文/太原理工大学档案馆 姜志才

办公室档案管理工作主要用于对书面以及电子文件进行管理，是信息资源查找的重要手段。站在档案管理的角度分析其本质，其可以归属于信息资源储存渠道以及查找渠道。为了做好这项工作，需要具有较高管理能力的人员，要保证这项工作的持续性与连贯性。在确保工作有序展开的基础上，要不断提高工作效率，使其成为加强整体工作水平的有力帮手。分析这项工作可以了解到，其在办公室活动中存在着不可忽视的地位。现如今，对其工作过程中存在的不足之处进行分析，可以有效推动管理效率不断提高。

一、办公室档案管理效率滞后的原因

（一）缺乏足够的档案管理意识。一方面，分析办公室档案管理人员的队伍组成情况可以了解到，很多人员在公司是以兼职身份存在的，没有形成系统性的管理意识以及对办公室管理档案的整体认识。另一方面，对相关行业标准规范了解不够深入，在管理过程中无法分辨有利因素与不利因素，有很多知识盲区误导着他们开展工作。面对这一情况，办公室档案管理工作的难度加大，所以应当提高管理人员的整体意识，不断完善技术管理手段，推动管理效率不断提高。

（二）管理手段过于单一，管理模式较为落后。档案管理工作是非常繁琐复杂的，在整个工作开展的过程中，会有很多内容参与，各个步骤都需要管理人员具有一定的耐心，同时还应当熟练运用现代化的技术手段，以此作为辅助工具，使办公室档案管理工作的效率有所提升。但分析现如今管理团队的整体情况了解到，其管理意识较为淡薄，同时公司在资金投入方面并不充足。许多原因的共同作用，致使企业及单位在开展办公室档案管理工作的过程中，仍然采用老旧的书面管理方法。这一方法与现代化的办公形式脱轨，面对大量的文书档案，这一方法已经不再适用于日益变化的管理需求。面对这一情况，除了限制管理效率的提升外，传统人工方法的使用增加了管理工作中问题发生的概率，很容易出现由于员工个人问题，出现工作遗漏、档案编辑错误的现象。这一错误在存档的过程中并不会产生很大的影响，但对于未来工作的展开是非常不利的。事后再通过人工进行查找恢复，会浪费大量的人力，工作效率因此而降低。

（三）缺乏专业的人力资源支持。分析多家办公室档案管理工作后发现，缺少独立的、完整的人力资源体系来支持工作的展开，很多参与这项工作的员工属于兼职人员。也就是说，这些员工是为了帮助办公室档案管理工作有序展开而借调的。因此，这些员工并没有对档案管理工作形成系统的认知，专业性方面仍须不断提升。面对这一情况，在档案管理工作实际开展期间，人力资源团队专业性的不足以及相应资源的缺失，导致管理模式老化的现象，难以与时代发展接轨，无法及时进行更新。另外，分析其工作现状，发现公司在支持档案管理工作这一方面仍需加强，许多新的以及现代化的管理手段应不断完善，应引入先进的管理设备，以此来支持工作的展开。这一情况直接决定了档案管理工作的整体效率，并且决定了档案管理工作模式是否能够与市场发展相一致，这些都是未来工作中需要重点考虑的。

二、有效提高办公室档案管理效率的方法

（一）强化责任意识，构建完整的管理制度体系。档案管理工作的开展与制度的完整性息息相关，一个健全的制度是开展工作的基础，因此要想从本质上加强办公室档案管理工作的质量，不断提升其工作效率，应当将工作重点放在提升领导者管理意识以及各岗位员工对于办公室档案管理工作的认识上，站在这一角度进行分析，创建出符合本公司实际发展的管理制度体系。依据这一体系的内容约束档案管理工作的运行，保证各个环节能够切实有效地展开。面对这一情况主要从以下几个方面出发：首先，可在公司内部设置独立运行的档案资料管理室，其作用主要归纳所有公司的档案资料，并在这一区域内进行归类划分，按照时间地点的不同做好对应性的标注，以便日后顺利查询到相关内容。其次，在档案资料归档期间涉及资料的存放与归纳工作，应注意存放地点的安全性，保证资料在存放过程中可以完好无损，时刻检查门窗是否牢固，防护情况是否良好，同时可针对保密性工作制定相关的文件予以支持，并应当根据实际情况定期对保密期限进行更新。最后，对于人员管理来说，应限制进出档案室的人数，确保存放以及调取档案的过程中在场人数超过两人，一旦发生问题可有人证明。在档案室所在楼层以及档案管理室内部，安装运行良好的监控设备，实现对档案资料的有效监控，以此保证资料管理的安全性。

