韩金

摘要：随着高校办学规模的不断扩大，高校档案数据呈现出数量大、种类多、价值密度低等特征，档案工作者有必要在档案管理上加以变革，充分认识大数据的重要价值，着重从更新档案工作理念、强化档案资源集成、防控档案利用风险等方面加强对大数据的运用，不断优化高校档案管理。

关键词：高校;档案管理;大数据;数字化

高校档案指的是高校历史、教学、科研、人事等资料与数据，是高校非常重要的资源，这意味着高校档案工作者承担着管理档案、提供信息、服务决策等重要职能。随着大数据时代的到来，档案电子化与数字化的发展、档案数据的成倍增长给高校传统纸质化档案管理提出严峻挑战，运用大数据改进高校档案管理势在必行。

一、高校档案管理工作中大数据的重要性

基于大数据时代背景，高校的运作广泛涉及管理活动、人才培养、科学研究以及社会服务等，这些活动的开展都会产生大量数据，来源分布广、结构多样，具备明显的大数据特征。在高校档案数据量急剧增长的形势下，传统档案管理的滞后性越来越突出。对于高校档案数字化管理而言，数字化特点主要体现在使用计算机技术和互联网技术方面，大数据作为一项关键技术和高校档案数字化管理存在直接联系[1]。在档案管理中运用大数据不仅能提升高校数字档案管理的规范性、标准性，还能保障高校数字档案信息的安全性。特别是在建成高校数字化档案以后，档案管理系统会自动扫描、处理档案内容，归类数字化资源，依托计算机设备把档案数据录入高校数据库，方便快速搜索，更有效地共享档案信息。而且大数据的精准度很高，可以规避人工失误，通过运用大数据大大提升档案数据处理质量，进一步凸显大数据运用的重要性。

二、高校档案管理工作中大数据的运用建议

（一）运用大数据更新档案管理工作理念

档案管理方式在大数据时代已经发生较大变革，高校为了适应这一变化趋势，首先要做的就是建立现代化的工作理念，这是在高校档案管理中加强大數据运用的前提。一方面，做好档案管理大数据宣传，重点宣传新时期里档案工作发生的变化以及大数据对高校档案管理的积极影响;另一方面，普及档案管理大数据理念，主要在于实现功能转变，从保存档案的功能转向服务高校发展的功能、从档案查询使用功能转向档案数据信息服务功能。对于档案服务理念的更新还要主动探索各行各业对高校档案的需求，通过分析需求挖掘档案数据的价值，提供优质档案信息服务[2]。

（二）运用大数据强化档案信息资源集成

高校档案信息资源集成是基于大数据的档案数字化建设对高校档案管理提出的要求，借此保证高校档案管理工作与时俱进。

一是档案管理工作过程的集成。这主要涉及到高校文件管理、档案工作流程的集成，通过实施文件前端管理与控制，在高校的各个应用系统之中全面融入档案管理工作的大数据要求、规范、标准等，促进档案生命周期和高校各项业务的一体化集成，包括档案资源的生成、管理和利用的一体化，有效控制档案资源的收集、管理、利用等业务流程，达到高校档案信息资源整体优化的目的。

二是规范、标准的集成。档案工作者要在高校领导的正确指导下统筹规划档案信息资源大数据集成，成立对应的领导小组、研究小组，为建设全校档案信息资源提供指导，加快档案管理的规范化、标准化建设[3]。与此同时，制定关于高校电子档案标准化建设的标准，统一档案数字化资源集成的规范与标准，实现校内档案部门和其他部门的信息流通与共享，进而促成高校档案数据资源的集成、共享。例如高校档案的数字化加工，根据既定规范和标准对档案进行扫描、修补、纠偏，并根据命名规则将其保存为适当的文件资料。在数字化加工环节要意识到存储技术在持续发展，无需再担忧存储容量的问题，所以无需过多考虑文件大小，可以选择300dpi分辨率、24位真色彩模式、多页TIFF存储格式、JPG或者PDF利用格式等;文件名必须规范，主要根据档号挂接数字化成果，这要依赖文件名，尤其是高校档案管理系统对文件名的全角半角、大小写等比较敏感，应正确使用。

