文/南京师范大学泰州学院 贾燕春

高校办公室属于综合管理机构，除了负责高校日常教学工作的管理之外，还承担了综合管理事务。在科技时代，为了更好地发挥办公室整体效能，提升办公效率，要注重对其结构进行优化，以此促进业务能力的推进。

一、当前高校办公室管理现状

当前，高校办公室在处理事务时主要体现出几个方面的优势：首先是综合性比较强。高校办公室所涉及的业务比较广，涉及的人群比较多，这就导致学校办公室很多工作无法得到落实。此外，高校办公室的服务性相对比较强。办公室作为各个部门之间的纽带，要为全校师生服务，这能更好地体现办公室的价值。另外，高校办公室的实效性相对比较强。办公室的任务有明确的实践要求，必须在规定的时间内完成相应的任务。

高校办公室在为师生提供优质服务的同时，在管理当中出现结构上的矛盾，其中主要表现为以下几个方面：第一，随着社会的不断发展，高校办公室在管理业务方面有所优化，在优化的过程当中，高校办公室的变化直接影响到高校中一些人的利益。为此，这个优化的过程会受到很多人的非议，优化的过程困难重重。此外，在优化推进的过程中，会出现很多错综复杂、不利于解决的问题，进一步增加了高校办公室管理优化的难度。第二，社会对高校办公室关注度越来越高，要求高校办公室的信息相对透明，这样会存在一定的矛盾。当前，师生之间的利益会与办公室的业务产生很大的关联，导致师生对于办公室的关注度更高，高校师生要求办公室的信息化透明度越来越高，这对于依赖传统办公方式的办公室提出了较高的要求。第三，当前高校办公室办公智能相对模糊，处理业务复杂多变，高校办公室各个部门之间的界限相对模糊，仅是审核一项业务就需要跑三四处办公室，降低了办公的效率。此外，由于办公室结构管理需要优化，很多业务需要调整，这使得业务效率有所降低。

二、制约高校办公室业务管理水平提升的因素

（一）缺乏完善的管理体系，影响业务落实。高校办公室负责的业务相对广泛。不仅涵盖日常的教育教学，还涵盖师生等各方面综合业务，无形当中增加了高校办公室管理的难度。当前高校办公室管理缺乏相对完善的管理体系制度，仍然是采用传统陈旧的管理体系，难以满足当前高校办公室的繁重业务。另外，有时在会议、计划等上传下达过程中出现差池，严重降低高校办公室的管理效率。高校办公室更多的应该属于服务机构，在福利待遇方面比其他教师较低。另外，办公室人员并没有注重办公室业务的发展，难以激发高校办公室人员在工作中的积极性。高校办公室本身所涉及的范围比较广，工作人员每天处理的事情比较多，失去了学习交流的机会，很难提升自身的业务水平。高校办公室很多业务分工不明确，没有将工作精细化到每个人，出现差池时也找不到具体的负责人，从而影响到高校办公室的管理效率。

（二）工作人员业务能力有待进一步提升。当前高校办公室工作人员由于受到社会不良风气的影响，越来越受到利己主义的影响。同时，在工作当中态度极其不认真，缺乏对师生的服务意识，从而使得整个办公室官僚气息较重。此外，高校办公室的人员年龄偏大，专业知识储备不丰富，业务处理能力跟不上时代的发展，这都表明工作人员的素质有待提升。另外，综合能力不强，不利于管理效率的提升。

（三）高校办公室硬件设备有待完善。高校办公室是否具备相对完善的硬件设备，在一定程度上影响到管理水平，但是当前高校办公室的相关软硬件设备严重不足。例如，一般高校办公室都配备了电脑、打印机、扫描仪等，但是由于受各种因素的影响，这些设备的数量相对有限，不能真正满足办公室发展的需求。在软件方面，能够引进办公自动化系统的高校仅为少数，大多数高校以基础的办公软件为主，不能准确快速及时地进行信息业务的交流，严重影响到高校办公室管理效率的提升。

