王谦

摘要：“档案”本质上而言是指社会活动中形成的各种具有保存价值的原始数据，确保档案管理工作的规范化开展不仅为行业转型升级提供了规划指导，与此同时在提升行业市场竞争力、提高档案利用价值等方面也发挥了重要性作用，是现阶段保障行业可持续发展目标实现的重要保障。在新形势背景下，信息数据的飞跃式发展为行业发展注入了新动力，在档案管理中确保档案实体安全和信息安全管理工作的有效落实，是全面提升档案管理整体水平的有效渠道，为此本文主要系统化剖析了新形势下档案实体安全和信息安全管理意义，就管理问题的有效性处理对策展开了深入探讨，以便于保证档案信息资源共享效益的最大化。

关键词：新形势;档案实体安全和信息安全管理;管理意义;问题和策略

引言：档案管理作为企业管理工作的核心内容，管理作业成效是影响企业发展质量及可持续发展目标是否实现的重要因素，新形势下确保档案实体安全和信息安全管理的高效化，则是现阶段行业转型升级的重中之重。伴随社会网络化、数字化的快速化发展，“三个走向（走向依法管理、开放、现代化）”是习近平总书记基于新形势下提出的企业档案管理转型方向，档案信息化建设工作的规范化开展在一定程度上为行业发展注入新动力的同时，也为信息资源的有效传播和共享创造了良好条件。

一、新形势下档案实体安全和信息安全管理意义剖析

企业资源数据档案收集、数据整理、数据价值分析以及数据统筹、储存等是企业档案管理工作的主要内容，新形势下档案实体安全和信息安全管理工作的规范化开展，对于推动企业可持续发展而言具有重要意义。“档案”是企业执行国家相关政策及上级任务的重要载体，与其它管理工作相比，繁琐性和复杂性是档案管理工作的显著特点，若企业在档案管理仍采取传统化人工检索的模式，势必在消耗企业资源、增加企业运营成本，而档案实体安全和信息安全管理是一项系统化转变工程，自一四年被提出后社会各界对档案信息化建设工作的关注度也在不断提高，与传统依靠手工检索模式相比，档案信息化建设工作的规范化开展具表现出了如下优势：

（一）有利于提高企业办公质量和效率

“档案”是企业内部单位、部门之间沟通、交流的重要桥梁，在以往档案管理中，面对企业产生的大量信息资料，人工作业管理手段的实施在增加工作量的同时，也极易导致资料漏写、漏抄等问题的发生，档案准确性大打折扣。伴随社会网络化、数字化的快速化发展，借助信息化管理平台进行档案管理，在一定程度上不仅有效简化了管理工作流程、降低了管理工作量，与此同时还避免了大量人力、物力、财力资源的损耗，此外档案作为重要的原始数据资料，由于传统信息资料大多是纸质媒介，在查阅时需要部分文件需要靠邮政系统进行传递，传递时间较长且还增加了档案丢失概率，反观在档案实体安全和信息安全管理过程中，传递的文件主要为电子文档，信息需求用户可登陆信息数据库下载所需文件，在打破传统信息传递时间和空间限制的同时还显著提升了文件传递信息的安全性、时效性，并由此全面提升了档案的再利用价值。

（三）有利于保证信息保存的安全性和完整性

相比传统化纸质资料，电子管理档案最显著的优势在于储存时间的久远性，因此在新形势下保证档案实体安全和信息安全管理工作的规范化开展，对于提高信息保存安全性和完整性而言具有重要意义。纸质载体在很大程度上，保存时间取决于纤维素性质和保存的外部环境，在某些恶劣环境下纸质资料信息破损和丢失问题给企业发展造成了十分不利的影响，反观在大数据时代下，借助现代化信息技术手段来整理电子文件，不仅有效地提高了查阅便捷性，与此同时电子文档受外界影响程度相对较低，具有很强的稳定性，融媒体背景下档案管理工作人员通过量馆藏电子信息资料直接挂接到档案网站，并通过及时的进行档案归档，计算机储存、备份，由此在保证储备安全性和完整度的前提下，提高信息储存安全性。

