朱翠芳

【摘要】    本文通过对现阶段教育信息化的分析，引出民办高职院校进入教育管理智慧化、人事管理智能化的时代大趋势。以民办高职院校人事管理现状为切入口，分析存在的问题和原因;突出钉钉作为阿里巴巴旗下一款免费沟通和协同平台的优势;以昆山登云科技职业学院为例介绍基于钉钉平台的人事管理智能系统建设;最后提出民办高职院校人事管理智能化建设的建议。

【关键词】    钉钉平台    智能化    高职院校

2018年4月，国家教育部正式发布《教育信息化2.0行动计划》，高校的信息化管理进入“跨越式”的发展，由“信息化”向“智能化”转变，民办高职院校在这样的大趋势下，也在不断推进智慧校园建设，探索人事管理信息化的新形式——智能管理。而钉钉作为一款企业沟通协同平台，目前有超过1000万家企事业单位、学校被它强大的功能和便捷的操作吸引，在使用钉钉这个新工作方式。

一、教育信息化和智慧校園建设的新时代要求

近年来我国的教育信息化改革不断深入，2018年教育部陆续发布 《教育信息化 2.0 行动计划》、《智慧校园总体框架》政策文件，进一步推进改革进程，教育信息化正迎来以智慧化为引领的新阶段。教育管理智慧化作为教育信息化的重要组成部分，是新时代发展的新要求，更是提高民办高职院校管理效能，提升学校办学水平的有力手段。现阶段，各民办高职院校在做好硬件设施建设的基础上，必须加快智慧校园建设步伐，构建人事管理智能化服务应用体系，实现“云服务+移动办公”的新模式，才能提高教育办公效率，给广大师生更好的交互体验。

二、民办高职院校人事管理现状

2.1人事信息掌握不及时，信息不完整

人事信息包括纸质信息和电子信息，纸质信息形成个人档案包括新进教职工面试考核资料、个人证件、各类证书复印件及培训进修资料;电子信息形成教职工信息数据库包括基本信息、专业信息、职称信息、职业技能信息等。在传统的人事管理模式下，人事信息的更新由人事部门定期收集整理更新。对于教职工人数达到几百人规模的民办高职院校来说是一项大工程，耗时费力，因此信息更新的周期会较长，这就导致人事信息掌握不及时，信息不完整。

2.2人事业务流程繁琐，审批受限制

高职院校人事管理分为教职工的招聘、培训、绩效考核、薪资、劳动关系等六大模块，其中涉及很多审批业务，例如面试考核录用涉及用人部门填写纸质录用申请表，负责人签字盖章，人事处审核、职能部门审核、分管校长审批、校长审批等6个审批关卡，用人部门需要几天才能完成审批，流程繁琐、审批受限，大大降低行政审批效率。

2.3办学经费有限，管理系统不完善

民办高校办学经费完全来自学生学费，扣除人事成本和运营成本，用于办公设备、信息化管理的投入有限，学校虽重视信息化技术在教育管理中的应用，但只是在资产管理、财务管理等部门重点运用，由于系统开发维护费用昂贵，从投资回报的角度考虑，会慎重引进专业管理系统，因此大部分民办高职院校人事管理还是依赖OFFICE软件，没有真正的管理系统。

2.4数据分析不科学，影响领导决策

人事工作经常需要提报各类数据报表，例如人员流动分析表、月考勤情况等，我们要在多张EXCEL信息表来回切换、匹配数据，最终得到一份数据分析表，费时费力，还容易出错。高职院校的人事在应对校领导的同时还需要配合其他部门做好上级主管部门的数据上报，因为没有数据共享，不同的人掌握的数据不同，提报的结果就会有出入，直接影响主管部门对学校办学指标的考核结果，造成不良后果。

三、钉钉平台的优势

3.1更低的成本、更高的安全性

钉钉是一款免费APP应用，它拥有强大的功能，能满足学校人事管理基本要求，对于经费紧张的民办高职院校建设智慧教育管理来说无疑是最好的选择。在安全资质方面，钉钉在2018年通过了普华永道出具的SOC2隐私保护权威资质，通过了安全性、保密性和隐私性三项原则的审计，为使用者提供“简单、高效、安全“的工作方式。

3.2专属订制，满足管理与服务的双重需要

在钉钉平台提供的各种解决方案模板基础上，选择最合适高职院校教育管理的模式，并在现有方案的基础上，以“服务师生、提高效能”为原则，对高层管理者、教师的不同需求进行分析，对人事管理的业务流程进行梳理，精简流程图，研究最佳方案，设计出符合学校需求的各种专属定制应用，满足管理与服务的双重需要。

3.3协同办公，共享服务

移动化应用办公是现实需要也是教育管理的趋势，作为一个沟通协同的平台，钉钉不仅有PC版、WEB版还有手机版，能满足高职院校不同岗位人员的需求。钉钉微应用中的审批、公告、签到、日志、钉盘等可以充分体现它协同办公，共享服务的优势。

四、以昆山登云科技职业学院为例建设钉钉人事智能系统

钉钉平台为使用者提供各种模块、微应用和工作模板，我们根据自身工作需要，架构符合学校人事管理实际的组织关系，并在基础模板上进行调整，开发新的微应用，实现人事管理智能化的目的。

