文/黄河水利水电开发集团有限公司 娄宇岚

随着信息化产业的不断发展，企业的档案管理与服务模式只有进行一定的创新才能为企业发展提供助力，企业的档案管理关系到企业的人力资源、财务、销售等众多部门，企业的档案管理只有适应社会发展的大环境与信息产业不断融合，才能不断完善档案管理制度，从而更好地发挥档案管理的作用。

一、企业档案管理与服务模式创新的意义

（一）有助于推动企业的信息化进程，提升企业的竞争力。信息化环境下企业档案管理与服务模式的创新，提升了企业档案管理部门的信息化程度，增强了企业的管理能力，改变了传统档案管理中查找困难或者查找中需要耗费大量时间和精力的情况，从而更好地以档案管理工作为切入点，推动企业其他部门的信息化进程，从而实现资源的合理配置，增强企业的竞争力。

（二）为企业制定正确的决策提供依据。企业档案管理涉及企业各个部门的档案文件，是整个企业的资源库，由于传统的档案管理模式，很多时候不能进行信息共享，企业在决策时不能综合各部门的发展情况和发展规划进行决策，而基于信息化环境下的企业档案管理与服务模式提高了企业内部各个部门档案的资源整合能力，节省了查找档案资料的时间，还可以对所需要的资料进行关键字的检索和调取，提高了企业管理层对资料的使用效率，进而为企业进行正确决策提供一定的依据，保证了决策的全面性和准确性。

（三）为企业建设发展提供知识服务。创新驱动是引领社会发展的第一动力，是驱动世界发展的必然趋势，是国家、社会谋求竞争优势的战略选择，在创新战略驱动的大背景下，每一个社会组织必须站在竞争优势分析和竞争能力建设的基础上，确立发展的目标。企业档案管理与服务模式也必须以创新驱动、提升能力为原则，合理设置信息化发展的基本目标，确立信息化建设方向、建设内容，使信息化管理理念在档案管理中得到充分运用，有效提升档案管理的治理能力、知识信息的获取能力，档案信息的处理利用能力，档案安全防护能力，档案人员的档案能力，为企业建设发展提供有效的知识服务。

（四）避免了重复工作，提高工作效率。由于传统的档案管理模式在查找档案时，需要耗费一定的时间，同时由于信息机制不够透明，很多时候不同部门对同一文件都有一定的需求，这就造成档案管理过程中，重复进行有关档案资料的查找，增加了档案管理工作量，这样占用了企业档案管理人员从事其他工作的时间，同时这种工作重复率太高，最终导致工作效率低下。而基于信息化环境下进行档案管理与服务模式创新，企业其他人员对于档案资料有需求时可以通过档案管理信息系统进行相关的引擎搜索，同时还可以利用档案信息管理中的数据库资源调取最全面的资料参考，从而避免了档案管理工作人员的重复劳动，提高了档案管理的工作效率。

（五）促进各部门之间的交流与合作。企业档案管理与服务模式创新完善了企业其他部门获取档案文件的途径，建立了信息共享机制，促进企业不同部门之间进行交流与合作，改变了各个部门之间信息孤岛的情况，促进企业各部门之间的相互配合，增加了不同部门在日常工作中的交流与合作，从而使各个部门之间相互协调配合，为共同实现企业的发展目标提供了良好的合作基础。

（六）强化企业文化。企业文化是企业发展的动力，同时也是企业的核心理念，企业文化需要依靠一定的载体才能更好地呈现，企业档案是企业文化最重要的承载方式，基于信息化环境下，企业档案管理与服务模式不断创新有助于更好地保存和展现企业文化，进而转化为企业发展的内动力。

