高校档案工作高质量发展评价体系研究

2021-05-15陶永建浙江科技学院档案馆

浙江档案 2021年4期

陶永建/浙江科技学院档案馆

党的十九届五中全会提出，“十四五”时期经济社会发展要以推动高质量发展为主题。习近平总书记在十九届五中全会上强调：“经济、社会、文化、生态等各领域都要体现高质量发展的要求。”“十四五”乃至今后更长时期，推动高质量发展将体现在国家发展的各领域和全过程[1]。党的十九届五中全会明确提出要建设高质量的教育体系。高质量发展也是国家档案事业的新目标[2]。高校档案馆作为国家档案事业和高等教育事业的组成部分，同样要以高质量发展为指引和目标。要实现上述目标，有必要探索建构高校档案工作高质量发展评价体系，探讨高质量发展的认识维度、要素内涵和评价指标。

1 高校档案工作高质量发展评价维度与构成要素

档案工作是一个系统，资源建设是基础，档案利用是目标，档案安全是保障，档案治理是统帅。在国家治理时代，档案事业作为国家治理的重要内容，国家管理方式的调整必然引起档案管理方式的变革[3]。《全国档案事业发展“十二五”规划》提出推进档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系的建设。《全国档案事业发展“十三五”规划》提出深入推进“三个体系”建设，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力。国家档案局局长陆国强在2020年全国档案局长馆长会议上作了题为“推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐”的报告，强调要“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”。因此，高校档案工作体系可以分解为高校档案治理体系、资源体系、服务体系、安全体系四个子体系。上述四个体系相对独立，相互之间又有机联系，其中档案治理体系居于核心地位。

高校档案工作高质量发展水平如何也可以从以上四个体系维度进行认识和评价。

1.1 档案治理体系

档案治理早已成为档案事业发展系统的核心要素。今年正式施行的新修订档案法是对国家档案治理体系的一次改革创新和“固本强基”，对于推进档案治理体系和治理能力现代化具有重要意义[4]。档案治理具有治理依据的法治性、治理主体的互动性、治理内容的整体性、治理目标的公共利益性等特征[5]。因此，高校档案治理指高校档案馆和校内各单位、部门、全体师生、校友乃至社会等通过制度安排进行合作互动、共建共享，促进档案事业全面发展的过程。高校档案治理体系是指高校档案工作运转的体制机制和制度安排，其构成要素包括观念、制度、机制、队伍、方法手段与工具等。档案治理体系是否科学高效，是评价高校档案工作高质量发展水平的核心维度。

1.2 档案资源体系

《高等学校档案管理办法》中将高等学校档案定义为“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。这是高校档案资源建设内容的基本概括。钟春兰、陈海平认为，应将档案资源形成主体由高校扩展至师生，并将高校档案资源体系定义为“高等学校及其师生员工在从事教学、科研、管理、学习、研究等工作中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录的集合体”[6]。这一论述符合高校档案资源体系建设的发展方向。高校档案资源体系是指高校档案资源收集和保存的总体状况，其构成要素主要包括数量、质量、结构、特色和保存状况等。档案资源体系是否科学合理，是评价高校档案工作高质量发展水平的基础维度。

1.3 档案服务体系

档案利用是档案工作的最终目的，档案利用服务工作质量是档案工作质量的直接体现[7]。档案服务体系是否科学，从档案利用者角度看表现为便利度和满意度，从高校档案部门自身形象看表现为开放度，从高校档案工作与上位系统关系看表现为贡献度。高校档案利用体系是指利用档案资源为高校各项工作以及国家和社会提供服务的覆盖范围、体制机制和方法手段，其评价构成要素主要包括便利度、开放度、满意度、贡献度四个方面。档案利用体系是否便捷高效，是评价高校档案工作高质量发展水平的根本维度。

