电子文件法律效力的实现障碍及解决方法

2021-11-22台山核电合营有限公司吕彩霞

办公室业务 2021年14期

文/台山核电合营有限公司吕彩霞

电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”近几年，相关立法已经明确电子证据合法化，但是因为电子文件自身的特点及当前信息技术的局限性，给电子文件的证据化带来困难。

一、电子文件证据效力的实现障碍

（一）法律障碍。电子文件遇到的法律障碍有两个阶段，其分水岭是2012年修订的《中华人民共和国刑事诉讼法》（以下简称《刑诉法》）、《中华人民共和国民事诉讼法》（以下简称《民诉法》）和2014年修订的《中华人民共和国行政诉讼法》（以下简称《行政诉讼法》）。1986年《中华人民共和国民法通则》第一次间接接受了电子文件的证据作用，将其归于证据的“其他形式”；1999年的新《合同法》第一次将电子文件直接列入法律，将其归于书面文件；广东省的《EDI暂行条例》将电子文件归属于合法的书面文件，是对电子文件法律规定的突破和创新。此外，1999年上海市的《国际经贸电子数据交换管理规定》、2001年香港特别行政区政府颁布的《电子交易条例》等都采用功能等同法将有数字签名的电子文件视为合法有效的书面文件；2012年修订的《民诉法》第六十三条规定，电子数据是证据类型的一种；2012年修订的《刑诉法》中的第四十八条和2014年修订的《行政诉讼法》中的第三十三条也规定电子数据为证据类型的一种，电子数据第一次被正式纳入法律条文；2015年2月4日，最高人民法院公布的《民诉法》解释中，对电子证据的范围给出了细化解释，电子数据第一次和视听资料分离，成为一种独立的证据。虽然很多领域的法律条文已肯定电子数据的法律效力，但是对电子数据的真实性认定、如何参与法律取证等程序流程没有明确规定，也没有对于电子文件作为法律证据单独立法，使电子文件作为证据在取证、举证、认证、质证等流程中做不到有法可依。

（二）电子文件的真实性问题——“原件”难以保障。1.电子文件的内容与载体易分离。电子文件异于纸质文件，纸质文件的内容和载体是紧密联系的，电子文件的内容和载体是可以分离的，虽然在转载和传递过程中，电子文件的内容不会改变，但是载体的改变，使电子文件失去了证据的应有属性——“原始性”。2.电子文件结构、内容与表现的分离性。电子文件的内容是指电子文件本身的数据信息，包括文本、图像、音视频等，电子文件的结构是指电子文件内容格式化，使其内容更加具有逻辑性，电子文件的表现是指内容的展现形式。“它们以0和1的形式存储在同一篇文档，只有当该文档被系统运行，软件才能让这三者联结为一体，其内容数据以可被人识别的方式呈现。”这也是电子文件的完整性得不到保障的原因之一。电子文件易收到外来攻击。电子文件受到的外来攻击主要有人为攻击和病毒攻击，人为攻击主要为人为破坏数字信息编码，这类破坏可利用相关记录系统跟踪得以解决，主要的破坏是来自于病毒。国家计算机网络与信息安全管理中心研究发现，中国的电子政务系统面临着安全威胁，网络涉密文件高达总泄密文件的30%，美国黑客曾攻击了37%的中国政府网站。电子文件的安全性面临着威胁。3.电子文件对系统环境的依赖性强。电子文件对信息系统依赖较强，一旦离开信息系统，内容将不复存在。一方面，电子文件的存储介质更新换代快，如果文件格式之间没有兼容性，将造成很多原来的电子文件在新的载体上无法读出，那么数据信息就面临丢失的风险；此外电子文件在载体的转移过程中，内容易发生改动，如果操作不当，内部的程序代码将会发生错乱，内容就会出现错误。另一方面，电子文件的载体具有脆弱性和不稳定性，具体表现为载体的技术寿命短、物理寿命短和对保存环境的要求高三方面，载体的物理寿命是指“可以支持该材质的有效性时间的长短”，澳大利亚科学工作者曾对磁带与光盘的寿命做了研究，发现高质量的磁带其物理寿命最高可达20年，而普通质量的最高达5年，载体的技术寿命是指“与介质相关的技术（例如存储密度、用材及外形等）存在时间的长短”。物理寿命和技术寿命短暂，要求电子文件数据必须按时转移到新的载体上，在转移中，就会有丢失数据的风险。电子文件的载体对保存环境的条件要求较高，保存的温湿度、空气中的灰尘颗粒、磁场震动等都会对介质造成损坏，影响数据信息的识别和读取，对电子文件的稳定性构成威胁。

