文/青海省医药卫生学会联合办公室 冶生福

传统文书档案处于文件处理、档案管理相分离的状态，重复手工操作中加剧了人力、物力、财力的浪费现象，不利于提高文档工作的质量和效率。信息技术的飞速发展促使文档实现一体化管理，文件的起草、录入和档案的收集、归档、查找等工作即可依托计算机系统进行，实现了文档效率与质量的双重提高。

一、文档一体化理念阐释

事业单位文书档案指文书处理工作和档案管理工作，是社会组织或个人在各个阶段活动中形成的对我国和社会有保存价值的历史记录。在《电子文件档案管理》与《中华人民共和国档案法》中，对文件和档案的概念做了阐述，其中文件是个人或社会记录活动并能为活动提供凭证的重要信息；档案同样是一种具有保存价值的信息，其形式多样，常见的档案形式有图像、图表、文字等。总的来说，文件和档案具有共通性，两者皆能为活动提供参考和凭证作用，档案是文件的主要内容之一。

信息时代文档一体化可直接简单理解为：公文、档案等内容的录入、流转、归档和销档等，这也是文档生命周期中的全过程管理。文档一体化需要依托于信息技术，以此才能实现文档的规范化、整体化、效率化、经济化管理。通俗来讲，文档一体化即是公文在最初处理和文件的归档等工作时就按照文书立卷的要求做整理、摘录，促使公文和档案符合我国的文档规范管理。

文档一体化的实行简化了管理流程，提高了文档工作的质量和效率，更好地发挥了文档信息价值。……