1.4 档案安全体系

加强档案安全是高校档案工作贯彻总体国家安全观的必然要求，是档案工作的基础和底线[8]。高校档案安全体系是高校确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范，其构成要素包括档案实体安全、档案信息安全两大主要目标，以及人防、物防、技防“三位一体”的基本手段。档案安全体系是否科学可靠，是评价高校档案工作高质量发展水平的重要维度。

2 四个体系的构成要素内涵分析

2.1 档案治理体系要素内涵

一是观念。观念是质量的先导，推进高校档案工作高质量发展，首先应树立高质量发展的观念和治理现代化的观念。包括治理目标方面的存史、资政、育人，方法方面的系统、法治、共建共享，手段方面的标准化、现代化、信息化、“互联网+”、大数据，保障方面的安全、保密等。这些观念的主体不仅指高校档案工作人员，也应包括全体师生和校友。

二是制度。制度是质量的基础。包括档案法律法规，国家、行业、地方性档案规章、标准的贯彻落实情况，结合学校实际制定并落实相关制度规章和规范；档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务标准规范完备；外部条件和安全保障方面管理制度齐备；档案管理各岗位职责科学合理明晰；与时俱进，建立健全信息化、数字化方面的制度和规范等。

三是机制。机制是质量的保障。制度只有通过机制才能有效落实。从机制内容看，包括奖惩机制、责任机制、监督机制；从机制覆盖范围看，包括档案形成、管理和利用各环节之间的闭环机制，档案管理与办学和管理活动之间的闭环机制，档案管理各个环节之间的闭环机制；要义是档案工作相关主体之间双向互动这一核心机制。

四是队伍。队伍是质量的关键。校档案馆、各单位部门档案工作领导体系健全，档案馆专职馆员具备较高的专业素养技能，数量达标，形成以专职馆员主导、兼职馆员为依托，结构优良、数量充分、岗位教育培训有力、岗位稳定的档案工作队伍。

五是方法手段与工具。方法手段与工具是质量的促进。综合应用集中统一管理、目标管理、系统治理、源头管理、过程管理、责任制管理等方法，行政、法律、经济等手段，档案网络管理系统、线上服务系统等工具，促进治理工作高效化、治理内容规范化、服务利用便捷化，提高治理功效和档案工作质量。

2.2 档案资源体系要素内涵

一是数量。应归尽归、应收尽收、收集完整、积累充分，能为全面反映高校办学历史面貌和师生风貌提供档案数量上的保障，支撑宏观真实。

二是质量。每件档案记录和整理规范，源头质量高，体现微观真实；整理等各项业务环节规范有序、相互衔接，档案按照它们内在联系组成有机整体，能系统地反映出高校办学历史面貌和师生风貌，支撑宏观真实。

三是结构。档案内容门类齐全，载体、形式丰富多样，电子档案、数字化档案复制件等档案数字资源的比例逐步增长，支撑宏观真实。

四是特色。档案能较好地反映办学特色、学科专业特色、育人特色、师生风貌，支撑宏观真实。

五是保存状况。档案资源经过规范整理，采取高校集中统一管理或二级学院单位分级保存模式，保管设施齐全，保存条件符合要求。

2.3 档案服务体系要素内涵

一是便利度。利用者能快捷方便地获得档案利用服务，包括服务前置条件、服务时间、服务地点、服务设施、服务模式、利用求助等方面的便利程度。

二是开放度。档案开放是指档案管理单位依据法律法规，按档案价值实现的客观规律及特点，将原先那些处于保密状态、限制在特定范围内使用的档案面向社会开放[9]。除处于保密状态档案外，高校档案馆（室）最大程度提供档案开放利用服务，包括过了保密期的档案和其他一切档案资源。

三是满意度。利用者的档案利用需求得到及时有效响应，对档案利用服务体系及资源体系感到满意的程度。既包括需求有效满足的客观满意度，又包括对服务态度等的主观满意度。

四是贡献度。高校档案工作既是国家档案事业的组成部分，也是高等教育和所在高校事业发展的组成部分。档案工作的贡献度主要表现为促进国家档案事业和高校育人工作贡献的作用大小。

