刘 杰

（长江水利委员会长江档案馆，湖北 武汉 430010）

由于计算机和信息技术的快速发展，信息技术在各行各业中得到广泛应用，与此同时，各类电子文件也大量涌现并被广泛应用于各行各业，如何对电子文件进行科学、合理、规范的归档保存与管理，是个比较复杂而又现实的问题。同时，随着文件数量的日益增多，如果不能有效地实施电子档案归档管理，就会对档案质量以及管理效率造成很大的影响。因此，必须采取有效的措施做好电子文件归档和电子档案管理工作刻不容缓。

1 电子文件概述

1）电子文件的概念。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。还有一种说法是在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。2）电子文件的特点。通常情况下，电子文件的特点表现为以下几点：①对硬件软件的相对依赖性；②非直读性；③信息与载体的相对分离性；④结构复杂性；⑤信息共享的便利性和安全维护的复杂性。3）电子文件的种类。电子文件主要包括以下几种类型：①文本文件；②图像文件；③图形文件；④影像文件；⑤声音文件；⑥超媒体链结文件；⑦程序文件；⑧数据文件。

2 做好电子文件归档工作的几点建议

做好电子文件归档工作应从各单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、审查、存储工作逐步进行完善。以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。

1）建立严密的电子文件归档制度。电子文件的形成涉及的环节之多，不管哪一个环节出现失误都会影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。所以，电子文件收集归档，必须建立规章制度管理。建立电子文件归档管理制度，确认各方面的责任。2）做好电子文件的采集、积累工作。采集工作是做好归档管理工作的基础，注重对电子文件的采集，防止存有信息内容的载体发现丢失、损坏的现象。采集要实行“两套制”纸质一套，电子版一套。特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前很多单位各种公文的传递、批办、催办、均在网上操作。因此，电子文件的采集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。3）做好电子文件的审定工作。电子文件的易丢性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的审定工作。所以，电子文件的审定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与。审定的内容包括电子文件的真伪、值、开放度等。

3 企业电子档案管理存在的问题

档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的巨大变化，同时也存在着很多需要解决的问题。

1）对电子档案管理的重视力度不够，对企业电子档案管理没有足够的认识，对电子档案管理存在不少误解。2）电子档案审查工作难以正常开展。档案审查一直是企业档案管理的难点。电子档案审查专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使审查工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。3）电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力，过于依赖电子文档管理系统。容易造成移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。4）电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。

4 强化企业电子档案管理的主要对策

为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。

1）提高对企业电子档案管理的重视程度。提高档案管理人员，包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识，使企业自上到下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。因此，我们要想将企业电子档案管理做好，就必须让企业领导及有关人员，让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性，进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度，才能使电子档案管理快速、健康地发展。2）实行统一管理全方位管理新体制，形成企业电子档案管理的合力。企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全方位管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要负责起各自的工作职位，各司其职步调一致，协调管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、审查和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。3）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效。从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的审定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。4）认真做好电子文件审查工作，全面提高电子档案质量。在借鉴传统纸质档案审查经验的同时，也要结合电子文件的特点，做好电子档案审查工作。审查时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系与企业今后是否需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视和加强审查专业队伍建设，抓好归档审查和期满审查两个环节，制定和完善电子档案审查规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案审查工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。5）重视企业电子档案安全管理工作。加强企业电子档案管理建立安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。首先要着重抓好企业内部和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不涉密。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份。专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。

5 结语

总之，随着社会经济的不断发展，电子文件归档和电子文件管理工作将成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，对应的方法也得到了很大的改善，标准化程度逐渐提高，未来可以为我们更好地提供服务。