数字化视角下高校图书馆档案管理的优化路径

2021-04-14汪露珠

卷宗 2021年2期

汪露珠

（辽宁建筑职业学院图书馆，辽宁辽阳 111000）

时代的进步，科技的发展使得我国各行业发展迅速，为我国经济建设的不断进步贡献力量。高校图书档案是高校实力的综合体现，是开展丰富多彩的校园文化生活、扎实严谨的教学科研的基础和记录，数字化视角下高校图书馆档案管理对引领学生发展、陪伴学生成长有着尤为重要的意义。

1 高校图书馆档案管理的重要性

1.1 作为业绩评估和考核依据，不断提升图书馆管理水平

图书馆档案管理做得好，归档完整、立卷及时、标引清晰、排列有序，真实有效保管各项工作开展留存的所有原始资料。这样就能轻松应对年度结束时学校目标管理考核工作等其他业务考评任务，而且是真真切切的工作实绩。保存完整的档案材料就是最好的支撑材料，不至于再重新加班加点突击整理，短暂时间内整理以往工作开展情况的所有资料，也势必会造成疏漏情况发生，从而影响到绩效考核，不能真实体现工作业绩。

1.2 为教学和科研提供相关参考依据

图书馆业务档案管理工作不断充实完善，通过查询文献资源和学生读者借阅档案资料情况能够真实有效地帮助教师开展教学。通过文献资源、科技查新、学科服务档案等在一定程度上能为高校科研工作开展提供实质性帮助和参考。

1.3 促进同行交流和推动图书馆事业发展

档案管理工作做得好，可以促进图书馆界同行之间相互学习和借鉴，为馆际之间相互业务提升及合作创造条件，为高校图书馆事业发展提供强大推动力。

2 数字化视角下高校图书馆档案管理的优化路径

2.1 数字档案资源技术融合

一是存储技术融合。随着信息存储技术的发展，档案资源的载体发生着历史演变，由纸质、胶片等传统载体转换为磁存储载体、光存储载体和电存储载体等现代数字信息存储载体，推动着数字档案资源的建设与发展。“档案载体历经几千年演变，不断革新与变迁，呈现出存储容量不断递增，保管寿命不断递减的趋势，同时档案载体又与社会政治经济发展保持着一致性，具有与科学技术变革保持着同步性的规律，而人工对档案载体可直接识读性却逐渐减弱，对技术的依赖性越来越强。”二是服务技术融合。技术应用是实现数字档案资源技术融合发展的重要载体，通过拓展技术应用空间，提升数字档案资源服务效能，一方面通过推进数字档案资源信息服务的技术应用，强化数字档案资源的标准化建设与科学化开发，实现数字档案资源的集成管理与语义开发，“提升数字档案信息资源全生命周期管理能力，实现数字档案信息资源收集、整理、存储、利用等之间的深度融合，切实推进档案存储数字化和利用网络化”，为数字档案资源价值实现与作用发挥提供最优资源保障；另一方面要充分利用现代信息技术优势，对标社会数字档案资源利用需求，主动创新数字档案资源服务方式与服务手段，提升数字档案资源服务的技术含量与技术能级，优化用户数字档案资源服务体验，推进数字档案资源个性化、精准化、智能化服务。

2.2 争取资金、技术支持，推进图书档案数字化

图书档案数字化工作中，要开展设备、网络的定期维护，解决技术难题，这就将资金支持、人才引进提上了日程。高校要将数字化工作列入整体规划，借助高校网络中心的技术支持，加大资金投入力度，设置独立场馆，配备密集架、目录柜，安装空调、除湿加湿一体机、温湿度仪、吸尘器等，馆内分设数字化办公室，配备服务器、计算机、扫描仪、复印机、打印机、单反相机、摄像机和档案管理软件，按照国家标准进行数字化工作，将馆藏资源扫描入库，再通过专门的管理软件进行数据处理。图书档案部门要与教学、管理等部门协商，明确各个环节责任人，防止工作混乱；移交时检查质量是否合乎规定，拆装过程注意完整性；加工场所注意防潮防水，在工作环节严格把关，保证数字产品的质量。数字化加工可以由本馆数字化技术人员进行，也可由外包人员进行。要引进档案专业、计算机应用专业、新媒体应用专业等方面的人才，鼓励开展科研创新，促进新知识、新技术的流动、讨论，支持档案管理人员外出学习、培训。

2.3 加强档案管理安全防范机制措施

高校图书馆档案管理载体从传统纸质管理到电子化管理再到数字网络化转变，需有效规避信息安全风险问题，在当前大数据时代背景下安全防范措施不容忽视。档案管理安全防范机制建立可从两个方面着手：一是建立检索查询等级机制保证服务器安全措施，如在档案管理系统平台中，利用云存储技术把具有保密性强的档案用单独服务器存放于档案室，其他业务性档案则可托管在图书馆中心机房。二是为确保档案数据真实性，制定档案保密时效机制措施，有些保密性强的档案如党政文件、人事类文件等其他行政类具有保密性质的文档，在进行数字化处理时设置为自动按日志归档，停止使用修改和删除功能，避免人为因素造成毁损，确保做到档案数字化建设过程中不被人为篡改、泄露、毁损。

2.4 提高高校图书馆数字化档案管理力度

高校图书馆开展数字化档案建设工作是时代发展的必然趋势，不仅可以提高相关图书档案的使用频率，也可以方便师生以更为快捷的方式进行查询，对保障高校师生的档案使用需求具有重要意义。高校图书馆管理人员在开展数字化档案建设的过程中必须明确数字化档案建设的意义，结合档案数据信息的管理需求和不同方式下的档案管理效果进行综合处理，选择最为优质的档案管理方式开展档案管理工作。高校相关部门也应当加强对高校图书馆建设工作的支持，在高校官网页面提供高校图书馆档案管理专栏等索引，将保密级别相对较低，可以公开的材料直接公布到官网上，既可以方便师生查询，也可以为外界人员了解学校提供必要的数据支持，对提高高校图书馆形象和高校形象具有重要意义。该方式也可以增加高校师生和相关人员对高校图书馆档案数据库的关注，明确高校图书馆档案索引步骤，对推动高校图书馆档案管理工作推广发展具有重要意义。高校管理人员也应当注意，高校图书馆信息建设工作并不是一蹴而就的，特别是在数据化、信息化建设过程中，可能会受到网络层面的攻击和破坏，导致高校图书馆档案管理工作陷入停滞。在该过程中，高校图书馆工作人员必须加强与技术人员等的联系，建立高校图书馆档案数据库安全保障系统。在该系统的保障下，在发现有人恶意损坏图书馆档案数据信息等情况时，系统可以及时报警通知高校图书馆管理人员，工作人员可以在最短时间内恢复相关内容，同时找到恶意损坏图书馆档案资源的人并对其进行处理，可有效保障高校图书馆数字化档案资源不受损，高校图书馆档案信息的可靠性也随之提高，可以为师生提供更好的服务。