李雅娟

摘要：新形势下，数字信息技术对档案事业的变革和影响不言而喻，档案管理单位面临着新的挑战和要求。文章阐述了电子档案管理的现实意义，指出常见问题，旨在能够进一步帮助相关档案管理单位创新档案管理的模式、内容和流程，推动档案事业不断向前发展。

关键词：创新;电子档案;现实意义;管理;技术

1、电子档案管理的现实意义

1.1、有利于档案资源开发与利用

信息化社会，各式各样的信息资源呈现出几何式的增长态势，档案管理单位管理档案资源的难度随之增加[1]。一方面，实现电子档案管理，可以更好地对电子档案进行立卷归档、传输、查阅、检索以及利用，满足不同信息需求主体个性化的需求，提升档案管理实效。另一方面，实现电子档案管理，能够进一步借助数字信息技术的优势管理档案资源，解决实现中档案管理人员数量不足等问题，精简档案管理流程，提升管理效率。

1.2、有利于更好地实现无纸化办公

传统纸质档案管理模式中，档案管理人员对档案管理环境的依赖度较高。典型表现在纸质档案容易遭受物理、化学变化，保存难度大，保存周期短，需要档案管理人员及时注意档案管理环境，与此相比，电子档案管理模式具有信息化、科技化、智能化的特点，能够打破传统纸质档案管理的局限，减少档案管理成本，实现无纸化办公[2]。

2、电子档案管理中常见的问题

2.1、数字信息技术的应用度不高

实践中，部分单位尚未充分将大数据技术、云计算技术、云共享技术、可信时间戳、电子签名、数字摘要、智能算法、人工智能技术、新型检索技术、新媒体技术应用到电子档案管理的各个环节，无法满足档案数据开发、档案共享、档案信息挖掘的需求[3]。

2.2、基础设施建设缓慢

部分单位尚未认识到电子档案的价值与功能，没有充分购置并更新相应的软硬件设施，导致档案管理人员缺乏可供使用的工具，影响了电子档案开发利用进程。典型表现在档案管理系统与其他办公系统之间相互独立，系统之间的数据、信息不同步，增加了归档工作的繁琐度[4]。同时，电子档案管理系统与许多软件不兼容，导致软件所处理的电子文件无法有效录入到电子档案管理系统终端。

2.3、陷入“重开发、轻安全”的误区

部分单位对于电子档案安全管理工作没有足够重视，导致电子档案在管理、开发与利用过程中产生安全隐患。一是技术利用滞后。一方面，部分单位未及时通过新型的安全技术对电子档案资源内进行加密处理，导致档案资源被窃取、被篡改的风险增加[5]。另一方面，部分单位没有充分做好电子档案资源备份工作，抗风险能力不足。二是电子档案安全网络存在漏洞，内网、外网交叉使用，导致病毒传输、扩大的风险增加。三是电子档案安全管理制度不完善，难以有效指导档案管理人员开展安全管理工作。

3、电子档案管理的创新举措

3.1、创新发展，综合应用多种数字信息技术

单位要坚持因地制宜、因时制宜的基本原则，不断引进并综合应用多种数字信息技术，一是要深化对大数据技术的应用，通过大数据技术对同一类型、同一专题的电子文件进行检索。二是要深化对云计算、云共享技术的应用，加快与上下级部门、横向单位的沟通与交流，打造系统化的档案管理系统。三是要综合利用可信时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段对电子档案进行加工，确保电子档案在现实生活中的应用。四是要探索对智能算法技术、人工智能技术的应用，打造自动化管理平台，减少人工处理流程，实现电子档案智能化管理的目标。五是要优化进一步优化检索功能，搭建更为实用便捷的检索平台，建立科学的检索模型，加快电子档案的开发利用进程。六是要充分应用新媒体技术，进一步将电子档案服务工作延伸至微信公众号、APP、互联网网站等终端，营造优良的档案管理环境。

3.2、夯实基础，做好基础设施建设工作

实践证明，电子档案作为一种以数据化、数字化为主要形式的档案资源，其管理、开发与利用离不开优质的基础设施。首先，要打通档案管理系统与其他办公系统的数据壁垒，真正做到纵向跨层级、横向跨部门，避免资源二次处理、二次调取。其次，要确保档案管理系统能够与其他软件兼容。最后，做好档案需求调研工作，充分了解档案使用主体的日常需求，听取档案管理人员建议，及时与软件供应商联系，不断优化档案资源检索功能、档案资源合并功能，真正打造新型档案管理模式，推动档案管理工作迈上新台阶。

3.3、安全高效，充分保障电子档案价值

信息化环境下，只有优化档案安全管理工作，确保档案资源的真实性、完整性、原始性，避免档案失真，能够更好地发挥档案资源价值。为此，一是要创新应用数字水印技术、云加密技术、数字加密技术、区块链技术对电子档案管理系统以及电子档案本身进行加密处理，进一步防止勒索病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件等非法程序以及非法病毒的威胁。二是要完善电子档案管理网络，严格实行内外网隔离机制，配备相应的保密U盘，减少电子档案复制、传输中被窃取、被篡改的风险。三是要充分应用数字云对电子档案进行备份处理，确保能够留存备用档案资源，增强单位的抗风险能力。四是要完善电子档案安全管理制度，為落实安全管理工作提供强有力的条件。此外，单位还需要对档案管理人员进行综合培训，强化其安全管理意识以及技术应用能力，避免安全管理工作流于形式。

4、结束语

随着学界以及实务部门对电子档案研究不断深入，各档案管理单位都加快了档案改革创新的步伐，逐步将数字信息技术融入到档案管理的各个环节，取得了良好的效果。然而，电子档案管理工作是一项长期性、系统性、复杂性的工作，涉及内容众多，需要档案管理单位继续加以支持，才能真正取得良好效果。总而言之，只有进一步把握时代机遇，抓住数字信息技术大发展、快变革的契机，着眼于电子档案建设的重点，树立新思维，才能真正助推电子档案管理工作转型升级。

参考文献

[1]蔡学美.电子档案要素合规分析[J].档案学研究，2020（05）：122-125.

[2]李霞.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（10）：10-11.

[3]赵杰.档案系统集成实践[J].办公自动化，2020，25（20）：51-53.

[4]庞延丽.档案的收集整理鉴定与数字化[J].兰台内外，2020（27）：19-20.

[5]周祺，张照余.我国电子文件格式相关标准评述[J].山西档案：1-5

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