文/铜川职业技术学院 张红梅

一、大数据时代档案管理的概念

现代社会的发展和人才资源的流动性逐步对档案信息化管理提出了新的要求，因此档案管理工作随着时代发展变迁中对信息化的要求逐步提高，档案管理、利用的区域化、部门化、分类化随着使用率的频繁愈发对其提出高标准、严要求，传统的档案管理亟须跟进时代的使用要求，其复杂化、低效率的利用方式，已经逐步被新形势下的社会发展所淘汰。随着信息技术的发展、大数据的建设，档案管理工作需要在传统管理的模式上进行新的突破，因此开展数字化档案管理工作是未来发展的大趋势。但在实际的运用过程中，由于部分高校缺少统筹性，对高校档案管理工作疏忽、分工不明等原因使得档案管理工作不够系统性，无法发挥其最大的效益。因此，如何快速系统完善档案管理工作、提升档案管理工作的效率，发挥档案信息资源的最大效益，建设专业的档案信息化系统，成为迫在眉睫需要解决的问题。

各个高校在发展的同时，都会产生具有参考利用价值的纸质文字材料、图形、音频、视频等形式的信息。能够更好地帮助高校在成长发展的过程中实现更具科学性和规范性的基础管理，提升专业技术，是高校软实力中的核心竞争力。档案信息化建设是利用信息技术获取保存并传输档案资源，从而提供更多的档案信息资源。高校档案信息化管理则是依靠信息科学的理论方法，利用信息技术的手段，对高校发展过程中产生的档案信息资料进行高效率发掘和资源整合，使信息在传输过程中利用信息化的手段，从而高效率带动运行，科学化的管理，为高校及社会提供更好的信息资源服务。

二、高校档案管理的积极意义

高校档案信息化管理工作是高校进行档案信息一体化管理工作的关键技术手段，有利于促进高校档案信息开发，是现代化高校信息化发展的重要标志。传统的手工、人工档案管理工作的弊端逐渐明显，长期以来困扰高校各职能部门的很多难题大多都包含着档案信息资料收集不完全的问题，然而档案管理工作中如果运用信息化建设的手段，利用网络设施，数字化建设，则能够通过互联网获取有利于高校发展的信息资料，满足高校发展要求，快速敏捷地捕捉教育改革的相关信息。实现高校档案信息化建设后，有助于高校领导人员做出精准快速的决策。高校要想提高教育事业的发展水平，以及在发展管理的过程中逐步提高优势，档案资料成为高校管理过程中重要的信息资源，对档案信息资料的收集归档和利用的水平关系到信息化建设的完整性。

高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。总之，档案管理在高校有重要价值和意义。

三、高校档案管理的现状

（一）高校档案管理缺乏规范。随着我国教育事业的不断发展，高校数量在不断增多，很多高校在其档案管理工作中，并没有对高校档案管理人员进行重视，忽略了他们存在的重要性，并未将其提升至管理的关键环节，疏忽档案管理事宜，未对档案工作给予足够重视、管理缺乏统一性，存在一岗多责的情况，增加了劳动量，影响了高校档案管理工作的系统性、全面性、完整性，致使高校档案资料的利用效率大打折扣。由于不同高校管理水平参差不齐，普遍存在档案管理制度不健全、内容不完善及没有充分结合高校本身制定管理制度，导致归档资料收集随意性大，收集内容不全面。有的部门为了便于利用，忽略了档案的重要性，抱着能不归档就不归档、想归多少就归多少的心态，往往把重要的资料留在部门内部使用。随着时间的推移和部门人员的变动，最终导致重要资料被堆放在某个角落或锁在某个柜子无人管理，更有甚者，直接遗失。于公来说，这是一种极不负责任的行为；于私而言，这是良心和道德的双重缺失。

