王小颍

摘要：传统的档案管理方式并不符合事业单位现阶段的发展需求，需要相关人员能够形成正确的管理意识，分析目前档案管理存在的问题，并积极借助信息技术制定相应的管理对策，在提高信息技术应用效果的同时增强档案管理实效性。本文就信息技术与档案管理作出分析，提出几点建议，以供参考。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理

在经济快速发展过程中，事业单位档案数量也随之增多，若沿用以往的管理方式不仅会滞后档案管理进度，还会影响档案资料的真实性、完整性，以及降低档案利用效果。而借助信息技术，可通过计算机等软件，搭建管理系统，利用各类功能对档案进行高效管理，可于一定程度上增强档案管理的实效性，弥补传统管理方式的不足，并实现档案管理的信息化和自动化。所以现阶段事业单位需加大对信息技术的重视力度，结合档案管理实际情况以及单位发展需求，综合制定合理的技术应用策略。

一、事业单位档案管理存在问题

（一）缺少档案管理创新意识

多数事业单位档案管理人员并没有树立正确的管理观念，且缺乏管理创新意识^[1]。同时对信息及时的认知不足，甚至部分管理人员认为信息技术的使用存在较强的风险性，将其应用于档案管理中，反而会降低档案资料的安全性。当管理人员对信息技术不予重视，自然无法提高信息技术在档案管理中的落实力度。

（二）信息技术应用效果不足

信息技术及智能设备呈现多样化，事业单位需要根据档案管理要求及实际情况，选择合适的信息技术和智能设备，但目前管理人员在应用信息技术过程中并没有对技术的特点、应用要点加以分析和掌握，导致信息技术的应用过于表面化，无法发挥其更多的功能作用。另外，信息技术需要由档案管理工作人员操作，但很多工作人员的信息技术操作能力较低，使得档案管理信息化水平得不到提升^[2]。

（三）档案管理方式不合理

信息技术自身存在一定的风险性，且网络的虚拟性等特点，使得档案信息化管理过程中存在安全隐患问题。若沿用传统的管理方式和管理制度，不仅不适用于信息技术下的档案管理工作，还会增强档案管理的风险性。

二、事业单位档案管理中应用信息技术的有效对策

（一）加强档案管理意识，落实档案管理制度

一方面管理人员需要意识到信息技术应用于档案管理中的实效性，明确认知到现有的档案管理方式已无法满足事业单位发展需求。传统的纸质档案管理方式，不仅会滞后管理进度，还不易保存大量的档案资料，极易导致纸质档案缺失、破损，管理人员应更新观念，正确看待信息技术，了解其特点及优势，改进管理方式，能够将纸质档案转化为电子档案。另一方面信息技术的应用，需要有完善合理的管理制度为其提供有力支撑。根据档案管理工作内容、工作需求、档案管理要求、信息技术特点等条件对已有的管理制度进行优化，进一步规范档案管理工作流程，对信息技术的使用方法及注意事项进行明确规定。提高执行力，在档案管理工作开展各个阶段有效落实管理制度，对工作人员的工作行为、档案管理内容及信息技术操作情况予以管理监督。一旦出现违规行为等问题需按规章制度采取相应的措施，要求人员立即整改。

（二）组织人员培训，提高档案管理专业能力

档案管理工作人员的能力水平不仅会影响档案管理工作开展的实效性，还会影响信息技术的应用效果，所以目前档案管理工作进行阶段，需要加强对工作人员的培训力度。首先了解档案管理工作内容，结合档案管理工作人员的实际情况，制定相应的培训计划，在培训过程中主要帮助工作人员能够掌握档案管理专业知识、管理方法，以及相关新知识和新技能，达到提升工作人员管理能力的效果。其次为更好地将信息技术与档案管理有机结合，还需要针对信息技术的使用操作方法展开专项培训，包括了解信息技术的特点、学会信息技术的基础操作方法、能够利用信息技术开发档案资源、有效保护互联网中电子档案的安全等相关内容。只有档案管理工作人员具备较高的专业能力和信息技术操作水平，才能为信息技术的有效应用提供有利条件^[3]。

（三）增强档案管理安全性，推动档案管理顺利开展

信息技术的使用需要借助计算机、互联网，而网络本身存在较强的虚拟性和风险性，档案管理在应用信息技术的过程中若不重视安全管控，极易因系统漏洞、病毒侵入等情况导致档案资料丢失。所以事业单位档案管理期间，还需要针对信息技术的使用做好相应的安全防护措施，如设置防火墙，安装安全合适的杀毒软件，工作人员应定期进行系统杀毒，及时修补系统出现的漏洞，以保护电子档案资料的安全。或者对于一些较为重要私密的档案，可设置权限，利用人脸扫描、身份证识别、安全密钥等方式对档案进行加密保护。同时电子档案管理过程中，需要及时对档案资料进行备份，以防止在病毒侵入等情况下档案资料永久丢失。另外，还需要安排专业技术人员定期对所使用的信息技术、设备等进行检查维护，这样才能更好地促进档案信息化管理工作的顺利开展。

（四）引进新技术及设备，提升管理信息化水平

首先事业单位应对内部资金配置进行重新优化，将更多的资金投入到档案管理信息化建设中，为信息技术的有效应用提供基础支持。其次根据单位档案管理需求，选择购买合适型号的服务器，构建与档案管理工作相符的数据库，以借助信息技术对档案资料进行收集、处理等操作。若事业单位的资源不足，为了更好地保管档案资料，可租赁有资质且正规合适的云商，由其提供云服务器用于存储档案资料。新时代发展中，事业单位档案资料量大幅度增多，使得档案数据采集、分析、利用等工作变得更为复杂困难。这种情况下事业单位可借助HIS技术、GLS技术等先进手段，借助模块化方式有效处理数据冗余问题，以更好地提升档案资料的采集、处理及利用效率。另外，事业单位管理人员也应借助先进手段搭建档案管理系统，便于实时查看和管理档案工作人员的工作过程，同时为推动档案管理工作的高效进行，还可建立内部資源共享网站，档案管理工作人员可借助网站，利用网络为各部门提供服务，提高工作交互能力。

结语

信息技术类型多样，将其有效应用于档案管理中，对优化档案管理流程、提升管理效率、保护档案资料等方面均有积极意义。所以事业单位管理人员应正确认知信息技术，了解其优势和特点，运用合理手段将其与档案管理工作有机融合。

参考文献

[1]魏东奎.信息技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].企业文化（下旬刊），2019，（11）：170.

[2]张玲.计算机信息技术在事业单位档案资源管理中的应用分析[J].卷宗，2020，10（24）：101.

[3]高焕峰.试论信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].神州，2020，（1）：289.