赵红

摘要：现阶段，科技发展水平显著提高，信息技术得以广泛应用，办公自动化、标准化成为主要发展趋势。电子文件档案化管理也成为档案管理发展中的必经之路，对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员必须高度重视电子文件归档，以高度顺应信息技术的发展与应用。

关键词：电子文件;档案管理;发展;应用

当前，政府部门均以自动化系统替代傳统的纸质办公文件，日常工作中可利用网络平台直接开展诸多工作。传统的结案均以纸笔开展，而当前，电脑即可完成上述工作，有效减轻了办公压力，提高了办公效率。由此产生了较多的电子文档。然而实践中，工作人员无法正确认识电子文件环境及特点，依然采取传统管理模式。为更好地顺应时代需求，就需大力推行电子文件档案化管理模式。

1电子文件概述

电子文件主要指以数字设备和环境为基础产生，以数码形式存储，以数字设备浏览处理，可在通信网络的支持下上传的文件信息。内容、结构及上下文关系构成了电子文件的主要内容，同时也是此项活动的重要证据。电子文件对软硬件的依赖性较强，无法直接读取，信息与载体相互分离，结构复杂，信息共享方便，安全维护要求较高[1]。电子文件的类型相对较多，如影像文件、声音文件、图像文件和数据文件等。

2电子文件档案化管理中的问题

电子文件档案式管理是高度借鉴传统档案管理模式中的优势，依据电子文件的主要特征，利用先进科技实现集中管理，以此保证管理工作的安全性，建立科学完善的档案管理系统。为此，需制定科学的电子文件档案式管理机制，结合国家规定和要求建立完善的电子文件管理审查机制，定期组织抽查工作，创建科学完备的管理系统。采取先进技术优化权限管理，可保障信息安全，加强原始信息的完整性。

2.1存在较大的安全隐患

经济全球化形势下，我国十分重视信息化和数字化发展，计算机网络技术对全球化起到了重要的促进作用。大众可充分利用互联网获取丰富的信息。如今，政府部门也利用综合性电子政务系统颁布条令，组织宣传。政府也采取多种措施加强了公文电子化的建设。但是受网络技术特性的影响，信息盗取和篡改问题日益严重，保管和归档电子文件时，病毒侵袭是十分常见的问题。且接入互联网的过程中可能存在非法访问，电子文件档案管理中的安全问题显著。

2.2档案保管要求严格

相较于传统的纸质档案管理工作，电子文件档案管理的管理方法及管理设备均有所不同，保管环境要求差异更为明显。电子文件档案管理需要一种具有优良磁性的载体，同时，该载体对保管环境也提出了较高要求。时间越长，磁体的磁性下降也越明显，进而出现了信息丢失的问题，影响了信息的准确性和完整性。

2.3管理制度有待完善

目前，我国十分重视电子化档案管理，但是发展速度较为迟缓，管理制度建设也存在着十分明显的问题，管理不够严格，并未确定不同部门和不同责任人的职责范围。若在管理时出现电子文件错误，易于产生相互推诿的问题，无法明确具体负责人。且管理制度不完善也会降低负责人的失误成本，降低了电子文件档案式管理的可靠性与安全性。对此，有必要完善电子文件档案管理，以加强电子文件档案保护。

3完善电子文件档案化管理的有效策略

伴随科技的发展，电子文件逐步取代纸质文件。如今，行政文件数量不断增多，这在一定程度上增大了行政事务工作压力。而电子文件的出现，不仅节省了文件存储空间，保证了机密文件安全，也简化了档案管理流程，减轻了档案管理人员的工作压力。在这样的行势下，也对电子文件的档案化管理也提出了更高的标准要求。若想提高电子文件档案化管理水平，就必须加大对档案安全管理的重视度，合理运用档案安全管理技术;加大档案管理人才培养力度，夯实专业人才基础;建立健全的档案管理制度，确保档案管理的合理合法性与标准规范性;创建档案管理平台，促进档案的内部交互共享。

3.1重视安全管理

电子文件档案化管理工作中，其中存在的问题尤为显著。对此，工作人员应当采取有效措施增强档案的安全性和保密性。若多人拥有档案管理权，则会产生较为严重的社会问题。此外，管理人员的综合素质对档案管理工作的影响也是现阶段尚未解决的问题。为此，有关部门需高度关注档案管理，颠覆传统思想，以全新的视角理性看待和分析电子文件档案管理，为单位的长期、稳定发展奠定坚实的基础。

