陈诗

摘要：档案资源价值的发挥需要依靠良好的信息共享技术、共享机制与管理模式。当前我们应积极创新档案管理模式，集合管理资源，切实提升档案管理成效。本文从信息资源共享与档案资源利用现状分析出发，阐述了信息资源共享视域下档案管理创新路径。以供参考。

一、信息资源共享与档案资源利用现状分析

1. 信息资源共享的内涵。

信息资源共享的概念最先于图书馆情报工作领域出现，是指图书馆在“自愿、平等、互惠”的基础上，通过建立图书馆与图书馆之间和图书馆与其他相关机构之间的各种合作、协作、协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同揭示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度满足用户的信息资源需求的全部活动。近年来，信息资源共享的理念也开始应用于档案管理领域，在档案信息资源中建立资源共享系统是档案管理的大势所趋。

2. 档案信息资源的利用现状。

（1）档案重复。在现有的档案信息资源利用的情况中，档案重复是比较常见的问题之一。由于缺乏相应的管理制度，有些单位在归档的过程中经常会重复归档，或者对同一个档案进行分别归档，这就造成了档案存储的重复性，占用了档案资源的空间，对档案的查阅和使用形成了不便。

（2）档案“独立”。长期以来，事业单位的档案信息始终处于“独立”状态，与行业内其他单位和上级单位都没有互联互通机制，也很少与社会共享。尤其是在传统观念的影响下，一些档案管理人员认为档案信息资源是优质特色资源，不具有社会共享的基础，不能与社会公众共享档案信息资源[1]。再加上档案部门与外界的沟通联系始终比较少，并且在很大程度上缺乏足够的资金和资源支持，这对档案管理的发展形成了很大的阻碍。

（3）档案安全管理不到位。部分事业单位现有的档案管理系统无法满足社会服务和信息安全的需要。部分原始档案资源未做特殊处理，在借阅的过程中很有可能出现档案的损坏，部分电子档案未做安全处理，则可能出现被非法使用的风险，从而可能造成档案安全管理中的隐患[2]。此外，由于存在一些制度缺陷，档案人员的权限配置没有分出层次，导致各类档案人员权限相同，则有可能存在机密档案泄密的风险。

二、档案管理建设中实现资源共享的重要意义

1. 有助于档案工作效率的提升。

档案信息资源共享解决各相关单位部门多头归档、重复归档的问题，通过资源共享平台或共享系统，档案管理人员能够清楚了解到档案归档与保存情况，提升档案工作的效率。与此同时，档案信息资源的共享还有助于查阅、借阅档案的速度提升与方式拓展，从而方便查阅、借阅档案的人员节约时间和精力。

2. 有助于档案管理服务能力的提升。

档案部门的本质属性是服务部门，是为广大人民群众进行档案信息资源服务的窗口，因此，增强档案信息资源的共享能力，能够进一步提升档案借阅人的服务体验，提升工作满意度。同时，利用信息技术手段建立的档案资源共享服务平台还能够减少审批手续，规范档案的流转流程与环节，给予档案内在价值更大的发挥空间，在提升档案管理水平的同时也提升了档案管理部门的服务水平与能力。

三、信息资源共享视角下创新档案管理模式的路径思考

1. 加强宣传教育，树立共享意识。

2016年，国务院印发了《政务信息资源共享管理暂行办法》，要求充分发挥政务信息资源共享在深化改革、转变职能、创新管理中的重要作用，加快推动政务信息系统互联和公共数据共享，增强政府公信力，提高行政效率，提升服务水平[3]。政务信息中也包括一部分档案信息资源，这就要求档案管理部门要配合政务信息资源共享的大政方针，做好符合条件的档案信息资源共享工作。负责管理档案的部门应加强对档案负责人的宣传教育与日常培训，将档案意识贯穿档案管理工作始终，明确档案信息资源共享的目的、意义和范围，做好该项工作。

2. 完善相关制度，提供组织保障。

首先，档案管理的相关人员要摒弃封闭的档案管理理念，摒弃“重保管、轻利用”的档案管理工作方式，从档案制度体系更新与完善中明确档案管理的重要地位与流程规范。其次，要加强档案共享管理的顶层设计[4]，制定档案信息资源共享发展的技术标准，明确档案资源共享的范围以及档案管理人员的权限，樹立档案的归档与借阅流程，从制度上对档案的安全予以保护。

3. 建立共享中心，增强服务能力。

首先，要充分利用现代化的信息技术手段和互联网、云计算、大数据等先进的科学技术，将档案信息资源数据进行整合，为档案数据信息资源共享中心的建立打基础。其次，要组织专业人员与档案管理人员共同设计科学合理、可操作性强的共享中心。在这个过程中应充分考虑到档案管理人员与档案借阅人员的需求与习惯，构建相应的服务模式，实现档案数据信息资源共享中心能够切实发挥效用、提升使用人与管理人满意度的最终目的。最后，要考虑到本单位或本行业的特色优势，不断丰富档案信息资源的数量，在服务广度、深度、高度等方面深入思考挖掘，努力为用户提供更多更优质的资源。同时在共享中心平台上应设置资源分类体系，以提升档案管理的工作效率与服务能力。

4. 多方协同合作，创新工作思路。

档案数据信息资源共享中心是让档案从“独立”到“共享”模式的转变，是实现档案内在价值的最优途径。在这个过程中，档案管理部门应该主动出击，开拓思路，与企业联合组织技术人员建立、优化、完善共享中心的平台系统，并注重日后使用过程中的更新维护，更重要的是要加强档案安全保护方面的技术管理，如可以设置二维码水印或通过权限设置，做好涉密档案和内部档案的安保工作。与行业内其他单位的档案部门开展沟通交流，学习先进经验，共享档案数据资源，丰富档案资源总量，扩展资源来源途径渠道，更好地为经济社会发展服务。

总之，信息化社会的不断发展给档案管理部门带来了新的机遇与挑战，在信息资源共享视角下，档案数据信息的资源共享将是未来发展的必然趋势，同时也是档案资源得到有效利用的重要途径和手段。档案管理部门必须在认识到共享理念的重要意义的基础上加强档案部门的理念建设和技术建设，才能在最大程度上发挥档案对于经济社会发展的最大价值，实现档案为社会服务、为人民服务的最终目标。

参考文献

[1]张静华.我国档案信息资源从“独享”到“共享”转型的路径探析[J].陕西档案，2017（2）：59-61.

[2]张颖.国网江苏电力档案信息资源共享中心建设之思考[J].档案与建设，2017（5）：83-85.

（承德市双滦区人力资源和社会保障局 河北 承德 067000）