汪敬

摘要：信息化能够实现档案信息资源的有效开发和利用，为更好地查询利用档案提供便利。随着时代的不断发展，信息化逐渐成为主流趋势，作为高校，更应该紧跟时代发展潮流，重视档案信息化建设，提高档案工作管理水平，为高校档案事业的发展提供重要保障。本文结合信息化建设的时代要求，对高校档案信息化建设的策略进行了简要分析。

关键词：高校档案;信息化建设

随着教育的不断发展，高校办学规模逐渐扩大，档案也成为高校发展进程中十分重要的信息资源。将先进信息技术应用于档案工作中，能够促进高校档案信息化发展，提高档案管理效率，降低成本，优势明显。因此，高校需要结合实际发展情况以及档案管理工作现状，积极采取信息化建设策略，不断提高档案管理水平。

1. 档案信息化建设概述

1.1 含义

档案信息化主要指对传统档案管理模式的突破，传统模式下档案管理工作的主要内容为实体档案资料的保存，而信息化建设的目的便是实现对数字档案的保存。通过对数字化信息技术的利用，能有效提高高校档案管理质量。档案信息化建设需要对档案信息进行数字化及网络化处理，实现信息的共享[1]。档案信息化建设的过程中，工作人员需要使用多种先进技术方法，例如数据压缩技术、扫描技术等，将传统纸质文件以电子的形式储存在系统中，建立相应的档案信息库。另外，在调用档案的过程中，因相关手续流程较为复杂，导致效率低下，无法保证档案管理工作的实效性。但是将先进信息技术应用于档案工作中，不但能够提高管理效率，同时能够对服务方式进行创新，为档案管理工作提供技术保障。目前工作人员可以充分利用互联网信息平台，不断拓宽信息来源，保障信息收集的全面性、有效性和准确性，提高整体收集效果，另外也可以对不同档案进行整理和分类，保证工作效率的同时有效提高信息处理水平。

1.2 可行性

首先，互联网信息技术的高速发展，得到了各行各业的广泛应用，这也为提高管理水平，加快信息化建设提供了全新的途径。其次，高校均具备计算机网络系统，工作人员也可以进行相关操作，完成相应的档案处理工作。再次，越来越多的高校开始进行档案信息化建设，可以为档案信息化建设工作提供宝贵的经验。最后，我国也出台了诸多档案管理条例，提高了高校对档案信息化建设的重视度，有助于促进档案信息化建设的发展。

2. 高校档案信息化建设措施

2.1 提高对档案信息化建设的重视程度

在开展档案信息化建设的过程中，高校领导应转变观念，充分认识到档案信息化建设的重要性，将档案信息化建设纳入高校发展规划中。加强档案信息化建设的领导，有计划、有步骤、有针对性地进行档案信息化建设工作，为广大师生提供更优质、高校、便捷的服务。另外，需加大档案信息化建设的宣传力度，营造良好的档案管理工作氛围。高校可以通过举办相关展览、制订工作简报、档案法规宣传等方式，提高工作人员对档案管理信息化工作的认识，采取多种形式和途径对档案信息化建设重要性的宣传，有效解放思想，更新观念。

2.2 不断完善软硬件基础设施

在档案信息化建设的过程中，高校要根据实际情况和需求，对信息化建设所需的基础设施进行配备和完善，保证档案信息化建设工作的顺利进行。在档案信息化建设的过程中，需加强对高校局域网的构建，为高校各部门间信息的传输和共享提供便利，同时能够提高文档的收集效率。在硬件设施配备方面，需配备独立的服务器，比如打印机、扫描仪和刻录仪器等。在软件设施配备方面，高校应积极使用专业化档案管理软件以及相关数据处理软件，提高档案管理工作效率，为档案信息化建设夯实基础。另外，档案管理需要数据库系统的支撑，数据库系統的选择需要建立在Internet/Web技术的基础上。高校需要建立覆盖全校的集成系统，能够适用于多种操作系统、应将平台、多用户、多任务，能够在互联网环境下有效运行，提高效率。最后，高校还需要加强档案网站的建设。网站是展示档案信息化建设成果的主要窗口，对网站进行完善，结合不同用户设立不同的栏目板块，使用在线利用功能，开通在线服务，为用户提供更优质的服务[2]。

2.3 加强档案管理工作人员队伍建设

高校档案管理工作人员的素质对档案管理信息化建设有决定性影响，因此，只有提高工作人员的综合素质才能有效推动档案管理的信息化建设。首先，需要不断优化和完善人才聘用机制。在引进人才的过程中，注重考察其专业背景，积极引进计算机和档案专业人才。在工作分工的过程中，需要结合工作人员的专业优势进行合理分工，比如计算机专业人才可以进行数据分析、收集、档案信息系统维护、档案管理软件优化等工作。其次，需要建立相应的考核机制。制定合理的岗位目标责任机制，充分提高档案管理工作人员的主观能动性，加强对信息服务效率和质量的重视，提供优质、全面的服务。最后，需要建立相应的培训机制。加强对在职档案管理工作人员的培训，鼓励其进一步深造，完善理论知识体系，掌握相关技能技巧。高校可以定期组织档案行业前沿讲座、相关学术会议等，通过多种方式有效提高工作人员的综合素质，使其符合档案管理信息化建设需求[3]。

2.4 明确档案信息化建设长期规划

高校档案信息化建设并不是一蹴而就的，是一项复杂的长期性的系统工程，因此需要做好统筹规划工作，按照流程分布进行，这样才能保证档案信息化建设的顺利进行。高校需要结合自身实际情况，制定全面的信息化建设方案，将档案信息资源开发和利用作为重心，促进档案数字化、管理规范化发展，不但能够有效提高管理效率，同时有助于档案服务领域的拓展。另外，高校需要加强对网络管理系统的应用，将档案室档案文件、案卷均录入系统中，提高各部门档案信息化管理水平，建立全文数据库，实现纸质文档和电子文档“双套制”的目标[4]。

3. 结语

综上所述，档案信息化建设是高校发展的必经途径，能够有效提高高校档案管理质量和效率，但是档案信息化建设任务艰巨，因此在建设的过程中，需要具备前瞻性，严格遵守相关标准，考虑今后的需求，高校还需要结合自身具体情况，分阶段展开档案信息化建设，使档案能够更好地为高校发展服务。

参考文献：

[1] 庞小铭. 高校档案管理的信息化建设[J]. 西部素质教育，2020，6（9）：118-119.

[2] 魏红. 高校学生档案管理信息化平台的建设和发展分析[J]. 消费导刊，2020（13）：55，57.

[3] 贺蕊. 浅析高校档案信息化管理工作改革与创新要点[J]. 兰台内外，2020（8）：5-6.

[4] 谈芳吟. 高校档案管理信息化建设的现状及存在问题对策[J]. 管理观察，2018（6）：140-141.