文/平凉公路局崆峒公路段 王二燕

档案信息化管理是有效确保工作人员利用计算机、网络等手段来实时为相关部门提供数字信息的管理模式，该模式对单位的发展有积极推动作用，能实现服务最优化，对社会的发展有不可取代的价值。管理人员通过对档案信息化管理的全面认知和创新，不断优化管理流程，利用信息化优势提高档案管理效果，避免因故障等缘故造成文件丢失或泄露，提高档案管理的安全性、可靠性。

一、档案信息化管理的优势

（一）搜索速度快，精准度高。信息化档案管理以电子档案为主要管理模式，期间只需要通过搜索引擎即可完成对档案的精准调用和处理，因而其搜索速度极快，精准度极高。同时，在无纸化的办公模式下，既减少了对纸张的浪费，提高环保性能，也提升了档案的利用率，促进经济与环保和谐发展。近些年来，我国经济发展迅猛，对资源能源的需求量也与日俱进，在市场导向的刺激之下，各行各业产生的数据如井喷式爆发，传统纸质保存法已经难以满足当前发展需求，而虚拟数据库、信息化技术的应用则完美契合了发展需求，为经济发展带来环保保障，促进两者协同发展。

（二）工作效率高，质量好。纸质档案的安全性极低，纸质材质不仅要防盗、防损毁，还要防虫蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查询不易。信息化与档案管理有机融合之后，通过电子档案来完成对档案信息的管理，既安全又高效。且因互联网具有不受地域、时间限制等优势，管理人员可以随时随地通过各种有效方式来调取档案，这样不仅方便快捷，且效率高、管理质量好，是新时代档案信息化发展的重要原因之一。

（三）传输共享更便利，失误偏差大大缩小。信息化档案管理在数据传输与共享方面拥有得天独厚的优势，不仅为各行各业带来极大的便利，同时也可以节省时间，提高服务质量。特别是在远程调取方面，档案信息化管理能够以网络、通信等技术实现对资源的检索，并利用其完成有效空间转移。即使是不同部门、不同单位、不同省市甚至是不同国家，只要获取调取权限，就能消除空间、时间上的约束和限制，完成远程工作与服务。

（四）节省人力，优化资源配置。海量数据的持续增加扩大了档案管理人员的工作量，以往很多单位为了确保档案管理的时效性，不得不大量聘用专业人才，这样不仅浪费人力资源，也对单位资源配置有一定的不利影响。如今，随着信息化技术的应用和渗透，档案信息化管理之下，单位只需要聘用有信息化能力与素养的职工来完成相关作业即可，既提高了档案存储和管理质量，也节省了资源，优化资源配置，为其良性发展奠定基础。

二、档案信息化管理过程中存在的安全问题

（一）档案管理者出现的安全问题。1.安全意识淡薄，素质不达标。信息化管理是当前档案管理发展的必然趋势，利用计算机技术来完成对其管理与保存不仅利于提升工作效率，对提高工作质量也大有好处。然部分档案管理人员安全意识淡薄，未从根本上意识到确保档案信息化安全的重要性，工作中缺乏严谨性、耐心、细心，对不安全因素了解不多，专业能力难以达到预期水准。因而，在实际操作中人为失误、操作流程不规范等问题层出不穷，而这些严重影响了档案信息化管理的安全，导致档案安全系数偏低。2.归类标准不统一，管理混乱。正常情况下，档案信息化管理都有非常明确的归类，方便管理人员操作和利用，但部分档案管理人员因专业能力不高，对其管理并不重视，因此，归类混乱，归档不规范，对信息输入不严谨，随机安置。这些都极容易导致信息查询难度增加，甚至因为操作随意造成核心数据丢失，给相关单位发展带来负面影响。3.权限管理不明，保密性不强。人事档案属于隐私内容，其机密性极高，对单位对个人的发展都极为重要，个人或单位仅可在有需要或特定条件下才能查询、借用，并且需要严格按照相关流程来操作。但部分单位在档案管理方面并未进行有效的权责设定和分类管理，这种情况虽然少见，但对档案信息化安全管理是极为不利的。

