文/南京市公安局办公室档案科

信息化技术将档案管理工作带入新的发展阶段，尤其是对于公安部门一类的档案资料众多的单位，档案管理信息化是单位改革的大势所趋。许多地区的公安部门和基层机构已经认识到公安档案信息化建设的重要性，但由于人员、制度、设备等方面的因素，档案管理的信息化建设并未取得预期效果，仍有许多可改进之处，值得研究与探讨。

一、公安档案信息化建设的必要性

（一）破解纸质存储弊端，保障信息存储的高密度。利用信息化技术开展档案管理工作，主要依托计算机将档案资料进行数字化处理，将档案中文字、图片、视音频以计算机能够识别的二进制方式进行存储。和传统的纸质化档案存储相比，节省了许多存储空间和纸质资源。由于是数字化管理方式，相关人员只需要在电脑中输入关键词，就能迅速调阅所需档案，缩短了查询时间，可以说信息化档案管理模式弥补了传统纸质化管理的弊端。

（二）改变传统档案查询，保障群众查询的便利性。公安档案管理工作一方面是便于内部办公的需求，另一方面也是为了保障公众的知情权，解决公众查阅档案资料的需求，因此公安机关的档案管理改革工作应落实“为民服务”的行政理念，将“方便群众”作为改革的核心目标。以户籍档案的管理为例，群众之前调阅自己的户籍档案需要到相应派出所开具相关证明，由负责办事的人员到档案室查找户籍资料，需要耗费许多时间。……