3.2培养优秀的管理人才

相较于传统的档案管理，电子文件档案化管理存在显著差异。为此，要求人员高效利用工作中积累的丰富经验，依据电子文件的主要特征加强管理。为实现上述目标，需采取多种措施，培养大批优秀的管理人才，之后收集具有较高价值的信息内容，依据文件的形式、来源、内容等做到分类保管，为需求者提供便捷的检索服务[2]。

传统档案管理模式不同于电子档案管理模式。企业内部需要积极引入并培养大批优秀的专业人才，其一方面要熟练掌握计算机知识和操作技能，另一方面也需具备扎实的档案管理知识，扩大企业人才规模。与此同时，档案管理部门中，传统档案管理人员也要主动参与到专业知识和技能培训之中，树立全新的档案管理理念，鼓励其转变工作模式和工作理念，根据不同的管理需求，完善档案管理，进而全方位提高管理人员的业务能力和职业素养。

3.3加强管理制度建设

科学的档案管理制度有利于提升档案管理工作的质量。因此，电子文件档案管理工作中需要建立科学有效的管理机制，在优化管理的同时，促进电子文件档案化管理的全面发展。科学的管理制度可约束管理人员的行为，也可引导其以积极的理念落实各项工作，并在工作中能够根据制度要求不断的进行自我反思与总结，进而更好的端正工作态度，优化工作质量。

现如今，电子文件归档管理制度成为人们需要关注的焦点内容。电子文件来源尤为丰富，生产文件的人员数量较多，如业务管理员、数据录入员以及计算机技术员等。在电子文件归档中，要严格遵守管理制度的要求，落实各项工作内容。电子文件归档是单位档案管理制度中的重要内容，需多个部门共同协作。另外，电子文件形成部门也需全面掌握文件的基本形成规律与历史发展间的联系，以此充分发挥其在检定工作中的作用[3]。计算机管理部门必须高度重视网络技术，以促进档案管理，与多个部门共同配合，全面展现自身的优势，制定安全可靠的电子文件档案。

3.4创建档案网站

电子文件档案化管理需要结合实际为本单位的有关部门及工作人员提供快速浏览和查阅信息的服务。为此，需充分展现官网的独特优势，彰显单位经营与发展特色，创建具有完善信息查询功能的网站。若单位创建了官网，则需在官网中设置档案查询板块，该栏目也可融入单位重要的历史信息。如单位曾经举办过的重要活动，历史上留下的珍贵影像以及领导的视频和音频等。

信息档案查询功能在为单位管理人员提供服务的同时，也要为普通职工服务。具体来说，建设网站的过程中，要设置普通职工的登录和操作权限，使其能够利用官网查询重要信息，结合关键词查询档案。普通职工无法通过档案编号和分类号检索形式查找方案，同时，网站上提供的档案查询服务也涵盖了诸多内容。网站需要提供职工个人信息和单位历史发展及各阶段的文件发布。工作人员需采取有效措施，优化网站建设，结合网站用户的意见和建议，丰富网站功能，扩展档案管理人员的交流和沟通渠道，协助单位职工解答问题，适当引导职工更加全面地开展档管理工作，丰富工作人员的档案管理知识储备。

4结束语

现阶段，我国社会经济发展水平显著提高，信息化管理也成为当前主要的发展趋势。电子文件档案信息化管理具有较大的优势，在日常生产和生活之中也发挥着重要作用。互联网环境的开放性和复杂性较强，因此，日后电子文件档案管理工作，也需要将安全管理和制度建设作为重点工作内容，创建档案网站，培养优秀的管理人员，以此全方位提升档案服务水平。

参考文献：

[1]邹名璐，罗元.电子文件归档管理系统的核心功能单元设计[J].计算机工程与科学，2019，v.41;No.291（03）：118-124.

[2]林琳.政务电子文件归档管理问题与对策研究[J].山西档案，2020，No.251（03）：161-166.

[3]李学广，袁嘉新，骆建珍.业务电子文件归档管理问题探讨[J].中国档案，2019，544（02）：74-75.