文聪

摘要：自21世纪以来企事业单位开始逐步推行办公自动化，办公自动化能够大大提高企业事业单位的办公效率，在办公信息的共享和传输方面具有诸多优势，近几年企业也加大了对办公自动化的建设投入，对于节约企事业单位资源，改善企事业单位办公环境具有重要意义，在办公自动化下文书档案管理工作也要寻求变革和发展，本文基于办公自动化的研究背景，对于办公自动化下文书档案管理展开研究和论述，分析目前企事业单位在办公自动化环境下文书档案管理改革的必要性，剖析企事业单位文书档案管理所存在的现状和问题所在，在此基础上对于文书档案自动化管理提出可行性指导建议。

关键词：办公自动化文书档案管理方法

一、办公自动化下文书档案管理改进的必要性

在企业的发展扩张中组织规模越来越复杂，所涉及的文书档案资料也越来多，通过将文书档案管理工作进行细分能够有效的提高办公效率，但是也对文书档案管理工作带来了诸多压力，办公自动化下要针对目前文书档案管理工作所遇到的挑战进行改革，由于各种纸质文书档案资料的减少，对于文书档案管理不能用传统的方法和管理模式，要积极探索信息化以及自动化的分数档案管理理念。目前企业各方面资料以及信息的收集以及传输都利用网络环境以及信息环境来进行，这也让传统企业本书档案信息管理呈现网络化以及信息化发展趋势，传统的文书档案管理范方法和手段有着一定的缺陷，无法适应自动化的办公环境，因此企业事业单位文书档案管理要积极创新，利用办公自动化的思想对文书档案管理进行改革，转变文书档案存储和管理的模式，这不仅能够进一步拓展企事业单位文书档案的存储空间，同时对于文书档案信息的利用和分析也更加便捷，从企事业单位员工角度来分析，传统的文书档案信息利用需要到专门的部门进行申请，而自动化办公环境下文书档案管理的改进和优化，员工可以根据自身的需求在系统内第一时间查阅到所需要的文书档案资料，能够充分提高企事业单位内部的办公效率。

二、办公自动化下文书档案管理存在的问题

（一）企事业单位文书档案管理投入少

在企事业单位办公自动化环境下逐步完善各个部门以及组织机构的建设，但是针对办公自动化下文书档案管理则缺少应有的重视和关注，对于企事业单位文书档案管理工作也没有进行有效的投入建设，一方面企事业单位的管理层没有明确认识企业文书档案管理的重要性，将一些重要的文书档案资料只是随意的放在档案柜内，不仅存放空间狭小，同时各方面存放条件也不完备，防潮防湿以及防火工作没有落实到位，导致很多企事业单位的文书档案资料存在一定的保管风险，不能在企业的管理当中长久利用。另一方面，企事业单位针对文书档案管理的硬件设施投入比较少，这给办公自动化环境下企业文书档案管理工作带来了一定的限制和约束。

（二）文书档案管理人员业务不够专业

企事业单位文书档案管理是一项复杂的工作，对于相关业务人员的专业基础和经验都具有一定的要求，在办公自动化环境下文书档案管理面临着重重挑战，从目前企事业单位文书档案管理情况来看，相关人员的专业素质和能力普遍还不高，无法很好的适应办公自动化条件下岗位的工作环境，在枯燥高压的环境下很多人员的工作态度也越发消极，对于文书档案资料的收集和管理不够认真与严谨，与此同时，在业务的开展过程中也出现专业素质不高 以及专业基础不扎实的问题，文书档案管理熟练度不够，工作效率低。

（三）文书档案管理制度不规范和全面

办公自动化对于文书档案管理有着诸多的要求，但是很多企事业单位由于缺少对文书档案管理的重视，其还没有建设相关的文书档案管理制度，导致在工作者文书档案管理制度不够规范和全面，极大的影响了文书档案管理的效果，一方面缺少对档案管理人员的行为规范，文书档案管理人员的职责划分不够明确，对于文书档案以及其他信息资料的交接存在较大问题，很容易影响文书档案资料的完整性。另一方面，企业目前缺少全面的文书档案管理机制，无法为办公自动化文书档案管理提供标准化指导和管理依据，这对于文书档案管理工作来说带来了更多的调整，同时也不利于办公自动化环境下文书档案管理工作的改革。

三、新形势下办公自动化下文书档案管理路径

（一）强化文书档案管理的重视与建设

随着企事业单位办公自动化环境建设的不断健全，针对文书档案管理也要给予一定的重视，企事业单位要针对文书档案管理工作增加一系列投入，一方面要积极优化文书档案管理环境，组建专门的文书档案管理部门，在软硬件设施方面给予优化，尤其对于数字化文书档案的储存和管理要提升安全等级，定期对系统进行安全检测和升级。另一方面，针对收集以及储存的电子文书档案要制定详细的归档目录，这不仅方便人员对电子文书档案的应用和管理，同时也能充分做到电子文书档案的完整和安全。

（二）强化对文书档案管理人员的培养

面对全新的文书档案管理环境，企业要进一步强化对文书档案管理人员的培养，完善对办公自动化下文书档案管理工作的考核，组建专业以及严谨的文书档案管理队伍，提升文书档案管理的专业性。一方面，针对文书档案管理人员要制定严格的选拔标准，其不仅要掌握熟练的计算机技术和知识，同时对于文书档案的管理办法也要有所掌握，另一方面，企事业单位在办公自动化条件下文书档案管理人员要以严谨以及负责任的态度落实好岗位工作。除此之外，办公自动化条件下要积极构建良好的人员培训体系，强化对文书档案管理人员的专业培训，尤其要对计算机、办公自动化系统以及文书档案管理等内容进行培训和考核。

（三）规范文书档案管理制度和管理流程

為了更好的提升办公自动化下文书档案管理的效率，要进一步规范文书档案管理制度和现有的管理流程，总结以往的文书档案管理经验并且进行创新，要积极明确不同文书档案的管理要求和标准，对于文书档案的储存位置、存储格式以及管理方式等都要予以制度化。除此之外，针对文书档案的借阅和和传输也要根据相应的管理流程，对于保密性文书档案的传输和借阅要具有严格的审批。

结论

通过本文的阐述，随着办公自动化环境的创新文书档案管理工作也要探索改革，要对文书档案的管理方法和手段进行创新，在适应办公自动环境的同时也能充分改进文书档案管理工作，办公自动化条件下要充分突出文书档案管理的时效性以及安全性，保证文书档案管理工作的质量。

参考文献

[1]张新杰.事业单位文书档案规范化管理实施策略[J].黑龙江档案. 2020，（05）：80-81.

[2]朱云霞.办公室文书档案规范化管理研究[J].兰台内外. 2020，（30）：39-40.