2.4 档案安全体系要素内涵

一是档案实体安全。包括档案库房建筑安全、档案馆库设施设备安全、档案装具管理与应用安全、纸质档案安全，以及污损、破损、粘连档案的保护修复等[10]。

二是档案信息安全。包括“存量数字化”安全、“增量电子化”安全、“利用网络化”安全[11]。

三是人防、物防、技防。高校档案人员具备较高的安全防范意识，日常和定期检查制度完备，执行到位；档案馆（室）物防基础设施到位，运行良好；运用先进和专门的技防设施和手段保障档案实体和信息安全。人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系健全，档案网络和信息系统风险管理能力有保障。

3 主要评价指标与评价方法

3.1 档案治理体系的评价指标与评价方法

一是评价指标。治理体系和各要素的科学性、规范性、创新性。科学性主要指符合档案治理和档案工作规律，及时吸收先进的理念和做法。规范性主要指对上位制度标准的严格遵循，以及自身内部各项环节和要素之间的规范统一。创新性主要指结合学校办学、馆和馆员实际，以提升治理效果为导向积极探索新的方法路径。

二是评价方法。通过访谈、问卷调查、座谈会等方式进行考察，采取专家定性评价为主，定量评价为辅。

3.2 档案资源体系的评价指标与评价方法

一是评价指标。学校各部门和二级院系的归档率（实际归档的档案数量占应当归档的档案数量比例）、重大活动归档率（实际归档的重大活动项目数占应当归档的重大活动项目数的比例）、OA系统和业务系统电子文件归档率（实际归档的电子文件数占应当归档的电子文件数比例）、馆（室）藏档案总量（件、卷为单位）、年增长率（以前一个年度馆藏总量为基数增加的比例）、种类数量（档案载体种类的数量）、传统档案数字化率（传统档案数字化处理量占传统档案总量的比例）、增量档案电子化率（电子档案占新增档案总量的比例）等，以及相关指标在同类高校中排名情况。

二是评价方法。通过实地查看库房、查看资源和管理系统、查阅接收与归档记录、查阅档案统计资料、访谈等方式进行考察，采取定量评价为主，专家定性评价为辅。

3.3 档案服务体系的评价指标与评价方法

一是评价指标。服务方式的多样性（上门、手机端、网站、邮寄、电子邮件等服务方式），查全率（检索出的相关信息量占资源系统中的相关信息总量的比例）、查准率（检索出的相关信息量占检索出的信息总量的比例）、网办率（网络端服务量占总服务量的比例）、掌办率（手机端服务量占总服务量的比例）、跑零次率（一次都不跑的服务办理量占总服务量的比例）、即办率（即时办理服务量占总服务量的比例）、用户满意率（用户评价等级为满意及以上占服务评价总量的比例），以及相关指标在同类高校中排名情况。

二是评价方法。通过实地查看服务场所、查看管理和服务系统、查阅档案利用登记原始记录、查阅档案统计资料、问卷调查、访谈等方式进行考察，采取定量评价为主，专家定性评价为辅。

3.4 档案安全体系的评价指标与评价方法

一是评价指标。档案库房总面积及预留存储年限（档案实体年增长量所需面积与预留面积比）、库房温湿度合标率（温湿度符合标准的库房数量与库房总量的比例）、“八防”设备措施到位率（到位的“八防”设备措施与设备措施总量的比例），机房建设等级、档案信息系统安全等级保护级别、涉密档案信息系统分级保护级别、数据存储空间、信息安全设备配置情况、档案信息系统和档案数据备份策略的科学性、安全保卫和智能监控情况等，以及相关指标在同类高校中排名情况。

二是评价方法。通过实地查看库房机房安全设施、查看安全相关软硬件项目建设与验收文件、查看管理和信息系统、查看安全检查原始记录、访谈等方式进行考察，采取定量评价为主，专家定性评价为辅。