三、高校办公室业务管理结构优化路径

（一）完善管理体系，推进结构优化。为了更好地保障高校办公室各项业务管理工作顺利落实，提升办公室服务的效率，需要高校在结合自身发展实际情况的基础上构建相对完善的办公室管理体系。在相关规章制度的指导下，将各项工作落实到位，精细化到每个人，从而实现独立而又协调的工作管理模式。此外，还要具备信息传达的意识，各个岗位工作人员在工作当中要真正服从工作安排，这样才能够更好地发挥资源优势，在统一的协调之下，尽可能减少工作人员之间所存在的矛盾，在明确职责的前提下，要加强监督管理，更好地提升办公室的工作效率。还要针对高校自身发展实际情况，构建相对完善的竞争奖惩以及业绩考核机制，以此更好地提升工作人员的积极性，对于所存在的空缺岗位要通过科学化的考核流程，吸纳更多优秀的人才。例如通过笔试面试等多个环节，真正吸纳岗位需求的人才，还要注重建立轮岗制度，让每个员工都体会到每个岗位的实际工作，真正激发每个员工的工作潜能，通过淘汰以及奖励的方式调动每个工作人员的积极性，活跃办公室的工作氛围，以此达到提升办公室工作效率的目的。

（二）提升工作人员素质，推动管理结构优化。高校办公室本身所涉及的业务比较多，范围比较广，这就要求办公室工作人员具有较高的综合素质能力，其中包括组织、沟通、公关以及灵活应变的能力，这种能力不仅是单纯的理论知识学习就可获得，而是需要在具体的实践工作当中不断体验、总结、巩固，形成适应办公室工作需要的综合能力，并发挥模范带头作用。首先，在人才的选拔方面，要建立一定的标准，通过科学合理的机制对人才进行选拔，将真正有才能的人纳入高校办公室队伍。需要从思想政治、工作态度、业务能力等方面进行全方位的考察，真正为构建高素质的办公室工作队伍奠定扎实的基础。其次，要为在职办公室工作人员提供继续学习的机会和平台，高校在对人才的聘用方面提升了一定的水平，但是却相对忽略对在职人员提供继续学习的机会和平台，这样不利于人员素质的进一步提升。高校办公室可以为其提供进一步深造的机会，不仅提升其理论水平，还要强化其实践能力。例如，可以定期开展办公室自动化相关讲座，或者组织优秀的办公室人员外出深造或考察实习，真正达到提升办公室员工水平的目的。办公室工作人员要根据自身实际情况不断强化学习，提升自身素质素养和服务意识。

（三）配备完善的软硬件，推进结构优化。高校办公室要注重配备高端的软硬件设备。加大资金及人力投入力度，对办公室所需要的硬件软件及时更新，以此满足办公自动化需求，无论是计算机还是大数据技术，都要及时引入。在这个基础上，还要不断强化工作人员本身所具有的信息素养，这样才能够真正发挥硬件和软件的作用和价值，提升办公室工作效率。要根据高校自身发展需求，配备相应的设备，充分发挥各种设备的作用，提升其价值，保障各项工作顺利落实。

四、结语

高校办公室在工作中要不断进行改革，以此促进管理结构的优化，促进办公室工作能力的提升。高校在工作中需要结合自身发展实际情况构建相对完善的办公室管理体系。在相关规章制度的指导下，将各项工作落实到位，精细化到每个人，从而实现独立而又协调的工作管理模式。办公室工作人员应具有较高的综合能力，其中要包括组织、沟通、公关以及灵活应变的能力，而这些能力不仅是单纯的理论知识学习就可以获得，而是需要在具体的实践工作当中不断体验、总结、巩固，才能够形成适应办公室工作需要的综合能力，并发挥模范带头作用。还要注重配备相对完善的软硬件设备，以此更好地满足高校办公室的工作，提升自身工作效率。