（三）电子文件在管理上的障碍。电子文件在管理上遇到的障碍主要表现在电子文件管理制度和电子文件管理体制两个方面。电子文件管理制度是机构内部全体成员需共同遵守的规章制度，包括统一的文件管理制度和独立的文件管理规章，管理制度的障碍主要表现为制度的不合理、不完善、不配套和不执行。电子文件的管理体制是指电子文件的管理组织，主要由“文件管理人员、技术人员、主管文件工作的领导、生成电子文件的业务人员等组成”，这些主要人员的职责、权利分工的明确性是电子文件管理组织成功的主要标准，分工不明确，会严重影响电子文件的质量和安全。

二、电子文件法律效力的实现途径

（一）完善电子文件立法。在已有法律条文的基础上，对电子数据法律效力的内容进行完善，比如在《电子商务法》中对电子合同和电子发票的鉴定流程详细描述，形成法律配套；出台单独的《电子文件证据法》，形成单独的法律体系，做到有法可依；设立法定的电子文件鉴定机构，规定鉴定程序、鉴定内容，赋予机构鉴定权力；出台电子文件保护条例，对恶意更改损坏、盗窃电子文件等犯罪行为予以刑事处罚，建立电子文件责任追究制度。

（二）实施三库管理。为防止电子文件物理和人为丢失，需要对电子文件进行异质、异地备份；同时可形成电子文件三库管理制度，设立“长期保存库”“管理库”“利用库”，长期保存库存放电子文件的原始件，保障文件的真实性；“管理库”存放复制件，作为后台管理数据；“利用库”是对“管理库”中的文件加以整合后在平台进行展示，管理库和利用库的文件要进行加密处理，通过身份验证、按需授权等方式对文件进行安全管控，三库管理既实现了电子文件的保真，又促进了电子文件的开发利用。

（三）加强信息技术研发。传统的原件概念要求形式和内容都具有原始性，由于电子文件载体多样化且易更改，可以根据实际情况对电子文件的原始性进行重新界定，给予电子文件原件新的解释。此外，应加强信息技术的研发，保障电子文件的真实性。1.数字签名技术，数字签名是在公钥加密、私钥解密的基础上建立起来的，同纸上签名一样，具有不可更改性，可以验证传送消息的真实性及发送者的身份，因为它具有不可伪造性、不可重用性、不可修改性等优点，可以保障电子文件的真实性。2.身份验证技术，系统可以利用身份验证技术验证进入系统的人的身份，可以采用用户名、密码等口令验证或者指纹、人脸识别、声音等生物认证方式，或者将几种认证方式相结合，提高进入系统的安全门槛，防止非法人员进入系统偷窃、篡改信息。3.系统记忆技术，电子文件在编辑、查看、利用等操作过程中，系统具有记忆功能，结合身份验证技术，电子文件的真实性可以得到有效的监督。系统可以记录下来什么时间，哪位用户对电子文件进行了什么操作，每位用户的ID都会被记录下来，这样电子文件的真实性就有章可循了。

（四）加强档案馆的内部管理，发挥档案馆的优势。2020年6月份，新修订的《档案法》规定电子档案具有和纸质档案同等的法律效力，档案机构要利用此优势，发挥电子档案在电子证据中的优先作用，积累电子证据的应用经验。此外档案机构应该建立健全电子档案管理制度，明确管理方法和职责，开发电子档案管理系统，加强电子档案的保密和安全管理；加强人员信息技术管理、文档管理、业务管理等知识的培训，提高人员的电子文件管理观念和风险意识；通过展览、推文等方式扩大对电子档案的宣传，提高人们利用电子档案的意识。