4.1人员流动

1.办理入职：新进教职工完成报到手续提交入职资料后，由人事部门发起入职报到→个人确认→所属部门负责人审批→行政职能部门并签（包括校办、教务处、财务处、学生处、总务处等职能部门）。职能部门并签的作用是让他们知晓新教工进校，做到主动服务;

2.办理离职：由个人发起（抄送人事部门）→所属部门负责人审批→人事负责人审批→分管校长审批→校长审批（抄送相关职能部门：人事部门、教师抄送教务、辅导员抄送学生处）。由于学校教育教学的特殊性，教职工原则上学期中间不得办理离职，因此该应用功能可设置学期中禁用，在指定时间开放，按需设置。

3.办理调岗：由人事部门发起→个人确认→调出部门负责人审批→调入部门负责人审批→相关职能部门并签（包括财务处、总务处，教师并签教务、辅导员并签学生处，涉及财务、资产的转接和工作的交接）。

4.2员工关系维护

办理转正：开启钉钉自动提醒功能，新教工试用期满前一周提醒，人事部门发起→所属部门负责人审批;

合同管理：开启钉钉自动提醒功能，教职工合同到期前一个月提醒，人事部门发起合同续签→个人确认（不续签即终止审批）→所属部门负责人审批→分管校长审批（完成审批抄送人事部门办理续签）;

4.3考勤管理

根据人员类型，分别设置不同考勤组（普通教职工、图书馆、哺乳假、招生办外勤），靈活应对不同的工时制度。设置极速打卡功能，进入校园区域即可自动打卡，实时统计周、月考勤情况，自动生成考勤报表，智能化的考勤缺卡提醒，伴有补卡申请服务。

4.4智能薪酬

提供智能工资条应用，可根据学校薪资结构设置薪资字段名，导入应用即可自动生成工资条，根据唯一字段群发至全校教职工，可设置智能判断查阅一次过后自动粉碎，确保薪资信息安全，适用于民办高职院校薪资保密的规定，避免教师交流攀比，造成教师队伍不稳定。

4.5智能群助手

在单位组群内，利用智能小助手，即可享用各种提醒功能，包括会议通知定时推送、日程提醒、投票提醒、新人入群自动欢迎、发布公告自动统计已读数据等。通过智能群助手，摆脱各项催盯、督查工作，减轻人事工作压力。

微应用事例：以下为岗位调动的手机版应用界面

4.6智能人事提升服务效能

1.对于领导而言：教职工信息透明化、可视化，随时随地准确实时了解全院教职工信息动态，入职、离职、学历、年龄等多维度对比，调取考勤统计数据等，各类审批随手签批。2.对于人事工作者而言：制定日程计划、项目任务，钉钉自动提醒，催钉，摆脱繁琐的事务性工作，轻松实现人事管理，自动生成待办事项，告别纸质工作日志、任务书、签到表 和Excel统计表格。3.对于老师而言：带给教职工更便捷的工作方式，通过手机自助办理人事业务，个人档案，假期余额，成长记录在线查看。以密聊、单聊、群聊、多人会话等方式实现通畅的交流互动，分享教育教学经验，交流探讨学术问题，实现教育资源共享。

五、高职院校人事管理智能化建设的建议

5.1加强人事管理专员培训，建立规范统一的数据信息

高职院校人事管理信息繁多，关系到学校规模发展、教师培训规划、绩效考核、职务晋升的各种数据统计上报、决策分析，必须准确无误、更新及时。然而随着office办公软件功能的不断升级，教职工信息的日常处理都在EXCEL、WORD、WPS这些办公软件中完成，要实现与钉钉平台等管理系统实现数据对接，利用关联表格进行各种智能化的数据统计、分析，必须确定数据项目名称、唯一字段、数据类型等，保证基础数据的规范统一。人事管理专员必须具有数据处理的思维和相应的技术能力，因此定期进行信息化的管理技术培训，加强管理智能化的思维训练，提升数据管理和数据处理能力非常必要。

5.2专人负责钉钉功能研究，创建管理服务的快捷通道

钉钉虽然是一个大众成熟的沟通协同APP，自带各种强大的功能模块和应用服务，但正因为适用性强，真正要体现使用者个性化的东西还需要根据每个单位的不同业务流程去自定义。因此，想要在民办高职院校人事管理中用好钉钉，发挥它的智能效用，必须有专人负责钉钉功能的学习、研究，对开发出来的各种微应用进行适时调整、维护，创造更多适用性强，操作简便的应用程序，使管理服务教学的通道更便捷、更智能。

参  考  文  献

[1]练晓涛.推进学校教育管理信息化的几点思考——已钉钉在我校的应用为例[J].中国信息技术教育，2016，（10）：13-14.

[2]周艳.大数据时代高职院校人事管理信息化模式创新探析[J].中国管理信息化， 2018，21（24）：203-206.

[3]邱翠琳.信息化背景下高职院校人事管理工作的改革途径[J].湖北函授大学学报，2018，31（03）：31-32.

[4]王茂敏.浅谈高职院校人事管理信息化建设[J].现代营销（信息版），2019，（07）：143.