三是档案数据、信息的集成。在高校档案管理中面向SOA集成架构搭建集成平台，解决档案信息系统和学校业务系统之前的信息壁垒问题，利用动态管理流程促进各类信息资源的整合，实现高校档案信息集成管理;全面扫描现有纸质档案，将其转化成电子档案，促成档案数据信息和原本载体的剥离，进一步深化高校档案价值;妥善迁移高校业务系统中不再使用的陈旧档案数据和校内无法兼容、异构的数据库之间的档案数据信息，根据已经规划的结构、体系与内容实施档案数据信息再分类管理，防止遗失，体现高校档案信息资源的完整性。

（三）运用大数据防控档案信息利用风险

考虑到当今社会处于大数据时代发展早期，在高校档案管理工作中对于大数据的运用和现实需求存在差距，需要注意数字化技术的诸多风险。例如在高校档案管理中要重视降低、规避档案数据信息的流失、泄露以及侵害个人隐私等安全风险，可以专门设立保护师生信息隐私权的工作机制，对一些数据信息进行模糊处理，提高通过大数据库挖掘个人隐私信息和特定数据点之间的联系的难度;档案工作者在采集数据信息时要严格遵循相关法律法规，完善建立信息安全制度，依法承担信息安全监管特色，涵盖在特定时间以后将个人数据信息删除的义务;针对有关个人数据信息再利用的现象，务必要运用数字化节制技术，持续提升、更新减灾能力，有效减轻甚至规避个人数据信息被二次挖掘利用面临的潜在风险。

除此以外，要科学处理档案数据信息中记忆和删除的关系，因为在高校档案数据信息资源的开发与利用中，记忆和删除是核心矛盾[4]。在大数据时代背景下要记住遗忘的价值和必要性，虽然高校保存传统纸质档案存在自毁机制以及有效期限，在时间的流逝中可以保存的纸质档案是有限的，而运用大数据保存下来的数字档案拥有存储时间更长的优势，但也有更大的数据信息安全保障压力，处理好记忆和删除的关系是非常关键的。现如今数据存储器提供可靠的、价廉的档案数据信息存储方式，一旦缺少合理的数据管理规则，涵盖经常进行可靠的备份，就不能充分体现运用大数据的优势。改善措施主要有：在高校数据档案中进行数据化记忆存储之前要根据数字档案节制规则设定合理的存储期限;针对自动删除高校过期数字档案的需求建立智能监控机制，提高数字档案存储和利用的质量，帮助缓解数据化记忆容易引起的矛盾;积极探索可以缓解复杂矛盾而且渐变的、可用的遗忘机制，取代存储期限设置，也就是允许高校数字档案伴随时间的推移自动锈蚀或者分解，让数据化记忆表现出更包容、更强大的聚合功能及风化功能，提升高校档案管理整体水平。

三、结语

大数据时代的到来不可逆转，在数据规模越来越大的发展背景下，肩负档案管理职责的高校档案工作者要主动运用大数据促进工作理念的更新，集成档案信息资源，同时防控安全风险，这是义不容辞的义务、责任。通过构建数字化档案实现对高校档案资料的高效处理，推动高校档案管理不断创新，提高数字档案管理成效。

参考文献

[1]费紫琦.大数据时代高校档案服务创新研究[J].兰台世界，2019（01）：121-123.

[2]余浠婉.高校档案信息资源数字化建设初探[J].办公室业务，2020（12）：66+166.

[3]李爱华.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].档案管理，2020（02）：82-83.

[4]郑立梅.大数据背景下高校档案管理模式的变革研究[J].国际公关，2020（02）：173+175.