（二）使用现代化管理设备，不断更新管理模式。

对于管理工作而言，在其中结合电子信息化的管理模式，俨然已经成为众多工作开展的必然趋势，现代化的管理模式与传统的人工管理方式相比较，前者能够有效提升管理效率，并且有助于管理风险的控制，节约一定的成本，有着传统人工管理方式不可取代的优势。因此对于办公室档案管理工作而言，要想有效提升这项工作的工作效率，从本质上进行分析，还应当结合现代化的管理理念，打破传统管理模式的限制，使用先进的管理设备，符合时代发展的方向，将其运用到档案管理工作中，放弃以往以人力为主的管理方法，与时俱进创新管理模式，推动工作效率不断提高。一方面，站在办公室档案管理设备选用的角度进行分析，可以将计算机等电子设备融入管理工作中，并将其发展为管理工作的主流，代替传统的手工记录方式，在线上实现档案存储的记录，以及对档案信息的查找利用，实现档案搜索、整理分类等各项工作。这样一来，不仅可以有效减轻工作人员的工作量，还能够切实提升管理效率。另一方面，微缩技术以及音响技术的不断发展，在很多办公管理工作中都发挥着自己的作用。对于办公室档案管理工作而言，应当结合并应用先进的设备，以此来推动各项工作的展开，使每一个工作步骤都能够尽可能地简化，为工作效率的提升创造良好的条件，以此来实现对整体工作质量的提高。

（三）加强对员工专业化的培训，创建专业的人才队伍。分析档案管理工作的特点得知，其工作效率的提升以及工作质量的提高，都离不开档案管理人员的专业化程度，是这项指标是否能够顺利达成的重要因素。因此要想实现管理效率的有效提升，创建专业化档案管理人才团队是重要的一项内容，也是实现管理任务的有效方法。首先，可以引进外来人才不断提高管理团队的平均素质，在人才引进时应要求他们受过专业化的培训，并在其投入工作后扶持其逐渐发展为团队的核心力量。其次，按照现如今档案管理人员的实际情况，聘用专业的老师定期展开培训工作，实现对档案管理人才团队整体能力的提升。同时，还可安排一些有助于他们提高自身能力的活动，举办一些有助于身心发展的竞赛，推动整体素质的进步。除此之外，还可以在公司内部实行轮岗交流，利用这一工作模式加强档案管理人员对档案材料储存类型的分析能力。公司应当积极引进专业性强的评估机构，根据档案管理人员在日常工作中的表现，展开公平公正客观地评估，并将其考核结果纳入绩效考核中。根据其不足，提出与之相对应的解决方法，帮助管理人员更好地改进自身，完善自我。

三、结语

对于办公室档案管理工作而言，要想有效提升其工作质量，一定要重视档案管理工作的完整性与科学性，秉承原则与工作实际情况相结合。在工作开展的过程中不断完善管理制度，更新管理方法，为档案管理工作效率的提升创造条件，以此实现档案管理工作的价值。分析办公室管理工作可知，档案管理一直起着非常重要的作用，占据着不可忽视的地位。因此要想加强管理质量，首先应当制定专业的管理制度，形成完整的管理体系，不断完善档案管理过程中的各项制度，为管理工作的开展创造条件；应当重视管理资料的安全性，在这一过程中，不断加强管理人员的专业水平，以此推动档案管理工作持续发展。