关于档案信息化建设与档案管理的思考

2021-04-14王子硕

卷宗 2021年2期

王子硕

（枣庄市粮食和物资储备中心，山东枣庄 277800）

1 新时代档案信息化建设的重要性

目前虽然很多单位采用了档案信息化，但是仍然采用传统的档案管理模式和方法。由于档案管理人员的技术不够成熟，使信息化档案管理在应用过程中出现很多问题，特别是在档案信息的保存方面存在安全隐患，必须深入研究和解决。

传统的档案管理一般采用的是纸质版档案，在进行档案的调取、查询及保存时花费很多时间，而且纸质版档案在保存时经常会出现档案的遗漏等问题。在档案业务较多、较繁琐的情况下，纸质版档案很大程度上增加了档案管理工作的难度。信息化档案管理很好地避免了这些问题。首先，增强了档案管理的安全性。信息化档案采用网络连接、数字化存取的方式等，在档案的调取和查询时只需简单检索即可，保存档案信息时也非常方便、不易出现丢失，提升了档案管理的安全性和效率。同时，信息化建设改变了档案管理方法，可以利用信息化技术采取多种档案管理方法，针对不同内容的档案管理采取针对性的档案管理办法，提高档案管理的管理水平，使档案管理能够紧跟时代、与时俱进。

2 企业档案管理信息化建设存在的主要问题

2.1 规章制度和管理机制不规范，档案信息安全受到威胁

一方面，档案管理信息化建设是在信息化背景下传统档案管理的变革，相应地需要对新形势下档案管理的规章制度进行相应变革。这就需要在已有工作经验之上进行新的探索，但由于档案管理信息化建设缺乏完善的法律法规进行规范，档案管理制度的适用性需要进一步提升;另一方面，信息化建设过程中，对档案内容信息化和档案信息利用的管理机制不够完善，不仅造成档案内容查阅体验的降价，还容易造成保密资料的外泄与丢失，使档案信息面临超越安全管理规定的不规范调阅和复制。此外，黑客技术也在不断发展，对档案信息的安全造成严重威胁。

2.2 档案管理工作联系较少，工作参与度较低

档案管理工作的目的便是为企业工作提供更多便利，对各种信息进行整合利用，从而为企业经营管理提供切实可靠地依据。就传统档案管理工作而言，档案管理独立于各项工作之外，并没有发挥出其应有的作用。同时，这一模式也影响到现代企业档案管理信息化制度的建立，使得档案信息无法被高效处理，既耽误了时间，也浪费了大量的物力与人力。这不利于档案部门了解和掌握企业档案信息的规律，不利于档案管理工作的深入开展。

3 档案信息化建设与档案管理完善策略

3.1 进一步增强信息化意识

档案信息化其实就是观念信息化。档案信息化建设最主要的力量就是档案管理人员的工作意识和积极性，管理人员的工作主动性和信息化建设水平具有紧密联系。因此，管理人员应建立正确的档案信息化意识，充分认识档案信息化建设的重要意义，提高自身工作责任感和使命感，充分重视档案信息化建设工作，努力做好有关工作。所以，在推进档案信息化时，档案信息化意识的能动作用发挥着作用和价值，也是目前档案信息化建设的重要动力。

3.2 提高信息化服务水平

随着档案信息化水平的不断提高，档案管理工作也要遵循良好的服务理念，确保信息化管理控制机制能满足实际需要，实现信息化发展目标，特别是建立更加完善的服务体系，充分发挥数字档案的作用和价值，促进档案信息化建设工作的进一步发展。

在网络信息技术不断发展的新时代背景下，我们应高度重视并大力推进档案信息化，及时发现档案信息化建设中存在的问题和不足，牢固树立档案信息化管理理念，转变传统的档案管理模式，加强档案信息化管理基础设施设备建设，理顺档案信息化管理体制机制，大力推进档案数据库系统建设、档案数字化、档案远程利用和档案信息资源共享，提高档案信息化管理的能力和水平。

3.3 加强配套设施建设，建立档案信息化的规范管理机制

提高档案管理配套设施，升级办公设备，学习与档案管理信息化有关的操作技巧，是企业与时俱进以及企业建立完备的档案管理信息化体系的重要因素。同时，企业应针对相关设施建设给予大力支持，尤其是资金方面的支持，使得工作人员在设施方面无后顾之忧，也能更好地专注于提升自身的专业水平，充分挖掘档案的有用信息，实现利用效率最大化。此外，在档案信息化体系的建设中，要注意权责分明，避免因责任划分不清晰造成的资源浪费，同时也确保档案信息的安全，特别建立与之相匹配的安全管理职责。

3.4 建设档案信息管理系统

企业应当促进纸质版档案数字化改造，采用统计学方法进行分类整理。企业开发满足自身发展的档案信息管理系统，采用先进技术手段，使信息管理系统可以融入企业业务系统中，有效管理和控制档案收集工作，以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用云计算技术，分类处理档案数据。在档案管理过程中，采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线，对档案数据进行纵向对比，联合其他部门进行比对，整理和归纳数据信息，全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时，应当注意以下几点:第一，在录入档案信息时，应当确保信息的详尽性和完整性。第二，派遣专业的档案管理人员实时更新数据，检修和维护档案信息管理系统，全面确保数据信息的真实性。第三，应用大数据技术，快速删除和整理数据信息，以此确保信息数据的实效性。