文/广西机电职业技术学院 苏桂青

办公室是党政机关、企事业单位、社会团体等组织设置的辅助领导管理和综合服务的办事机构。在组织机构体系运行过程中起着承上启下、协调左右、沟通内外、传递信息、研究政策、辅佐决策的重要作用。提升办公室工作水平对于一个组织体系的高效运行十分必要。在新时期的发展背景下，办公室管理人员更应该顺应时代发展的要求，运用互联网思维进行自我反思和改进，将互联网思维融入现代办公室工作体系构建过程中，从而多方面提升办公室工作水平。

一、新形势下办公室工作特点分析

（一）综合性。主要包括事务性工作：文件收发、迎来送往、会议安排；专业性工作：档案管理、统计管理、调查研究；政务性工作：公文撰写、机要保密。

（二）政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影响着领导的决策和事业的发展。办公室要把学习掌握党和国家的方针政策当作一门重要的必修课，不断提高自己的政策水平。

（三）辅助性。不能代替决策者，要向决策者提供信息，不能擅自指挥全局，要协助领导处理好日常工作。

（四）服务性。为上级领导服务、为同级部门服务、为下级和基层群众服务。

（五）琐碎性。办公室事务相对其他部门来说具有琐碎性、复杂性的特点。电话通知、会议预约、内外联络、客户接待等都是办公室主要内容，虽然繁琐，但对组织体系的运行却是非常重要的。

（六）不规律性。由于办公室涉及工作内容较为广泛，所以办公室的职责范围比较大，且具有明显的不规律性。例如，当办公室接收到较多的领导指派任务和较多的接待访问工作，办公室的工作强度明显爆棚，但如果在没有工作任务的情况下，办公室的闲置状态很明显。

二、办公室的基本任务

（一）参与政务。调查研究、提供信息、提供方案、拟办意见、提出建议，即给领导出主意、提意见、拟方案。

（二）协调业务。协调、沟通各部门业务，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。协调信息、协调关系、协调政策、协调计划。

（三）掌管事务。业务方面的事务，后勤方面的事务，党务方面的事务，干部方面的事务，工团方面的事务，宣传方面的事务。

（四）搞好服务。为上级领导分忧，为周边同事排忧解难，为全体员工周到服务。

三、互联网思维释义

（一）互联网思维概念。随着互联网的不断发展壮大，互联网思维的发展已经深入人心，粉丝经济、网络众筹作为互联时代的产物，已经和人们的工作、生活紧紧联系在了一起。首先，对于互联网来讲，用户是互联网体系服务的主体，互联网思维要以用户体验为基础，以满足用户需求和超出用户需求作为互联网思维的重点内容。其次，立足于优秀逐步走向卓越，在同一环境中，只有不断提高产品和服务的质量，以接近极致的工作态度去创新发展，一个团体才能可持续发展。

（二)“互联网思维+行政办公”概念。随着科技的不断发展和网络协同办公的普及，“互联网思维+行政办公”概念日渐成熟起来，从技术层面看，在“互联网思维+行政办公”概念模式的推动下，行政办公的工作效率和质量明显提高，但如果从思维理念的角度去看，互联网思维和行政办公的结合仍有很大的空间需要弥补。“互联网思维+行政办公”概念更多的是提倡困难面前利用互联网思维进行思考和解决，通过互联网提高办公能力。

四、新时期办公室工作面临的挑战

（一）随时进行业务重组。外部方面是经济全球化、多元化。互联网应用的无边界变化，经济新常态、科技创新、智能科技成果的大量运用；内部方面是单位内部不断调整的组织架构、随时有可能进行的业务重组等。

（二）移动互联网时代要顺应时代趋势。新生代员工登上了职业舞台，他们的新思维、新方法、新需求，不断刺激着传统的管理观念。这就要求办公室在现有服务的基础上，不断整合员工诉求，顺应互联网时代趋势，不断迭代更新，满足新形势、新群体、新需求。

（三）构建动态的协同集体。当前，我们正处在数字化革命大爆发的前夜，数字化为中国带来的影响不容小觑，而人工智能将进一步促进全球大协作，大部分工作将被机器人取代，甚至安全需求将从根本上解决，面对瞬息万变的外部环境，在组织形式变革中，如何构建一个动态的协同集体？将互联网思维运用在办公室工作当中，与时俱进地进行互联网信息化建设，是现代化办公室转型的必要选择，更是提升办公室工水平的重要途径。

五、运用互联网思维多维度提升办公室工作水平

（一） 以平台思维突破时空限制。平台思维的核心思想就是最大限度开放、共享与共赢。从本质上分析，办公室是一个服务平台，利用大数据、跨界合作等实现高效率的整合为客户服务；数字化技术可以支持所有员工通过移动设备实时有效地完成各项工作任务，使员工在全新的数字化办公环境下学习和发展必要的技能。

（二）以扁平化思维简化隶属关系。扁平化思维打破金字塔的组织结构，简化上下级之间隶属关系的层次，建立横宽纵短的扁平化柔性管理体系，使组织（企业、学校等）能够适应信息社会的高效率和快节奏，适应组织内部（企业、学校等）员工参与管理，以实现组织（企业、学校等）内部上下左右的有效沟通，降低组织运行成本，打通资源流动通道，打破中间冗杂管理层次，从而具有群体协作优势。

（三）以大数据思维进行科学决策。大数据思维方式将引发生活、工作和思维的变革，通过大数据思维方式人们可以挖掘出事物之间隐蔽的相互关系，获得更多的认知与洞见，运用这些认知与洞见就可以帮助我们捕捉现在和预测未来。通过数字化、网络化建设将人力资源、财产资源、技术资源、营销资源以及硬件资源数字化，在具体的协调管理实务中做出决策，从而提升办公室工作效率和工作水平。

（四）以参与互动思维构建信息沟通机制。运用互联网用户参与思维构建多元化、多途径、互动型的信息沟通机制，为办公室创设一种高效流通的信息环境，如：依托网站、微信公众号，官方微博、员工微信群等，把与行业相关的政策、工作动态、法律知识等，以及本单位的工作部署、学习材料等内容在第一时间转载公布，方便员工随时浏览学习，以此提升工作效率；通过信息反馈机制（社区、微博、微信等反馈系统），可以方便快捷地收到客户群体、基层群众的建议和想法，通过上行传达作用可以为领导提供更好的参谋服务。

（五）利用互联网技术构建办公室事务监管体系。办公平台通过大数据处理技术，帮助工作人员进行“信息去噪”，可以借助工作平台及时从海量信息中发现有效信息，在公开、透明的信息环境中各下级部门可以互相监督，促使各项任务高效完成，通过互动性工作平台可以充分发挥办公室部门的统筹管理作用，从而显著提升办公室工作水平；运用互联网思维完善监管体系，通过互联网技术构建实时动态监管体系，一方面可以避免人为因素对办公室事务的干扰作用，另一方面有助于绩效考核工作的顺利开展，可以间接促使各项办公室事务高效完成。