（二）高校档案管理的手段与方法落后。我国的高校档案管理工作起步较晚，目前有很大的发展空间，大多数高校仍然是传统的人工、手工集成的档案管理方式。高校的档案管理工作主要是人工手动归档，针对大量的纸质资料进行人工编目，这类档案管理的工作方式对人力物力的使用极其浪费，且对高校档案管理工作的效率有着较大的影响，同时出错率也大大增加。人工、手工长期接触纸质化档案资料，会造成档案的磨损和毁坏。

（三）高校对档案工作的重视程度不够。现如今，部分高校不仅缺乏档案管理部门，档案管理制度也存在不少的漏洞。这大大影响了高校档案管理信息化水平的提升。究其原因有三：一是随着教育事业的不断改革，高校所面临的困境越来越大。如果把档案管理工作和学生管理工作这两块工作放在一块进行取舍时，天平自然而然倾斜到学生管理这一边；二是高校档案管理工作意识淡薄，对档案工作缺乏认知，目光不够长远，忽略了档案为高校发展提供依据和存史的作用，认为档案工作收集、整理和保管费时又费力，还占用空间，留存意义不大，没有很好地把日常工作和档案管理有机结合。

（四）档案信息安全存在风险。现代化管理的高校在管理活动中需要大量的基础性、过程性资料，并在工作中经常重复使用，具有较高的保存价值。但因为这些资料的数量庞大，保管有一定的难度，且占用大量的库房资源，在调阅的过程中也不方便，因此很多档案管理部门只负责将一些有价值的、重要的资料进行自我保管，忽略了过程性、痕迹性、基础性资料的保管。

四、新形势下高校档案管理的建议

（一）加强档案管理信息化建设。高校档案管理工作的提升，需要和信息化实践发展要求紧密结合起来，将信息技术和传统档案工作相结合。首先，单位要配置完善的信息系统和管理软硬件设备，比如打印机、扫描仪等，确保在设施设备方面让文书档案材料整理工作质量整体提高；其次，注重材料的管理分类以及保密工作，在电子档案保存的过程中，可以根据实际情况打印纸质材料作为备份，防止资料丢失等，同时对电子档案进行分级管理，不同级别的工作人员看到和浏览的信息不同，避免档案资料的泄露。

（二）建立完善的管理制度。建立完善的管理制度，促进档案规范化管理，是高校档案管理的重要工作。完善制度，能为具体的管理工作打牢基础，要和单位的实际档案管理情况和需求紧密结合起来，将《档案法》等相应的高校档案管理制度作为基础，和高校的实际情况结合，制定完善的档案收集、归档、利用和保密等各项制度，使得高校档案管理工作有章可循，有据可依。要做好高校的档案管理工作，必须增强单位档案管理意识。从覆盖面来说，不仅是提高档案管理从业人员的工作意识，还要让领导层和高校各个部门的工作人员都意识到高校档案的价值和重要性，主动做好高校档案管理工作，及时做好档案材料的移交和归档，让每个部门指派专人，负责收集和整理本部门的档案材料，保证资料的完整性和准确性，及时将材料移交高校档案室保管。

（三）加强档案管理人员培训。培训是为了掌握最新的政策，以便更加精准高效地开展工作，考核是为了让档案从业人员进一步提升自己的管理能力。比如档案从业人员要根据政策，判断选择有价值的材料进行分类收集和归档，确保文书档案能够满足单位发展的要求。通过有效的培训和考核，激活工作人员的积极性，有能力和毅力解决工作中可能遇到的障碍和困难，为文书档案管理工作打牢基础。

五、结语

当代大数据技术的突飞猛进给工程建设管理工作带来了巨大的冲击，同时也给档案信息化发展创造了得天独厚的有利条件，利用信息化的手段提高高校对档案资料的收集、整理和归档，是目前各高校档案发展的大趋势。高校档案管理信息化工作是一项长期、系统的工作。需要由档案管理部门主导、统筹，相关人员配合联动。各高校在推进此项工作时，要结合高校自身实际，制定切实有效的工作方案，在制度层面、人员结构、服务机构选择等方面下功夫，只有多部门共同联动，才能真正实现档案信息化，真正发挥档案信息化的优势。