（二）管理过程中的安全问题。1.缺乏安全保障体系，系统安全性低。以往的纸质档案，所有操作都需要领导签字盖章，在一定程度上保障了档案的安全性。而如今，随着信息化技术的渗透融合，电子档案被随意拷贝的风险大增，特别是一些网络黑客利用远程操控对系统进行破坏，导致信息系统安全性大减，难以百分之百确保档案的安全与可靠性，无法为相关单位提供完整有效的档案服务。2.传输系统不合理，管理系统不完善。部分档案管理人员对档案的传输与管理不注重，在整理期间随意处置、上传，导致很多内容与实际不符，难以为单位发展提供有效精准参考。另外，在档案移交过程中，管理人员未及时有效处理相关内容，对后续查找翻阅形成极大障碍。

（三）网络方面的安全问题。病毒侵扰是档案信息化安全管理中的一大难题，特别是计算机病毒的破坏性极强，一旦遭遇将有极大可能对档案产生难以弥补的破坏，导致相关单位损失惨重。不仅如此，在实际管理过程中，软件系统维护、计算机软硬件等都有一定的危险性，单位必须要有完善的技术防范手段才可能避免这些不利情况发生。可以说，档案信息化管理安全问题一直存在，这主要是因为信息化技术本身存在一定的缺陷性，特别是互联网用户规模的大涨，导致不良用心的人利用网络漏洞来攻击他人获取私利，严重扰乱档案信息化安全管理与发展。

三、解决档案信息化安全问题的策略

（一）增强档案管理人员素质，提高安全意识。单位想要更好地提升档案信息化管理，解决安全问题，必须要增强管理人员的安全意识，强化其对信息化管理优势的认知，使其在工作中以正确安全观念来进行作业。单位可以通过组织档案管理人员定期培训、教育的方式来提升工作人员对档案信息化保密法规的了解，养成良好的安全意识，并强化其安全管理理念，避免出现监守自盗的现象。另外，单位可以定期开展针对性培训、审查评估活动，通过竞赛、游戏等方式来调动档案管理人员的积极性和能动性，强化其运用信息化管理档案的能力，使其拥有面向未来信息化档案管理服务的意识，提高档案信息管理的安全性。

（二）完善保障体系，为档案信息化管理奠定基础。1.积极落实解决策略，保障信息使用安全。单位要积极加强并落实档案安全管理体系，以适当的策略来完成对信息化档案管理程序和流程的优化提升，促进其科学性、规范性、标准性，使其不断升级完成蜕变，确保信息使用安全。同时，单位还要设置统一的归档标准、专职管理人员，实现措施到位、责任到位，确保档案分类得当、信息精准、系统完整。2.重视防病毒软件的安装，做好网络备份。作为档案管理人员，必须要经常对杀毒软件进行升级，以降低电脑病毒感染的几率。同时，还要不断更新软件、硬件设施，确保在档案信息化建设过程中能有足够的支撑与后盾。另外，对重要数据做好网络、本地备份也是非常有效的管理手段。该方法能帮助单位在遗失数据时以最快速度恢复数据，减少单位压力，增强单位管理的安全性。3.权责明确，双重保障。完善的责任机制是有效激发档案信息化管理优势，解决其安全问题的重要手段，单位在实际工作中做到责任到人，提高职工的权责意识，避免出现遇事推诿拖拉等现象，这样就能极大提高档案信息化管理的安全性与可靠性。

（三）以多样化技术手段防范，保证档案信息的可靠性。1.利用加密技术完成保护。加密是提升档案信息化安全的重要举措，也是限制职工随意操作的有效手段。通过加密文件将信息转换为密文，提高信息的安全性，同时由指定人员来保管密匙，做好保密工作，既能提高档案信息化管理的安全性，还能为单位提供完整服务。2.利用正确文件签署技术来提升效果。手写签名、证书签名都是体现信息文件真实性、可靠性的保障，利用这两种技术有效验证相关文件的合法性，对杜绝他人随意篡改文件有极大的帮助。另外，使用权限限制技术还能限制用户访问权限，防范无权限人士非法访问。3.完善监控技术，发挥防火墙作用。单位还需大力完善监控技术，将本地网络与外界网络隔离开来，禁止外网随意访问。另外，通过设置防火墙来保证信息不被入侵、盗取或篡改，增加信息管理的安全可靠性。单位还需加大对信息技术资金支持投入，以先进设备、技术等来完成对信息化技术的规范和安全保障。

四、结语

档案信息化是未来发展主流趋势之一，加强档案信息化建设与安全，推进其管理实效性和可靠性是接下来的工作重点。单位要抓住机遇，利用挑战，与时俱进，重视其安全问题，落实解决策略，以信息化与创新融合手段，构建新时代档案管理模式，发挥多种安全技术手段优势，推动档案信息化管理再上新台阶。