布尔莲·对山拜

摘  要：随着经济的高速发展，信息技术在一定程度上得到迅速提升，广泛应用在各行各业中，而传统的行政方案管理手段和管理模式已经远远无法满足现代化的档案管理需求，此种情况下，就需要将現代化信息技术应用在行政档案管理中，以此来实现资源的优化配置，确保行政档案管理效率和管理质量显著提升。因此，在信息时代，企业需要重视行政档案管理信息化建设，利用现代化的信息技术手段来强化行政档案管理，通过制定科学合理的行政档案管理制度、加强档案室硬件设施的信息化建设等策略提高行政档案管理水平，提高行政档案利用率，最大限度发挥出行政档案的应用价值，为各级行政机关提供高效服务。

关键词：信息时代;行政档案;管理策略

引言

行政档案可以将各级国家行政机关在行政领导和管理工作中的历史面貌或记录真实反映出来，能够为机关工作效率和工作质量的提高奠定坚实的基础，由此可见，行政档案管理就显得尤为重要。在信息化时代，行政档案数量不断增多，如果仍旧采用传统的档案管理手段和方式，不仅影响了档案管理效率和质量，也无法为相关工作开展提供有效服务，要想突破行政档案管理困境，就需要推广应用信息技术，以信息技术的优势来弥补传统管理方式的弊端和不足，保证档案管理质量和管理效率，全面提升行政档案管理的安全性、有效性。

1.行政档案管理应用信息技术的重要性

1.1实现信息共享，提高行政档案管理质量

在以往的行政档案管理中，档案信息载体主要以纸质档案和音像档案为主，如各种纸质文件、照片、影片、唱片、录音带等，这些文件资料比较脆弱，很容易受到外界环境的影响，潮湿、污渍、虫害等因素都会对档案资料产生一定程度上的损坏，而且保存难度大，稍有不慎就会出现资料丢失、遗漏等情况。同时，随着时间的增加，文书资料、档案原件的数量越来越多，长时间堆积的在一起大大增加了整理难度，在检索查询资料时需要耗费很多时间。就整体情况来看，传统纸质的行政档案利用率较差，很难实现信息共享，信息指导价值很难充分发挥出来，行政档案管理质量差强人意。将现代化信息技术应用在行政档案管理中，能够将纸质资料以电子形式或者数码形式存储在数据库中，依赖于计算机等数字设备进行阅读、检索等处理，并且可以在通信网络上传送，这样能够提高档案存储率，实现行政档案信息资源共享目标，最大限度体现出档案信息的应用价值。即便数据存储量越来越大，在数据挖掘技术的应用下也能快速检索出所需方案，而且还能将档案资料中的有价值信息深度挖掘出来，为企业行政管理和经营决策制定提供可靠支撑，整体的行政档案管理质量也得到了显著提升。

1.2减轻档案管理人员的工作负担，显著提升工作效率

在以往的行政档案管理中，管理方式主要依赖于人工，档案管理人员需要收集、整理、归档各种档案资料，每个步骤都需要花费大量的时间和人力，加重了档案管理人员的工作负担，再加上各项工作内容比较枯燥，久而久之，档案管理人员就容易产生倦怠心理，缺乏工作积极性，严重影响了档案管理工作效率的提升。将信息化技术应用在行政档案管理中，各部门人员可以直接将行政档案资料存储到档案数据库中，在计算机软件的帮助下，档案管理人员可以快速完成整理、分类、归纳等工作，不仅降低了工作难度，大大减轻了档案管理工作的工作负担，而且能够减少人力资源投入，为企业节省一定的人工成本。最重要的是，使用信息技术能够有效降低人工失误率，确保行政档案信息归档的准确性，在提高档案管理工作效率的基础上提升了工作质量。

2.信息时代强化行政档案管理的有效策略

2.1 制定科学合理的行政档案管理制度

针对行政档案管理，国家出台了一系列的相关规定，包含《档案资料管理保密规定》、《电子档案管理制度》、《档案法》等，企业需要认真解读相关文件指示，根据国家有关档案工作的政策和规定制定企业内部科学合理的行政档案管理制度，明确划分各部门、各人员的工作内容、工作标准以及工作职责，建立详细的档案管理章程，行政档案资料收集、整理、归档、存储、借阅、查看等各环节都需要制定相关的管理条例，确保行政档案管理各个环节朝着标准化、规范化方向发展。企业可以落实行政档案管理责任制，确定好各环节的管理人员和负责人，确保各人员各司其职、各尽其责，当行政档案管理出现任何问题时都能够第一时间找到相关负责人，快速解决问题，避免出现责任推诿现象。而且还需要建立与责任制相适应的内部监督机制，保障行政档案管理制度的有效落实，为行政档案管理工作的高质量开展保驾护航。

2.2加强档案室硬件设施的信息化建设

将信息技术应用在行政档案管理中能够规范化、高效化管理企业的文书档案资料，确保档案内容朝着数字化、电子化方向发展，最终实现档案信息资源的共享，满足企业对档案信息的需求。因此，在进行行政档案管理时，企业需要完善信息化技术设施配置，加强档案室硬件设施信息化建设，提供一定的人力、物力、财力支持，将各种先进、高科技的技术和设施设备如计算机、打印机、扫描仪等引进到档案管理中，在此基础上建立档案数据共享平台，使得行政方案管理水平和服务水平显著提升。在数字化档案数据共享平台中，信息使用者可以根据自身的需求在较短时间内快速检索出所需档案文件，大大提升了工作效率。需要注意的是，在信息化档案数据平台管理中，企业还需要注重档案信息的安全性和永久性，建立访问权限，有效结合固定性登录密码管理模式与随机式登录密码管理模式，避免外来入侵者拷贝、篡改档案信息而加大了档案信息管理风险，还可以做好软件安全干预工作，将配置性能良好、运行稳定的安全防护软件应用其中，包含防火墙、杀毒软件等，以此来提高计算机运行的安全性，避免运行安全隐患带来的档案信息泄露、丢失问题。

结语

综上所述，在信息化时代，将信息技术应用在行政档案管理中具有重要作用，能够实现信息共享，提高行政档案利用率，确保行政档案管理质量，还能够减轻档案管理人员的工作负担，降低失误率，显著提升档案管理工作效率，最大化发挥出行政档案的使用价值。因此，企业需要加强行政档案信息化管理，不仅要完善信息化技术设施配置，还需要建立健全档案现代化管理制度，确保行政档案管理工作的规范性和科学性，促进档案管理事业的进一步发展。

参考文献

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