浅析信息化时代下档案工作的数字化管理

2021-05-14周淼姚康陈林

锦绣·上旬刊 2021年6期

周淼姚康陈林

摘要：信息化时代下，先进信息技术在档案管理领域的应用，推动了档案管理工作理念、档案管理工作模式的转变，也初步树立了档案管理人员要不断提升自身的技术水平和职业技能的基本理念，从而促进了档案管理工作开展效率和工作质量的有效提升。档案数字化管理虽然优势明显，但也存在一些隐患例如泄密、失窃等。本文从档案数字化工作的过程与运行环境、开展数字化工作的前提、档案数字化管理的注意事项分别进行分析。

关键词：信息化;档案;数字化管理

从十几年前国家电子文件管理部际联席会议成立以来，档案数字化就进入了一个发展比较快的阶段。由于国家政策上推动档案数字化建设，在一些体制内的单位里，档案数字化程度已经是一个档案工作的评价指标，而且曾经有明确要求档案数字化率达到多少的要求。

一、档案数字化的含义与过程

（一）档案数字化的含义

所谓的纸质档案数字化处理，是一种泛指通过利用扫描仪或者数码相机等各种数字技术手段对纸质档案信息进行数字化的处理，将其信息转化成一种能够直接存储在光盘、磁碟等多种媒介载体上且能被电脑和计算机自动识别的各种数字图像或者是数字文本信息的处理。

（二）档案数字化的过程

档案数字化的过程中需要一些设备和工具进行辅助，严格来说，档案数字化的过程主要包括以下几个方面：

1.档案扫描

若一个页面上的颜色如果为黑白两种不同颜色的，可以直接选择采用黑白彩色模式。网页上如果没有任何黑白彩色文本，且又没有彩色文字插图或者彩色照片，可以直接选择采用彩色插图模式。

2.图像处理

对于字体出现高变化程度的变形偏斜，影响了字体图像显示质量的变形灰尘和黑色杂质等还需要及时地对其进行清理纠编、去除局部黑色边、去掉白色麻点等有效的去除处理，以使其清晰、规整、便于用户观察和方便阅读，原则上尽可能多地保留体现在本档案中的原貌内容为准。

3.图像存储

扫描工作完成后，为了便于用户提供网络查询，可将一个或多个的图像被直接存储在一份图像文件中，并且自行建立一个相应的档案文件夹，图像文件的名字必须与档案目录信息库中的该份图像文件的档案编号相同。

4.目录建库

对于数据库架构的设计必须是做到全面细致，具有良好的可操作性和扩展性，并且必须具备对数据库的查阅、检索、复制等功能。如根据各种科技成果的简介、重大事记、组织沿革、资料汇编、会议简介、年鉴等相关专题特点，来分析和确定自己所属数据库的资料结构。以我国高新技术成果数据库为例，著录中的字段内容应该包括：成果名称、成果种类、获奖年份、成果评价等级、主要完成者、内容简介或文章摘要、主题词、档案号、索取码等相关信息。

二、开展档案数字化管理的前提

在开展档案数字化管理的过程中，要保证以下几个基本前提：

（一）加强单位档案管理规范与平台建设

档案管理工作的开展不能脱离实际，要根据单位实际情况有条不紊地开展，通过实际经验和多次反复调研，建立一种符合单位实际情况的科学的档案管理规范。此外，还需要建立一个统一的管理平台，将档案分为不同类别进行有区分地管理，并对档案实施有效的保护措施。

（二）提升档案管理人員的专业素养与数字化技能

档案管理人员要根据单位的实际情况，协助单位建立符合单位档案管理需求的档案管理系统，在掌握基本的专业系统管理技术的基础上，提高个人的数字化系统使用技能，提高档案管理效果，需要以固定的计划实现对工作人员的技术培训，同时还需要提高对职业道德的培训，并适当进行考核。

（三）争取上级领导的支持与外部资源的支撑

领导的重视和支持是档案数字化项目成败的关键。领导越重视、越支持，就意味着与之配套的保障资源（尤其是资金）越充裕，与其他组织或部门的沟通也就越顺畅。档案部门负责人首先应当有明确的目标和清晰的思路，然后再以书面形式向领导解释清楚四个问题：

第一，档案数字化项目的定位，解决“做什么”的问题;

第二，开展档案数字化项目的必要性是什么，解决“为什么”的问题;

第三，开展档案数字化项目的总体规划和工作安排，解决“如何做”的问题;

第四，开展档案数字化项目需要得到哪些配套的资源以及怎样的帮助。