苏兰英 张小艳

摘  要：鉴于传统档案管理效率较低，以及信息化技术在档案管理实践上所取得的显著成效，越来越多事业单位意识到信息化技术对档案管理的价值，并开始进行档案管理创新工作。研究通过分析信息化技术进行档案管理创新的意义，主要以事业单位为对象展开了档案管理创新研究，分析了档案管理创新面临的障碍，并提出了相应的对策。

关键词：档案管理;信息化;管理创新

传统的地质资料档案管理采用的是人工的方式，从建档前的档案收集、整理、归档，到建档之后的借出与收回，都是以人工作业方式实现。事业单位传统档管理模式相较于当前社会上企业档案管理采用的信息化管理模式，在效率和人工投入存在着较大差距，也正是由于信息化技术在档案管理实践上所取得的显著成效，令越来越多事业单位意识到信息化技术对自身档案管理的价值。研究基于这种背景，对其利用信息化技术进行档案管理创新问题进行研究。

1 利用信息化技术进行档案管理创新的意义

从当前社会上档案管理信息化实践上看，信息化技术的利用对于提升档案管理效率是显著的。也正是由于效率提升的原因，令越来越多事业单位意识到信息化技术对自身档案管理的价值。实际上，信息化技术对于档案管理的价值不仅局限于管理效率，对档案管理质量，乃至于制度的完善都具有一定价值。具体的看这三方面的意义，首先是信息化技术对于档案管理效率的影响。以地质资料档案管理来看，过去传统档案管理人工作业的方式，建档前后作业时间是以“天”为计算单位，例如建档前地质资料收集、整理与归档，由于地质资料涉及到了方方面面内容，以人工方式建档必须分门别类，细致的进行整合工作，不可能短时间完成;还有建档之后的档案外借，由于地质资料的庞大，外借之前需要经过人工查询，在获得资料之前需要经过申请甚至排队。而应用了信息化技术之后，这种情况则会出现重大变化，如在建档阶段，将资料进行扫描列入计算机之后，虽然整理和归档依然由人工操作，但减少了繁琐的资料整理环节，极大提高了效率。在档案外借阶段效率提升更为明显，通过计算机查询的效率远远高于人工查询，申请后的安排可以说在短时间内就能够确定，出现排队等情况极大较少，这是信息化技术对档案管理创新的重大意义所在。其次看信息化技术对档案管理质量的影响。传统档案管理人工作业方式之下，在面临着外部对档案的各种需求，只能凭借着自身业务能力和主观经验处理，并不能保证作业完全合规，出现疏漏是在所难免的。而运用了信息化技术则不然，只要建档的原始档案信息无误，后续作业都是以标准程序化流程实现，避免了人为失误因素影响。最后看信息化技术对档案管理制度的影响。从根本上看，传统档案管理制度更多的管理的是人，试图通过规范化流程让作业人员能够按照既定的方式管理档案，但是由于涉及到的工作情况复杂，作业人员不可避免出现失误，想要通过制度上彻底解决问题是无法实现的。但信息技术的应用则全然不同，信息技术应用到档案管理后，能够替代人工完成大量简单枯燥工作，降低工作强度，为制度优化提供了可能。

2 利用信息化技术进行档案管理创新面临的障碍

尽管信息化技术对于档案管理工作的改善具有重要意义，越来越多的事业单位也已经意识到了这一点，但由于一些客观原因的限制，依托信息技术对档案管理进行创新依然面临着障碍。

2.1档案管理人员信息化意识阻碍管理创新

管理创新归根结底是要以人为实施的主体，档案管理实施主体是档案管理人员。事业单位的档案管理相较于社会企业存在很大差异，由于专业性和保密性等原因，档案管理人员队伍难以短时间内做出大幅度调整。以地质资源档案为例来看，这类档案管理人员一方面需要具备一定专业素养，另外一方面对于信息资源安全具有一定敏感性。而事业单位在过去长时间以来采用的传统档案管理模式，这种管理理念深植于档案管理人员心中。对于单位要求进行信息化改革，由于信息化管理意识不够，无法确定能够实现档案信息安全和效率，进而对初期涉及到诸多繁琐环节的改善认同度、积极性不够，造成了对管理创新的阻碍。

2.2档案管理规范性阻碍创新

对传统档案管理进行信息化创新，立足点是优化传统管理模式中的不足，但这种不足应是其中难以解决的部份，而不是在管理流程规范上未完善的部份。以地质资源档案管理具体来看，若要针对其传动管理模式进行创新，所针对的部份是地质资源档案分类效率或质量、档案整理以及著录效率，不是针对其中人工作业中地质资源分类尚未清晰、整理和著录不明确的部份，简言之信息化并不是完全取代档案管理的人工作业，从根本上看，信息化只是简化的其中繁杂的流程。基于这种认识，结合地质资源档案实际情况来看，目前事业单位中有关地质资源分类由于不同地区开发程度乃至于认知存在差异，在建档中可能存在的一些不足，而这些部份在进行信息化管理中必须要考虑到如何后续建档，不解决这一问题，将会阻碍管理的改革。

2.3信息技术资源投入阻碍创新

事业单位意识到了信息技术对档案管理的价值进行管理创新，所面临的另一个客观问题是资源投入，资源投入是否合理决定了创新效果。包括投入资金大小，购买设备类型等，这些投入需要保障传统纸质档案能够完全对接信息化管理需要，如终端设备、软件等能够保障档案信息化正常进行。由于涉及到复杂的纸质档案电子化工作，一方面若资金量不足导致无法令档案管理工作持续不足，创新将失去意义;另一方面若设备与软件等进行管理的效果没有明显的提升，也将毫无价值。就当前各事业单位情况来说，以地质资源档案来看，涉及到的资金量较大，这是进行管理创新的一大阻碍。

3 利用信息化技术进行档案管理创新的对策

3.1设计信息化培训方案

事业单位不同于社会企业，档案信息安全极为重要，因而对于档案管理人才信息化意识薄弱的问题，不能够简单的引入社会人才，需要通过对内部人才培训来解决问题。因而应根据單位自身情况设计出信息化培训方案，强化档案管理人员的信息化意识。以地质资源档案管理来看，一方面从信息技术入手展开培训，强化信息技术运用对档案管理工作提升作用认识，另一方面从地质资源信息安全性于信息化技术关系方面培训，通过相关专家介入，让管理人员意识到信息资源能够优化现有管理又能保障信息安全。

3.2通过调研全面认识档案管理现状

利用信息化技术对档案管理进行创新，必须要基于当前档案管理现状，这样才能够让信息化技术针对性优化档案管理中不足，而不是简单的取代，避免带来更多问题。以地质资源档案来看，单位在尝试信息化改革管理之前，应该对人工作业各个环节进行摸底调查，明确哪些资源类型建档前后存在规范不足，以便在信息化过程中探索解决方案。

3.3建立评估机制

档案管理信息化要最终落到实处，资源的投入是必须考虑清楚的问题，怎样才能保障投入资源的效果，需要建立相应评估机制。以地质资源档案管理来看，建立评估机制需要针对建档前后人工作业信息化各环节进行评估，针对性的列出需要的资金、人力等等，而后经过单位集体讨论可行性，最终形成具体方案，但在实施中还需要根据具体情况进行总结分析与调整。

参考文献

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作者简介：苏兰英（1981-05），女，汉族，内蒙古呼和浩特市人，本科，中级馆员。研究方向：档案管理;张小艳（1980—），女，汉族，内蒙古呼和浩特人，本科，副研究员，研究方向：档案管理。