二、新形势下档案实体安全和信息安全管理问题剖析

（一）档案信息化管理中技术性人员缺失

不同于其它档案资料，企业档案由于涉及声像视频资料格式转化和数字化信息转化，在管理时需要专业技术人员进行操作及管理，目前来讲在档案实体安全和信息安全管理过程中，从事企业档案管理的人员虽然具备档案管理的专业素养和经验，可由于专业能力的欠缺在影响整体管理质量和效率的同时也阻碍了行业的转型和升级。对于企业而言，在大数据时代下档案管理工作的实施往往需要专业技术人员借助软硬件平台，在确保信息采集、保持、量化和编码作业有效落实的同时对其进行数字化处理，在管理工作从“案卷级、单途径、对档案外部特征管理”到“文件级、体系管理、內外部特征合并管理”转变的时代下，企业对档案管理工作人员的专业能力也提出了新要求，工作者信息技术操作熟练度不足、技术应用技能偏弱等问题的存在，不仅增加了管理工作难度，档案完整性也由此受到了一定影响。

（二）原始数据资料损失现象较为严重

原始数据作为行业转型和升级的重要战略指导，数据完整度以及信息利用率的高低是影响行业可持续发展目标能否达成的重要因素。企业机构自成立初期，由于行业技术更迭速度较快，以往信息资料丢失问题较为严重的同时不仅不利于行业的成功转型升级，与此同时对媒体社会导向作用的发挥也造成了一定影响。在大数据时代来临前，企业影视资料和信息存储媒介主要是磁带、钢丝带、半导体、胶片等由于储存媒介极易受到外界环境的影响，显著增加了保存难度，此外再加之在喊个与发展中，需要经常查阅相关资料，可虽然目前我国企业建立了完善的档案管理平台，可由于“重建设轻使用”理念的存在，档案信息化管理工作形式化问题较为严重的同时资料信息利用率也始终处于低迷化状态，信息建设效能也由此受到了一定影响。

三、新形势下档案实体安全和信息安全管理问题的优化处理对策

（一）确保档案信息管理人员树立正确的信息化管理意识

“檔案管理”是企业管理体系中的重要一环，在新形势下为确保高质量管理目标的实现，企业机构需首先提高管理人员的选拔标准，确保聘用者职业素养、专业能力和计算机操作水平均满足管理工作的标准化要求，并通过加强与高校的合作交流来引入与之相关的专业人员，由此在保证管理团队专业性的同时为后期各项管理工作的高效化开展创造良好条件。为不断增强管理人员的使命感、责任感，当前企业机构还要建立健全完善的培训机制、考核制度，通过加强对管理者的再培训、再教育，以便于在强化档案管理者信息化档案管理理念的基础上打破固有档案信息管理模式，由此为后期各项工作的高效化实施提供保障。除此之外档案管理者专业能力水平的强弱在一定程度上，是影响档案管理整体成效的决定性因素，为此企业机构还要结合新媒体发展趋势，在明确群体需求的基础上对管理手段进行不断革新、对操作规范进行统一规定，以便于在约束管理者管理行为的前提下通过多种方式来强化他们的业务能力，最终保证了信息资料价值的最大化发挥。

（二）不断提高档案信息化管理技术水平

在新形势下企业在档案信息化管理中，信息化水平的高低是影响管理工作成效的重要因素之一，换言之为改善当前整体管理现状，不断提高档案信息化管理技术水平现已迫在眉睫。新媒体背景下档案信息化建设工作开展过程中，全面数字化技术水平是档案信息化管理基础建设工作的重中之重，现阶段为保证信息化建设目标的达成，首先企业需对管理技术进行不断更新，在保证储存格式和设备（计算机、路由器、扫描仪等）先进度的前提下确保各项工作的高效化实施，与此同时为便于管理以及提升与用户之间的衔接性，當前在融媒体背景下企业还需要在信息化建设过程中引入大量资源、资金和人才，以便于在保证系统软件开发和完善工作规范化实施的同时建立起一个庞大的数据库，由此在保证档案中心目录数据化的前提下全面提升数字化档案管理媒介的交互性，最终为行业的转型和升级创造了良好条件。经调查在以往信息管理中，档案信息来源不清晰以及统一标准化格式的缺失，是影响信息化管理工作质量的重要因素，故此为避免出现“信息孤岛”，在档案信息化管理时管理工作人员需根据信息来源对其进行系统化分类，之后通过建立健全完善的统一化标准管理体系来讲信息数据化，并通过采取“双套制保存”的方式，结合当前新形势下行业转型升级发展要求，对档案管理形式进行不断调整，借由“上网信息加密储存”来全面提高信息的安全性。

四、结语

总的来说，在新形势下，现代化信息技术手段的不断发展和广泛应用，在全面提升行业的市场核心竞争力的同时，也为行业转型升级注入新动力。档案作为企业的原始数据资料，档案管理工作的高效化实施有利于促进行业自身长远发展，故此为改善当前管理现状，加强对档案管理人员的培训力度、不断提高档案信息化管理技术水平以及建立健全完善的档案管理规章制度，现已迫在眉睫。

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