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高校内部控制体系建设之差旅费报销信息化建设

2021-08-25强歆

理财·市场版 2021年7期
关键词:差旅费单据流程

强歆

差旅费报销信息化重要性

财政部于2015年12月颁发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财监〔2015〕86号),要求行政事业单位于2016年全面推进行政事业内部控制建设,规范行政事业单位内部控制经济和业务活动,强化对内部权力运行的制约。

2017年,宁夏回族自治区财政厅制定了《行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)》(财会〔2017〕1号),要求自治区本级各部门及各直属单位自2017年3月1日起施行本制度;2018年,印发了《关于规范自治区本级党政机关差旅费报销内部控制管理的通知》(财会〔2018〕4号),将差旅费报销内部控制作为内控建设突破口,推进各单位內部控制全过程信息化管理的落地。

随着高职院校对外交流日渐增加,工作人员公务外出逐年增加,差旅费报销也成为日常报销的重头戏,是内部控制收支业务管控的重点。目前,学院差旅费报销业务尚未进行信息化建设,从发起申请、审批、实施、报销,环节众多,流程复杂,工作量大,存在各方面风险点,为提高差旅费报销效率,防范过程中风险点,实现差旅费报销信息化建设已刻不容缓。

差旅费报销管理现状

1.政策信息了解不到位,出差变数多

学院差旅费报销和业务行为结合紧密,出差事前事后不确定性强,难以完全按原定计划执行。同时,差旅费报销项目种类多且复杂,不同地区、不同季节、不同人员执行标准不一。虽然以众多方式宣传差旅费报销制度,但仍存在大量对差旅费报销制度了解不全面、不到位的情况。遇到意外情况,不能即时查询报销规定,容易引发先支后请,超预算、超标准、超范围、以公报私的风险,出错率较高,影响财务核算。

2.报销效率低

从报销人员角度来看,当前采用的传统报销模式,包括事前申请、事中执行、事后报销三个环节。三个环节缺一不可,权力互相制约,最大程度防范风险。但从另一个角度来看,环节众多,报销人员跑路多,如遇相关人员不在岗的情况,多次往返报销不仅增加了时间成本,还降低了报销效率。

3.管理工具原始

报销的原始单据以纸质形式保存,历史相关数据查询繁琐,汇总数据难度大,无法进行多年数据的分析比较。对项目或日常费用预算控制,如果由人工翻看预算表,逐个查询报销单据,耗费大量的时间和精力,且工作质量堪忧。

4.报销执行力度难以控制

单位的费用支出规则、费用控制制度(比如前款不清后款不借、限时报销、专款专用、限额使用等)无法强制遵守,可能因为个人因素影响不易贯彻执行。

差旅费报销信息化实现分析

建立健全差旅费报销管理制度,严格差旅费支出标准,明确报销流程,按照规定办理报销事项;实行出差审批制度,从严把控出差天数和人数;运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、预算控制、归口管理、会计控制、信息公开等方式,加强差旅费报销管理。差旅费报销按照“事前审批,标准约束,流程控制”的管理原则,实行全过程信息化管理。

差旅费报销管理系统在现有信息化基础上,可选择支持OA电脑端、移动手机,iPad设备的建设方式,以内控管理为基础,通过底层“支撑层”“业务层”“分析层”建设,其中“业务层”信息支持自定义,可以根据学院的需求调整表格、出差类型等内容;“分析层”信息支持自定义,可以根据不同人员角色查看统计信息。切实达到过程留痕、责任可追溯,完成“不见面审批”。

设置使用人、财务人员、单位领导三种角色,清晰明了。在流程中,要求做到事前审批,使用人提出“出差申请”经过单位领导审批;事后报销时,使用人提出“出差报销”,可以将出差审批单据作为报销依据,同时附上其他出差凭据,让报销过程中的审批人清晰、准确地了解报销情况,让审批有理有据,完全做到过程管控。

1.系统功能分析

学院具体报销流程为:报销人、部门负责人逐张签字→分管院领导逐张签字→计划财务处副处长审核并粘贴→报销人、主管院领导在差旅费审批表签字→计划财务处处长审批→分管财务院领导审批→出纳付款(转公务卡)。

差旅费报销中的流程需非常严密,既要充分体现出各部门的权责,又要避免推诿扯皮而导致管理的缺失。流程的自动发起与流转使得信息也自动传递,避免了各部门之间的信息不对称。

2.业务功能分析

出差申请单。申请人根据单据内容填写出差事项,其中系统设置必填项内容,保证单据内容的完整性;单据中设置“出差类型”“经费类型”“出差地点”等模块采用下拉框选择信息,保证单据内容的统一性;其次,申请人根据职级、地点信息了解到出差的预算金额,实现事前管控费用预算。

借款申请单。在出差申请单中如果是否借款选择“是”,当出差申请单流程结束后可自动触发借款申请单审批流程,审批通过后,发起差旅费报销的时候可关联相关借款申请单的借款金额到单据中,快速了解当前报销人员的借款情况,对报销金额进行冲销。上传原始凭证。出差人员线上上传培训、会议文件,填报申请(时间、地点、人员、事由),系统内嵌差旅住宿费标准、补贴定额,充分利用表单中的相同、相关信息,实现部分数据自动填入,自动审核,从而避免人工手填单的失误和多次核对,减轻工作量,提高报销效率,加快支付速度。相关领导线上审批,财务人员线上审核,提高出差审批效率,方便教职工,真正将“放管服”落地。

3.查询功能分析

在单据的侧面附有差旅费报销的相关制度信息,申请人可以直接了解报销制度;在单据的侧面可以简单地查看当前报销人员的报销情况,以图标的形式直观展示出来。在财务审批过程中,财务人员也可以看到报销人员之前的报销情况,避免出现重复报销。

在审批过程中,关联查看报销人的出差审批单,实时查看制度及单据、报销票据等信息,了解报销人员的报销情况,考虑是否允许报销,真正做到事前审批,事后报销。

4.统计功能分析

系统支持自定义统计分析,可以根据不同角色人员的需求,设置统计表展示方式,如个人差旅费报销情况、部门差旅费报销情况、分年度报销情况等多种查询方式,便捷操作。

构建高职院校内部控制规范体系,不断提高高职院校的管理水平,保障财产物资的安全和完整,提高高职院校整体发展能力。而差旅费报销信息化管理,从制度管理的角度,实现事前审批,事后报销,让报销工作有理有据,从结果管控转型为过程管控每一项费用的支出与使用。它与财务管理密切结合,达到节约各项费用开支的目的,为单位的全面预算管理奠定基础。

差旅费报销信息化构建及实现,解答了使用人在差旅费报销时的疑惑和难题,优化财务审批流程,节约报销时间。对差旅费报销系统的研究和分析,可为实现后续的网上报销系统的设计和使用提供参考。(作者单位:宁夏财经职业技术学院计划财务处)

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