李咏梅

摘要：随着信息化时代的到来，政务服务网运行越发成熟，传统的线下服务大厅窗口受理形式，已经不能满足行政审批的高效率需求了，线下审批和线上审批相结合的形式成为发展的必然趋势。在这种发展趋向的作用下，产生了大量的电子审批文件和凭证性纸质文件，如何对这些行政审批的档案进行有效地管理，成为目前需要重点思考的内容。

关键词：信息化;行政审批档案;档案管理

行政审批档案是文字、图表和声像等资料的一个统称，具有很强的保存价值，在信息化的时代背景下，行政审批工作的办事效率越来越高，不论是电子的审批文件，还是纸质性的审批文件都有很多，如果可以对这些文件进行有效地管理，不仅能够让这些档案在行政审批工作中有效地发挥出作用，还能让行政审批工作的效率得到进一步地提升，所以，进行信息化背景下的行政审批档案有效管理，非常必要。

一、重视档案管理人员的筛选和监管

线下审批模式和线上审批模式相结合，让审批档案的数量急剧增加，如果负责进行审批档案管理的人员，自身的工作技能和工作素养不符合工作标准，则很容易导致审批档案乱成一团，影响后续办公的效率，所以要想确保信息化时代背景下，行政审批档案管理工作的有序进行，就必须要做好档案管理人员的筛选和监管[1]。

首先，对所有的档案管理人员进行考核，考核内容要涉及到工作技能、专业知识以及工作素养三个方面，只有三个方面的考核成绩都符合标准，才能让他们进行行政审批档案的管理，否则不予录用。其次，经常对行政审批档案的管理人员进行培训。信息化背景下，日新月异，很多事情都是瞬息万变的，一成不变的工作模式肯定不能为时代所认可，因此档案管理的管理者需要经常组织管理人员进行培训学习，提高服务意识、强化服务能力，让每一名审批档案的管理人员都能紧跟时代发展的步伐。最后，檔案管理部门要引进先进的档案管理和员工管理方法，让部门内对档案的管理更有质量，对员工的管理更加高效。在先进的管理方法的帮助下，管理者需要对档案管理人员进行不定期的检查和点评，让档案管理的情况、员工工作的状态等可以时刻处于被监管的状态下，及时发现问题，及时解决问题[2]。

二、明确职责分工

信息化时代的到来，让人们有了发表自己观点的平台，个人意识更强了。在这种情况下，职责分工明确就显得尤为重要。一方面，如果在进行档案管理的职责分工时，管理者没有做出恰当的安排，会导致有的工作没人做、有的工作很多人做，最终导致每个人都很忙，却又每项工作都没做好的局面出现，于行政审批工作而言，影响工作效率和质量，容易导致重大意外情况的发生;另一方面，员工的个人意识更强了，他们更加关注个人的合法权益和个人公平，如果在工作的时候因为职责分工不明确，导致付出和收获不对等，他们很容易感到不平衡，会影响工作积极性，甚至是对工作产生抵触情绪，从长远角度来看，不利于行政审批工作长久健康的发展[3]。

所以，部门的管理者需要对档案管理工作的具体内容，有一个清晰地了解，不能单纯地凭借个人感觉进行分工，还需要在分工之前和员工了解情况，确定对工作内容完全了解以后在开始进行职责分工。比如说行政审批档案的工作内容分为档案资料的收集、整理，资料本身又分为电子版资料和纸质版资料，那么可以根据不同类型资料的收集整理的难易程度进行分工，好比电子版资料比较好收集，那么就可以少安排几名员工。另外要注意的是一定要把工作细化，让那个每一个人都有明确的工作职责，也要把工作绩效和工作情况一一对应起来，让员工能够清楚地知道自己该做什么事、做得好能有什么样的奖励、做得不好会有什么样的惩罚，以及如果想要获得更加长远的发展，那么应该怎么做，这样的话不仅能将责任落实到个人，方便管理者管理，还能够让工作更加有效率，可以及时对工作安排不合理的地方进行调整，有效地避免工作事故的发生，让行政审批工作变得标准化、高效化。

三、建立健全完善的综合档案管理平台

通过分析行政部门目前的档案管理现状，不难发现，很多部门存在着“多头管理”的现象，即有的档案是被多个部门管理着的，每个部门都只负责自己负责范围内规范文件或者是指导文件的下发工作，这也就导致了有的实际内容较多的、整体性文件会有部分内容丢失，信息变得不完整，很影响行政审批部门后续工作的质量，既增加了档案信息查找的难度，还容易导致出现职责混乱不清的情况。本应该是相互合作的部门，但是在这种多头管理模式下却变成了部门各自为政，信息交流不顺畅[4]。

所以，为了让行政审批档案的管理可以更加有效，避免档案信息分块管理和信息缺失等情况的发生，我们应该建立一个完善的综合档案平台。充分发挥出“综合”两个字的作用，让档案管理的各个部门之间建立起紧密地联系，能够形成互帮互助的风气，在进行一个档案的管理时，要要求各部门之间保持联系，确保即使同一个档案不同部分由不同的部门负责，也要让档案保持完整性，部门之间要能随时沟通档案的处理情况，直至这份档案被妥善管理好为止。

总结语

在信息化背景下，我们需要重新调整行政审批档案的管理方式，以便更好地应对新出现的档案管理问题。首先需要重新选拔审批档案的管理人员，让后续进行管理工作的员工都是具备专业能力和较高工作素养的优秀人才，避免因为员工个人能力问题导致管理问题的出现，在选好管理的工作人员以后，需要进行合理的分工，将责任落实到个人，让员工的工作积极性更强，也让管理者的工作更加有效率，最后一点就是建立一个档案管理的综合平台，并对其不断地进行完善，让所有负责行政审批档案管理工作的部门，能够彼此之间紧密联系，保证信息交流的有效性。通过以上这些做法，可以让行政审批档案的管理工作在信息化的大背景下也能保持高效性，确保行政审批工作的顺利进行。

参考文献：

[1]郑其武.信息化背景下卫生监督机构档案管理工作探究[J].传媒论坛，2020，v.3;No.71（23）：118-119+121.

[2]贺鹏飞.行政审批制度改革背景下档案管理工作研究[J].农家参谋，2020，No.651（7）：204-204.

[3]董敏.大数据时代下档案信息化管理发展的有效途径探讨[J].长江丛刊，2019，No.431（2）：185-186.

[4]韩鹏.大数据时代下不动产登记档案管理信息化建设研究[J].建筑技术研究，2021，4（1）：25-26.