莫晗飞

学校干部人事档案管理部门承担着“为党管档”的重要职责，随着《干部人事档案工作条例》的出台，对新时代学校干部人事档案数字化管理工作提出了新的要求，干部人事档案是对干部在各年龄阶段学习成长的有效记录，从而为各级党组织选人用人工作提供切实有效的依据。然而，在组织人事部门及其所属的干部人事档案管理部门联审复核中，经常发生信息不一以及档案丢失等诸多现象，从而对档案利用工作构成极大影响。为了确保新时代干部人事档案数字化工作高效进行，前期谋划工作将更加重要。

一、学校干部人事档案数字化的重要性

（一）推动档案管理稳步发展

进入新时代，随着学校规模不断扩增，学校干部人事档案的利用及使用频率逐年上升，对干部人事档案的需求层面逐渐扩大，但在管理模式和管理理念方面创新较少;干部人事档案数字化管理已经被推行和实施了一些时间，由于档案管理人员仍将纸质档案作为工作重心，加之一如既往遵循的传统管理理念，使得干部人事档案整体工作质量得不到有效提升，对学校数字化和信息化的发展产生阻碍。因此，需要对干部人事档案管理模式和理念进行合理化调整，运用信息技术建立管理理念，从而利用其准确性、完整性等优势条件，有效提升学校干部人事档案整体管理工作。

（二）提升档案服务高效运转

进入新时代，学校干部人事档案普遍采取人工管理，由于干部人事档案管理工作量逐年攀升，档案利用率大幅提高，导致学校在干部人事档案管理工作中运转低效。数字化信息化技术与干部人事档案管理模式的有机结合，对档案管理水平的提升是显著的。对数字化信息化管理模式的运用，有效简化了档案管理工作，为档案服务高效运转提供便利。运用数字化信息化技术对干部人事档案信息编制成可视化信息栏、目录、普通扫描图像以及高清处理图像，从而计算机为窗口，服务器为数据运算后台开展干部人事档案各项利用工作，有效提升干部人事档案利用及录入效率。

（三）保障档案基础信息安全

干部人事档案的存在目的是为了将相关材料信息进行长久保存，虽然档案库房能够做到恒温恒湿，但纸质干部人事档案在被频繁利用的情况下，对档案的损坏是不可逆的，且存在材料丢失的风险。在档案数字化信息化技术的推动下，运用数字化的管理方式，能大幅降低纸质干部人事档案利用次数，通过计算机中的干部人事档案管理系统就可以进行查询和扫描录入，不仅延长了纸质干部人事档案的使用寿命，也提升了信息系统的利用率，更保障了档案基础信息安全。

二、学校干部人事档案数字化管理中存在的问题

（一）信息记录不一致

干部人事档案的建立是对个人信息进行准确呈现，三龄两历一身份是档案十类材料中的核心内容。然而，干部人事档案仍存在年龄、入党时间、参加工作时间、任免经历、学习经历等涂改伪造的现象。同时，由于种种历史原因以及缺乏档案各类材料填写规范，档案各类材料的信息前后记录不一致。以年龄和学习经历等方面问题较为突出。导致年龄填写不一致的问题有以下两种情况，一是在材料中出现阴历阳历穿插填写;二是早期因入团或者参军等情况，按照自身需求将年龄改大或改小所导致。导致学习经历填写不一致的问题有以下两种情况，一是在职学历学位和全日制学历学位方面填写混淆，二是在相关学历进修培训经历填写成学历的情况。

（二）归档材料不规范

一是在材料样式及纸张材质大小不一且字迹模糊，早期档案用纸比较薄，长时间纸张容易出现脆裂破损的情况。二是装订松垮，特别是在干部人事档案被集中性、批量性、规模性利用过程中，容易发生材料丢失的情况。三是内容填写不完整，干部人事档案材料中必要的信息没有填写，例如，缺少考核意见、本人签字、本人意见、落款时间等信息以及部分经过组织人事部门审批后的材料未进行盖章等情况，上述情况对干部人事档案的利用及完整度造成了較大的影响。

（三）信息化水平较低

干部人事档案管理体系中，纸质档案材料不全为档案数字化工作增加了整理难度，以及干部人事档案从业人员信息化水平不足，从而使数字化管理工作停滞档案目录信息化阶段中，缺少对档案具体材料的信息采集，如偶然发生纸质档案丢失或损毁现象，暨造成了永久性信息流失。

三、提升学校干部人事档案数字化管理的建议

（一）夯实管理者信息化意识

持续提高干部人事档案工作人员数字化信息化水平是新时代干部人事档案管理工作的必要条件。然而，提升工作人员数字化信息化水平要促进各单位干部人事档案工作人员的工作交流，根据工作情况到上级管档部门“以干代训”。干部人事档案是为了能够安全利用，而在档案利用过程中难免出现影响干部人事档案资料安全的情况，因此，干部人事档案管理系统在服务器端采用RAID的管理方式，能够在数字档案丢失且不可追回的情况之下，经过申请后可以通过RAID备份将档案资料数据进行补回，从而保障了档案安全。

（二）规范档案利用及借阅流程

干部人事档案业务是秘密的、严谨的，学校党组织应落实好管档主体责任，通过设立档案专审小组，并由多个相关部门共同参与，纳入单位内控体系，将管理环节、校准环节、考评环节、审核环节进行划分。当干部进入调任或提拔环节，要重新审核与相关人员干部人事档案，如档案信息存疑，要相继启动调查核实程序，从而将“事后补救”的工作现状转为“事前防范”工作现状。当执行查档程序时，工作人员要进行审批，如审批材料是否签字盖章，查档人员是否为2名中共正式党员。同时，按照在规定时间内将档案进行归还。在进行档案管理过程中，需要进一步落实“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”的工作原则。

（三）加强数字档案管理力度

运用数字化信息化技术对档案进行管理的本质是为了提高档案管理效率和安全性。因此，加强数字档案的管理力度需要以信息平台为载体，将干部人事档案数据在档案管理部门形成局域网全覆盖，并且提升档案保密性，做好网络等级保护，根据岗位职能要求，划分信息平台可视化管理权限。材料收集及归档前，组织人事部门对各项材料进行审核，确认材料规范后方可归档，因此，材料准确性和规范性得到有效保障。

综上所述，信息化数字化技术在学校干部人事档案业务工作中优势明显。新时代，在党引领下的干部人事档案工作，学校党组织应加以重视，积极建立健全相关制度，努力完善干部人事档案管理体系，确保纸质档案与数字档案之间的一致性，进而推动干部人事档案数字化信息化工作向纵深发展。