手工收集火车票飞机票等原始票据，也无须手工填写出行时间地点等详细信息。在商旅平台信息共享的基础上，师生的订票出行信息和服务商开具的所有电子发票将一并推送到财务报销系统中，师生只需选择对应的报销项目勾选所需报销行程并提交申请，系统就会自动计算差旅费用，为学校师生差旅费报销提供一站式服务。这种商旅平台除了提供便捷的差旅费报销服务体验外，对财务人员来说，可以优化差旅管控，使差旅行为合规透明，收集预订过程中的全部行为数据和费用报告来开展可视化的成本分析与绩效评价，降低不合理的差旅费用支出，还可以通过与财务系统的融合，前置报销标准，规范订票行为，有效管控差旅费报销超标现象。对高校来说，可以节省差旅成本，引入优质规范的供应商，争取价格折扣优惠，通过规模效应提高买家的议价能力。

3.4 实现人员库的动态监管

加强对项目负责人的动态管理，项目负责人对科研经费的使用负责。项目负责人若存在离职、出国访问、长期出差等情况，应及时向相关管理部门反馈信息，同时向财务部门反映，在财务系统中设置人员状态动态提醒，谨防出现项目违规授权、违规冒名顶替项目负责人签字的风险。

3.5 构建基于大数据的财务信用体系

高校可以研究建立信用评价制度，通过对个人历史财务信息进行筛选比对，发现报销人员在报销合规性和业务真实性等方面存在的问题，并进行量化积分，归类为不同的信用等级，设立相应奖惩措施，对信用等级较高的人员最大程度简化报销流程和手续，开放绿色通道，将财务信用体系评价真正落到实处，逐步提高基础财务数据的可靠性和准确性，引导并建设诚实有序的校园文化风气。

3.6 推进跨部门数据共享，建立一站式服务平台

提供优质的财务服务，需要应用现代信息技术，建立财务部门与校内各职能部门一体化校园网络服务管理平台，推进跨部门财务数据共享，积极推广财务业务网上办理，开展协同高效的一站式网上服务。实现学校财务系统与人事系统、项目管理平台、科研管理平台以及物资采供平台等职能部门的网络互联互通实现数据资源、财务信息共享，从而实现对各类经济业务的全过程管理及事后绩效考评，实现“最多跑一次”、“数据多跑路，师生少跑腿”，提升财务服务的质量和财务工作的效率。

4 结语

财务信息化是近年来各高校一直在不断探索的领域。其中，智能报销是高校财务管理工作的重要环节。高校可以根据自己的业务特点和管理需要，充分发挥大数据和云计算技术的作用，进一步升级优化网络报销模式，加强内部控制制度建设，提升高校财务管理效能，从而推动高校双一流建设取得更大进步。