二、企业档案管理与服务模式创新策略

（一）健全体制，完善企业档案管理制度。应健全企业内部体制，加强档案制度建设，把档案信息化建设纳入企业整体发展规划，设定专项档案经费。为促进档案信息化工作规范管理，每年或季度进行考核，明确职责，确保企业档案管理有规划、经费有保障、绩效有考核、任务有落实。企业档案中有很多文件涉及企业的内部机密，因此应该完善企业档案管理制度，防止内部机密的泄露，也防止企业档案的丢失，因此在信息化背景下，企业档案管理与服务模式要进行创新，应该不断完善企业档案管理制度，档案管理工作主要包括：档案收集、档案整理、档案归档、档案保管、档案数据信息录入、档案利用等，因此应该对档案管理中的每一个环节加强制度监管，例如：在档案信息化模式下，档案数据库管理及档案信息录入显得尤其重要，应该实行分级制管理，可由档案管理员进行编档、录入数据等操作，再经档案部门负责人审核通过，类似于财务报销流程，可有效保证档案数据安全；对于重要档案的借、查阅需要经过档案部门负责人、借查阅单位负责人和查阅人同时签字，这样可追究档案借、查阅过程中造成档案丢失或者损毁时的责任，充分保证档案完整安全；其次应该采取弥补措施，这样通过制度化的管理方式强化档案管理人员对于本职工作的重视，增强档案管理工作中的责任感，从而更好地在档案管理工作岗位上实现自己的价值，进而为企业的发展作出贡献。

（二）建立企业档案管理信息化系统。信息化环境下企业档案管理与服务模式创新需要企业建立档案信息管理系统，随着信息化普及程度的逐渐提高，档案管理部门只有与信息产业相结合，才能更好地利用现代科技成果服务于档案管理工作，从而减少档案管理中重复无效的工作，更好地实现档案的价值，档案管理部门应该对传统的纸质档案资料进行数据化处理，对于原有的电子档案进行归类和资源整合，从而建立起档案信息数据库系统，档案信息数据库系统应该对档案资源的使用权限进行一定的设置，防止企业机密泄露，对于有权限访问档案信息管理系统的人员给相应的账号和密码。同时，可以根据访问日志了解哪些账号在哪些时间段查阅过哪些档案，信息化档案不允许工作用途以外的人进行下载和复制，如有需要可在档案系统发起档案查（借）阅流程，经档案管理人员授权后，加水印进行下载、打印，这样可有效防止档案机密泄漏，保证档案安全。同时对于企业的核心机密档案，应该进一步加强信息化监管，企业的信息管理部门应该定期或者不定期对档案信息化管理系统进行升级和维护，防止黑客入侵，同时也为档案信息化管理系统的正常使用提供有力的安全保障。

（三）提高档案管理人员的素质。信息化环境下，企业档案管理与服务模式创新应该注重提高企业档案管理人员的素质，企业档案管理水平与档案管理人员的素质有非常紧密的联系。信息化环境下，企业档案管理人员不但要具备一定的档案管理基础知识，同时还应该具备较强的计算机知识，具有较强的档案编辑能力。实际工作中，档案信息比较复杂，内容量较多，工作强度较大，能对档案信息进行概括提炼，能够将大数据资源库等信息技术应用到企业档案管理中，对企业的档案进行分类整合和基本信息录入，可以利用搜索引擎对档案快速查找，因此在招聘档案管理人员时，应该以企业档案管理工作的要求为标准，以促进档案信息化为目的，进一步完善招聘流程，首先应该结合公司规模和档案管理工作要求制定人才招聘标准，然后将人才招聘信息在各大招聘网站进行发布，从而筛选出符合企业发展要求的档案管理人员，不定期对企业档案管理人员进行培训，从而使企业档案管理部门更好地为企业服务，同时企业应该对档案管理部门进行绩效考核，增加激励机制，从而提高企业档案管理人员的工作积极性，增加工作热情，从而推动企业档案管理信息化程度。

（四）加强与其他部门之间的合作。档案管理工作不仅涉及本部门的一些档案和资料，同时更多地涉及企业的人力资源、财务、生产技术等其他部门的档案文件，一般传统的档案管理模式中，档案管理部门主要负责档案管理工作，而基于信息化大环境下，在档案管理中应该加强与其他部门之间的协作，各部门可以建立信息共享机制，这样可以调动其他部门参与企业档案管理的积极性，同时可以提高各部门之间的联系，提高档案的利用率。同时，企业的管理人员应该具有先进的管理理念，将企业的档案信息化管理作为推动企业信息化进程的重要部分，从而积极采取措施推动档案信息管理工作顺利开展。

三、结语

档案管理是企业管理的重要组成部分，随着信息化程度的不断加深，企业档案管理只有适应社会形势发展要求，不断进行档案管理与服务模式创新，才能提升企业的竞争力，提高企业的工作效率，进而强化企业文化，企业档案管理与服务模式创新的前提是不断完善企业档案管理制度，提高档案管理人员的素质，同时建立企业信息档案管理系统，加强企业不同部门之间的交流与合作，这样才能更好地适应社会信息化发展要求，从而推动企业的信息化进程。